搞不清目標,工作效率哪會好?成功人士致勝心法:開工前先花1分鐘做這件事…

2016-10-24 16:45

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曾出版過《誰搬走了我的乳酪?》一書的暢銷作家史賓賽‧強森,再次與所有人分享他多年工作心法。在這個寓言裡,主角是一個積極的青年,走遍世界只為找到讓最有效率的工作方式。這天,他登門拜訪了一個受部屬歡迎、績效又好的「一分鐘」經理。造訪經理辦公室,他首先遇上的是經理的下屬──特奈爾。

「一分鐘管理有三個祕訣,第一個就是設定一分鐘目標。」特奈爾說。

「三個祕訣?」青年問道,想要多了解一點。

「是的,」特奈爾說。「設定一分鐘目標是一分鐘管理的第一個工作,也是根基所在。你知道,在大多數的公司,你如果去問員工他們都做些什麼事,再去問他 們的老闆,通常會得到兩個不一樣的答案。事實上,在我以前服務的公司,我所認為的職責和老闆所認為的往往不太一致,我會因為沒有去做我認為不屬於我份內的工作,而惹上麻煩。」

「這裡會發生那種情況嗎?」青年問道。「不會!」特奈爾說。「那種事不會在這裡發生。一分鐘經理會說得很清楚, 我們的職責是什麼,還有公司對我們有什麼期待。」

「他是怎麼做的呢?」青年很想知道。「運用效率。」特奈爾說著,面露微笑。

特奈爾開始解釋。「他一旦告訴我需要做什麼,或是我們倆都同意必須要做什麼事,就會把每個目標記錄下來,不會超過一張紙。一分鐘經理認為,要說明一個 目標和執行標準不應該超過兩百五十個字。他堅持每個人都要在一分鐘之內看完。 他會留一份,我也留一份,這樣子每件事都清清楚楚的,我們就可以定期檢查進度。」

「每個目標都有一張紙的說明嗎?」「是的,」特奈爾回答。

「這麼說,每個人都有一大堆這種單頁的目標記錄了?」「不,其實沒有,」特奈爾斷然說道。「『老先生』相信八十比二十的目標設定原則。這個意思是,真正重要的百分之八十成果是來自於百分之二十的目標。 所以,我們只針對那百分之二十設定一分鐘目標,那也就是我們主要的職責範圍, 也許總共只有三到六個目標。當然,有特別的計畫時,我們會設定特別的一分鐘目標。」

「很有意思,」青年表示。「我想我已經了解設定一分鐘目標有多麼重要了。 那聽起來好像『沒有驚奇』的哲學,每個人從一開始就知道該做些什麼。」

「對極了,」特奈爾點點頭。「這麼說,設定一分鐘目標只不過是了解你們的職責?」青年問道。

「不是的,一旦知道我們的工作是什麼,經理還會確定我們了解什麼是良好的表現。換句話說,執行標準是很明確的,他會讓我們知道他的期待。」「他是怎麼做的?怎麼告訴你們他的期待?」青年問道。

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妥善運用時間,讓你的工作效率事半功倍。(圖/すしぱく@pakutaso)

一分鐘經理的理想很明確,但如何實踐?

「舉個例子來說好了。」特奈爾說。

「我有一個一分鐘目標是:找出執行的問題,尋求解決的方案,以便在完成時將情況調整過來。」

我剛來這裡工作時,發現一個需要解決的問題,卻不知道該怎麼辦,就打電話給一分鐘經理。他接電話時,我說:「先生,我有一個問題。」話還沒有講完,他就回答:「很好!就是為了解決問題才要你來上班的。」電話兩邊就這樣沉默下來。

我不知道該怎麼辦,沉默是那麼的刺耳。我好不容易才吞吞吐吐地說:「可是,先生,我不知道要怎麼解決這個問題。」

他說:「特奈爾,你以後的目標之一就是找出問題,然後自己去解決。既然你是新來的,就過來這裡,我們談談吧。」

我去到他那裡,他說:「特奈爾,告訴我,你的問題是什麼?以行為學的用詞說明。」

「行為學的用詞?」我反問道:「行為學的用詞是什麼?」經理跟我解釋:「我的意思是,我不要只聽到你的態度或感覺。你要用可以測量,也觀察得到的用詞描述發生的事情。」

 我盡可能地把問題說了一遍。

他說:「很好,特奈爾!現在用行為學的說詞告訴我,你希望事情是什麼樣的情況。」

「我不知道。」我說。

「那就不要浪費我的時間。」他責怪我。我驚訝得呆了幾秒鐘,不知道該怎麼辦。他好心地打破了沉默。

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有效率的工作方式,讓你不再加班。(圖/すしぱく@pakutaso)

他說:「如果你不能告訴我,你希望的情況是怎樣,你就還沒有碰到問題。你只是在抱怨。唯有在實際發生的情況和你希望發生的情況有所差別時,問題才會存 在。」

我學得很快,立刻就明白了我希望發生的情況,我告訴他以後,他又要我說說是什麼原因導致實際與理想之間的差距。

之後一分鐘經理問我:「那麼你打算怎麼辦?」

我說:「我可以採用甲方案。」他問我:「你用了甲方案,就會產生你希望發生的情況嗎?」 我說:「不會。」

他問我:「那這個解決方法很差勁。還有別的辦法嗎?」我說:「我可以採用乙方案。」

「你用了乙方案,就會產生你希望發生的情況嗎?」他再一次質問我。

我說:「不會。」

他說:「那麼,這個方法也不怎麼樣。還有別的辦法嗎?」

 我想了幾分鐘,然後說:「我可以採用丙方案。可是就算用了丙方案,我希望的情況還是不會發生,所以那也行不通,對不對?」

「沒錯,你開竅了。」經理說著,露出笑容。「你有別的辦法可以嘗試嗎?」 我說:「也許我可以把這些方案結合起來。」

「或許值得試一試。」他回答。

「事實上,如果我這星期做甲方案,下星期做乙方案,再下一星期做丙方案, 就可以解決了。真是太好了,謝謝你,你替我把問題解決了。」

他顯得很不高興,插嘴說:「我沒有,是你自己解決的。我只是問你問題-- 都是你自己想得出來的解決方式。現在你走吧,開始去用你的時間解決問題,而不是用我的。」

我當然知道他在做什麼。他教我怎麼解決問題,好讓我在以後自己解決。然後他站著,直接看著我說:「你很不錯,特奈爾,下次你有問題時,要記得該怎麼做。」我記得自己是帶著笑容離開他的辦公室的。

特奈爾靠回到椅背上,彷彿在回憶初次與一分鐘經理接觸的情形。

作者簡介|肯.布蘭查(Ken Blanchard)

畢業於康乃爾大學,主修政治學與哲學,在柯蓋大學獲得社會學與諮商碩士,以及康乃爾大學的行政管理博士學位。

他是布蘭查訓練及發展公司的董事長,訓練過二十多萬名經理人,有許多名列財星五百大的企業採用他的管理方式。

他不僅是教育訓練師、顧問,也是麻州大學領導與組織行為學教授,而且是全球知名的作家。著作廣泛,課題包括領導、動機和管理,具有震撼力的「一分鐘經理」系列就是其中之一,影響深遠,歷久彌新。

肯.布蘭查被譽為是當今商界最具洞察力、最有權威的人之一。

史賓賽.強森(Spencer Johnson)

南加州大學心理學學士、皇家外科學院醫學博士、哈佛大學醫學院及Mayo診所實習醫生。

同時也是國際暢銷書作家,代表作品包括《誰搬走了我的乳酪》、《禮物》等。

本文經授權轉載自晨星出版《一分鐘經理》

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