向冗長的會議說NO!6招讓你的開會效率加倍!

2016-10-21 15:42

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想知道怎麼防止浪費時間的會議?芝加哥軟體開發商37signals將分享他們的經驗,你會很訝異:37signals完全沒有不必要的會議!

完全沒有不必要的會議,意思就是:沒有定期性的會議、沒有強制參加的每周員工會議、沒有主管臨時召開的會議。除非要極度必要時,才會以視訊聊天的方式溝通,而且一定會設定30分鐘的定時器。(沒有任何會議應該超過30分鐘)

37signals的專案經理Jason Zimdars表示:越少的會議,越能讓公司運作上軌道。根據悲慘的經驗,一場會議前後平均要各花一小時準備和重開機,也就是說:無論你的會議多短,一旦開始勢必就得浪費這麼多時間。更好的方式,就是一個會議都不要有。

這個世界上每個人都在開會,甚至根本不知道這場會議跟自己有沒有關係。」 Jason Zimdars語重心長地表示,在37signals沒有會議,如果我們需要見面,是基於極度必要的時候。

好的會議品質,從小處先開始

完全取消所有會議,可能為你來說太過困難,但是我們能有機會向劣質的會議說不!好的領導者不僅要懂得激勵員工、管理員工,還要會充分利用會議。一個長達兩小時的垃圾會議,和一個充分討論的三十分鐘會議。主管是好是壞,從這裡一目了然。

無論是一對一、團隊每週例會,或是與上司下屬的會議,遵循一些簡單的規則可提高會議的生產力。除此之外,你會發現自己將成為最受歡迎的主管,同時也展現你的領導能力。

改變會議品質

第一步:在所有可以改變的事情做改變。紐約大學史騰商學院助理教授Aline Wolff指出:從微小的事情著手,都有可能大大改變會議品質,包含更換場地、縮短會議時間等。

第二步:找一個下屬代替你主持會議。聽起來有點不合理?違背我們所知的管理?但是好的主管都知道,會議中的重點在於聆聽成員的發言,而不是引導每個人的討論。請留意!當主管就是會議主持人時,這場會議註定變成一場報告。

如果以上的作法仍不見效,麻省理工學院史隆商學院的Neal Hartman建議你:應該直接取消會議。「當對會議的依賴越陷越深,一切將難以成事。」

文化差異

光在一家公司,對於會議的看法就不一致了,更何況是跨國公司,只可惜一般企業都小看其中的文化差異性。在德國與北歐地區,會議需要被精密計算且節省大量時間,有時甚至只是用來宣布事情,但也常因為缺乏交流討論而被詬病。

在歐洲南部,卻是完全不同的光景。這裡的會議總是遲到,和煦的陽光讓人覺得懶洋洋,咖啡茶點更是會議中必備的。在亞洲國家,通常是年資深的經理人召開會議,並流行在會議中靜默沉思。相比之下,北美地區不喜歡沒理由的沉默,美國人會視填補沉默的空缺為一種禮貌。

如何進行一個有效率的會議

改變會議場地:研究證實站立會議節省三分之一的時間。
適時放些茶點:一盒甜甜圈可以緩和氣氛,還能改變心情。
先報告好消息:正向的心情將促使會議加速進行。
會議越短越好:最多不超過九十分鐘。
按著流程進行:專注在會議最終的目的,拒絕不相關的討論。
解除心理壓力:面對現實吧!一場會議無法解決所有問題,你必須讓自己好過些。

本文經授權轉載自JANDI,原標題:淘汰會議 ,或讓會議淘汰你

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