滑臉書、收信…很多時候你只是裝忙!績效教練最強3招,用這些空檔完成大任務

2017-02-13 10:35

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常常忙得焦頭爛耳,要完成的事情都沒完成,可是卻找不到多餘的時間來做嗎?除了有效率地使用時間,如何從平常生活中創造出更多的時間也是門大學問!

「管理」與「最大化」看似差異很小,其實對表現影響很大。

傳統的時間管理理論教人如何善用既有時間,時間最大化訣竅教你如何創造更多時間。

我們所有人面臨最大的限制是時間。一天的時間就是這麼多,你能專注處理的事情就是這麼多。

市面上成千上萬本書著重於時間管理的概念,教你如何規劃時間,把各個事項排為可行的計畫,藉此提高「生產力」。這些書立意良善,但多數成功人士早已懂得如何管理時間,光靠精進時間管理無法幫助你擠身頂尖之列。

就算你有很多事情要做,也統統做完了,但不代表你都有把事情做對,也不代表你有照自己的意思善用時間。

時間最大化很不一樣,不只要求效率與生產力,還涉及區分優先順序。你把時間最大化時是在創造更多時間來做重要事項。

現在做一個簡單的類比。想像你走進家中的地下室,看到一扇窗戶旁邊在漏水。你可以用好幾個水桶接水,買除溼機以免地毯毀掉,然後接很多條水管來防止漏水。或者你可以思考水是怎麼漏進來,補好那個裂縫。這兩招都重要,但其中一招更重要。預先選出重要事項,排定輕重緩急,妥善分配時間。如果你能踏出這簡單的一步,預先做好準備,就已經朝時間最大化成功邁出一大步了。

把計畫付諸實行則是下一步,這時可以靠三個要領把時間最大化:

1. 善用空檔時間

2. 排定關鍵重點

3. 縮短所用時間

善用空檔時間

現在我們要問一個簡單的問題:你會善用多短的時間?基本上,你愈是成功,需要善用的單位時間愈短。

時間管理像是拼圖,你要一塊一塊拼起來。這沒有錯,卻不合乎真實狀況。真實狀況是你整天面臨一大堆會議、電話、電子郵件和種種工作,而且事情多半不是依序一件件來,你也許比預計早十分鐘接到電話,也許有會面遭取消,也許其他事務花的時間跟預期不符。

當這類「真實狀況」發生,出現額外的空檔,你會怎麼做?多數人會高呼一聲,跟同事閒聊幾分鐘,上一上網,打一打電話。這樣忙裡偷閒還不賴,長遠來看,有助提升生產力。

不過你現在有多成功,或者未來想要多成功,那麼要善用的單位時間就有所不同。

七大浪費時間的玩意兒:

1. 個人信箱

2. 臉書

3. ESPN體育網站

4. 追劇

5. 線上新聞臺

6. 購物網站

7. 谷歌(Google)搜尋引擎

這是在公司殺時間的「常見」方法,但如果你想成為公司裡的佼佼者,就得做些「不常見」的事情,把零碎時間花得更有意義。

你得決定你要善用多短的單位時間,只要碰到這種小空檔就好好把握,拿來處理待做清單上的事項。

你愈是成功,善用的單位時間訂得愈短。如果你底下有很多部屬,要做很多決策,你的單位時間也許是1 分鐘。你也可以訂得長一點,但如果訂超過15 分鐘就不具多大好處。

如果你從來不曾嚴守一套時間計畫來走(或者老是無法貫徹),你絕對覺得這個做法很嚴苛。我們可以理解這種反應,也不會跟你說要做到根本是輕而易舉,可是一旦你試著利用三不五時出現的短暫空檔,很快就會大有成果。你設定「空檔時間」長短時要設得聰明。如果你沒用過這套做法,設定為5 分鐘以下會適得其反,不如先設為15 分鐘,先取得些小成功。如果你連續三個月有九成時間確實善用每個15分鐘的空檔,你可以調低為12分鐘左右。

你公司裡絕對有同事老是工作到很晚,別人都回家很久了你卻還留在公司裡,甚至你就是那個最晚走的人。我們不是在貶低認真工作的價值,但如果你能善用零碎時間,將花更少時間做完更多工作,提高不少效率,提早完成任務,有辦法花更多時間陪伴重要對象,贏得生命中比工作更重要的事情。你該看重的不是要花多少時間做事,而是做得更有成效。

排定關鍵重點

當你開始靠善用空檔來提升幹勁,你大概會思考該拿這些時間處理什麼事項。明白地說,我們希望你別等空檔出現才思考該做什麼,而是儘早做好規劃。      

善用空檔很簡單。當你有些額外時間,問自己能趁這段時間做哪件最重要的事項。這類事項不在「要事清單」上,而是其他可以做的重要事項。

多數人這時會查看待做清單,選最輕鬆容易的一件事來做。可惜這違反優先順序的原則。切記,重點不是做好每件事,而是做好最重要的事。當空檔時間出現,你不要挑最無關緊要的事來做,而是挑在這段時間能處理的最重要事項。

空檔時間的利用效率直接關乎你是如何做選擇及排定優先順序。如果你做得好,你像是擬好戰術的美式足球聯盟球隊,在重要賽事之前妥善做足一週的練習;如果你做得不好,你像是跟球員說週日有比賽,卻沒說出比賽對手、比賽地點或比賽時段,隊員只能手忙腳亂臨場發揮。

我們要求講座學員訂出具體的計畫,他們學習到把優先事項分成「大項目事項」與「小項目事項」。大項目事項是各分類本身,例如:開發新客戶、收發電子郵件、撰寫計畫書,還有跟客戶碰面。

我們認為有生產力的行為可以分成兩大類:一類是短程見效行為(立刻就有成果),一類是長程見效行為(日後能持續回收成果)。

多數商界人士把注意力放在短程見效行為,容易忽略長程見效行為。絕頂成功人士則明白每天不僅要留意短程見效行為,還要關注長程見效行為。

小項目事項是各分類底下的個別事項。舉例來說,在「開發新客戶」這個分類底下,有尋求介紹與跟相關友人會面等事項。重點是先從最重要事項著手。先請你最好的客戶介紹其他客戶,再請次好的客戶介紹,諸如此類。業務員的例子很顯而易見,但這也適用於各種工作。

縮短所用時間

除了排定關鍵重點以外,另一個要務是主動把處理各事項的時間加以縮短。

花更多時間處理重要事務不該是首要目標。成功高手明白如何花更少時間事半功倍。你該試著想出每天如何把事情做得更有效率,讓所花時間更符合整體設定好的優先順序。

有些方法可以用。首先,你有必要設定「比賽計時器」,預先決定要花多少時間處理某項事務,然後像面對籃球比賽或足球比賽的計時器那樣,一旦時間到了,比賽就結束了,接下來必須換計畫裡的下一個事項。

明白結束時間是拿出幹勁增進效率的第一步。由你擔任會議負責人時,比賽計時器這招格外有幫助。你總共得強調會議的進行時間兩次:一次是在敲定會議的時候、一次是在會議開始的時候。讓大家知道你會遵守時間,而且你很尊重他們的時間。

開會已經變成整個文化跟許多企業的一部分,實在很難完全避免。可惜多數會議只是大家光說不練。如果你是會議負責人,你有很大的權力把會議加以改進。

首先,你要問自己說:「我負責的這些會議全都有必要開嗎?」即使你只是刪減一個每週例行會議,也是一大進步。下一步是替每場例行會議設定比賽計時器,而且選定其中一場縮短15 分鐘。當陶比在美國基金公司任職的時候,他有個規則是所有一般會議或電話會議不得超過17 分鐘。他會提一或兩個重點,概略說明實行方式,然後就讓大家回去工作。會議該只有三個主要部分:開場、主題跟結尾。開場時要開門見山,問說從上次開會至今事情是否有什麼改變。接下來切入主題,列出(非常)簡短的待做事項(最理想的是只列出一件事,最多不超過三件)。

當比賽計時器剩下約5 分鐘就進入結尾階段,問大家說:「這次開會要記得什麼重點,會後要採取哪些行動?」然後散會。

如果沒什麼行動好做呢?那麼你大概根本不必開會,只要把交辦事項寄給大家就好。

至於電話會議的幾個小訣竅如下:

  • 明白「分心是必然」。
  • 在前20 秒靠簡短故事或切題實例抓住他們的注意力。
  • 說出一或兩個重點,保持簡明扼要。
  • 在開始之前先想好要如何作結。
  • 最長不超過17 分鐘,否則只怕大家會注意力渙散。

開會是最明顯的問題,但跟客戶會面及銷售電話也可能耗掉大量時間,原因出在想談成生意的顯著壓力。

目標是花最少的時間跟新客戶談成生意,也讓老客戶滿意。

與其跟對方天南地北閒聊,努力想建立「關係」,不如採用大學籃球教練會對球員用的「二一一訣竅」。如果是對客戶的話,一開始要先稱讚對方做得好的兩件事,接著要(在你的專業範圍內)說明對方能改善的一件事,最後提出一個可採取的行動。每場會面的目標該是讓對方有勁去採取一個讓人生變得更好的行動。讚美客戶能讓關係變深,教導客戶能顯得可靠,從而讓客戶願意好好聆聽並依建議行動。這和設法跟對方當朋友截然不同。

我們不是在建議你採取公事公辦的態度,而且這套做法顯然不是所有類型的一對一會面都適用,但我們認為如今商界的「關係建立法」太偏向一個極端了。深化關係的最佳方法該是妥善因應客戶需求才對。

本文經授權轉載自三采《今天就把明天的事搞定:頂尖運動員與商業菁英都在用8大高效習慣力,幫你主宰時間與人生!

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