滑臉書、收信…很多時候你只是裝忙!績效教練最強3招,用這些空檔完成大任務

2017-02-13 10:35

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常常忙得焦頭爛耳,要完成的事情都沒完成,可是卻找不到多餘的時間來做嗎?除了有效率地使用時間,如何從平常生活中創造出更多的時間也是門大學問!

「管理」與「最大化」看似差異很小,其實對表現影響很大。

傳統的時間管理理論教人如何善用既有時間,時間最大化訣竅教你如何創造更多時間。

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我們所有人面臨最大的限制是時間。一天的時間就是這麼多,你能專注處理的事情就是這麼多。

市面上成千上萬本書著重於時間管理的概念,教你如何規劃時間,把各個事項排為可行的計畫,藉此提高「生產力」。這些書立意良善,但多數成功人士早已懂得如何管理時間,光靠精進時間管理無法幫助你擠身頂尖之列。

就算你有很多事情要做,也統統做完了,但不代表你都有把事情做對,也不代表你有照自己的意思善用時間。

時間最大化很不一樣,不只要求效率與生產力,還涉及區分優先順序。你把時間最大化時是在創造更多時間來做重要事項。

現在做一個簡單的類比。想像你走進家中的地下室,看到一扇窗戶旁邊在漏水。你可以用好幾個水桶接水,買除溼機以免地毯毀掉,然後接很多條水管來防止漏水。或者你可以思考水是怎麼漏進來,補好那個裂縫。這兩招都重要,但其中一招更重要。預先選出重要事項,排定輕重緩急,妥善分配時間。如果你能踏出這簡單的一步,預先做好準備,就已經朝時間最大化成功邁出一大步了。

把計畫付諸實行則是下一步,這時可以靠三個要領把時間最大化:

1. 善用空檔時間

2. 排定關鍵重點

3. 縮短所用時間

善用空檔時間

現在我們要問一個簡單的問題:你會善用多短的時間?基本上,你愈是成功,需要善用的單位時間愈短。

時間管理像是拼圖,你要一塊一塊拼起來。這沒有錯,卻不合乎真實狀況。真實狀況是你整天面臨一大堆會議、電話、電子郵件和種種工作,而且事情多半不是依序一件件來,你也許比預計早十分鐘接到電話,也許有會面遭取消,也許其他事務花的時間跟預期不符。

當這類「真實狀況」發生,出現額外的空檔,你會怎麼做?多數人會高呼一聲,跟同事閒聊幾分鐘,上一上網,打一打電話。這樣忙裡偷閒還不賴,長遠來看,有助提升生產力。

不過你現在有多成功,或者未來想要多成功,那麼要善用的單位時間就有所不同。

七大浪費時間的玩意兒:

1. 個人信箱

2. 臉書

3. ESPN體育網站

4. 追劇

5. 線上新聞臺

6. 購物網站

7. 谷歌(Google)搜尋引擎

這是在公司殺時間的「常見」方法,但如果你想成為公司裡的佼佼者,就得做些「不常見」的事情,把零碎時間花得更有意義。

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