管理書都說要善用零碎時間工作…專家:大錯特錯、效率更差!零碎時間只適合做「這件事」

2017-11-21 10:11

? 人氣

在時間管理術的書籍裡,經常會寫到「要有效運用零碎時間」。「利用零碎時間回覆電子郵件」、「利用零碎時間製作資料」、「利用零碎時間打電話」。因為有智慧型手機與網路,的確很容易可以善加運用零碎時間。

話雖如此,如果過度依賴零碎時間,就會形成「我能有效運用時間」的錯覺。然而能在零碎時間完成的事情,其實並不多。

別指望自己能利用「零碎時間」

在零碎時間做的事情,通常都不夠完整,所以請不要過度依賴零碎時間。與其一開始就計畫在零碎時間做這件事,不如好好撥出一段時間,確實把這項工作排進行程中。

比如,每天排一、兩個小時能夠集中精神工作的時間。如此一來,比起安插在零碎時間裡,這段時間更能處理許多重要的事情,並且提高品質。更何況,出現零碎時間也稱不上有效率,所以請盡量把工作時間集中,不要產生空隙。

話雖如此,還是有像是通勤或等人的時間,每天都還是會出現這種細微的零碎時間。為了有效利用這些時間,我規定自己「在零碎時間閱讀」。事先決定好「如果手邊沒有書,就用iPhone的Kindle閱讀器讀書」,我每天都會覺得「零碎時間最適合閱讀了」。

閱讀書籍可以按照自己的意思開始或結束,很容易調整時間,就算看到一半,也不會對誰造成困擾。我為了蒐集資訊,在2014年閱讀了503本、2015年閱讀了654本書,但在安排工作內容時,我並沒有特別把閱讀排在行程裡,因為我已經決定要利用零碎時間閱讀了。

總之,非做不可的事情如果必須等到「零碎時間」再去做,這件事就會一直往後延。與其想辦法在兩分鐘的零碎時間做點什麼,不如在一個小時內完成三十件小事,這樣還比較有效率。

最重要的是,不要臨時決定「這件事情可以在零碎時間做」,而是事前規畫「要在零碎時間做這件事」。如此一來,就可以毫不浪費地使用零碎時間了。只有嚴格遵守自己訂下的規則,才能累積時間。不要過度期待「零碎時間」,請在事前決定好「零碎時間」要做什麼事。

作者簡介| 井之上陽一

時間諮詢股份有限公司董事長。稅理師。1972年生於日本大阪府,在宮崎縣長大。曾任職於將「加班」與「假日上班」視為理所當然的日本總務省統計局、稅理師事務所與創投企業。工作期間學會「比起薪水,更重視時間」及「準時下班」等時間管理術。在成為毫無休假可言的自由工作者後,更上一層樓運用「限制、轉移、加速」的時間管理術,讓工作和生活獲得平衡。成功縮短工時,而且年收入增加到上班族時代的兩倍。

本文經授權選摘自寶鼎《每天準時下班也能不斷加薪的時間管理術:稅務精算專家教你活用電腦與手機,平衡工作與生活的43個練習》

責任編輯/陳憶慈

關鍵字:
風傳媒歡迎各界分享發聲,來稿請寄至 opinion@storm.mg

本週最多人贊助文章

你可能也想看