要開會了,一大堆資料卻有看沒有懂?快學學日本TOYOTA的「一張紙整理術」

2016-04-06 11:46

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你是否曾發生過整理了好幾頁的重點,回頭看卻怎麼也看不出頭緒的狀況呢?事實上,你可能還沒掌握整理要訣!整理不是把所有內容一一列出,而是在繁雜的內容中找出一套脈絡,並且有條理地記錄下來。掌握幾個要領,只要一張A3白紙就能讓你的內容一目了然!

化繁為簡 一張紙比一大疊資料更有效率

一大疊資料,與一張整理過後的表格,何者能夠幫助更快也更清楚理解內容呢?豐富的資料固然好,但是我們是否能有耐心一字一句詳讀,可能影響對資訊的吸收。一張紙所含的資料量不會更多,但卻能幫助理解,也節省時間。這樣的整理方式,被稱為「紙一張」整理術。

在聽報告、開會時,拿張白紙簡明扼要的紀錄開會內容,以框格區分個段落及內容。除了幫助更有邏輯的吸收報告內容,也能提升效率,在會議結束時,也同時完成了會議記錄。以解決問題為目的的會議為例,可大致分為問題、現況分析、目標、解決方式、實施結果等框格,並依照會議時提到的內容一一填入。

進行「紙一張」整理術,有三個主要步驟。首先,將思考用的基礎資訊「整理」到文件內;第二,將自己獨有的思緒「歸納」到文件內;第三,思考文件內容要溝通的對象。逐步確認這三個步驟後,整理在一張紙上的工作也就輕鬆了。

不過,這個整理方式的重點並不是將內容記錄在一張紙上,而是前一階段的思考及整理過程。一般來說,越複雜的資訊,越難整理在一張紙上,所以必須針對資訊做取捨。將篇幅限制在一張紙,能夠幫助我們去除多餘的資訊,也讓讀者能快速掌握重點。

暫停用電腦打字  手寫讓思考邏輯更清晰

當我們在思考事情時,寫下來能幫助讓想法「看得見」,也能因此產生「思考回路」。

思考回路對於思考邏輯非常重要,當遇到問題時,好好地把「Q1….?」、「Q2….?」的問號寫出來,能夠啟動思考回路,形成疑問形式的關係。當劃出兩個箭頭時,意識中也會產生尋求兩個解答的動機。

此外,手寫也能幫助確認自己到底夠不夠了解資訊。在學校上課時,常會發生「聽老師說我都會,但考試時卻寫不出來」的狀況,這就是因為不常親自動手確定自己會不會的緣故。透過手寫整理資訊,在過程中就能發現自己不了解的部分,也能確認自己對是否正確掌握關鍵資訊。

根據日本TOPPEN FORM股份有限公司所做的實驗,人在閱讀電腦螢幕上和紙上的資訊時,即使閱讀的資訊相同,大腦的運作方式也有所不同。而閱讀紙上的資訊時,理解內容的部位──前額葉皮質會有強烈反應。因此,閱讀紙上的資訊,可以直接在紙上標示,找到一些在電腦上看不到的錯誤。

現代人或許已經習慣了用電腦完成生活中的大小工作,但適時回歸手寫,對於工作也是大有助益的。

掌握關鍵的「一覽性」  讓讀者快速了解資訊

「一覽性」是「紙一張」整理術之所以有效率的關鍵原因,指將所有想表達的內容一次呈現給讀者,一目了然。試想,當你想從地圖上找到兩個地點的距離及方向,卻發現地圖從兩地之間被截斷、換頁,還能順利從地圖上掌握資訊嗎?這時這份地圖缺乏的就是讓讀者一目了然的「一覽性」。

「一覽性」應與「主題」及「框格」搭配使用。透過主題與框格,讀者可以快速了解各個區塊在說什麼,再加上一覽性的輔助,就能更快了解整張紙在表達什麼。

一覽性的原則也適用於口頭報告。在向他人口頭表達時,若先表達內容的「結構」,讓對方先了解內容概要,將能提高對方傾聽的意願。否則對方沒有先抓住重點,也很難專心傾聽你的發言內容。

那麼,如何表現結構?一般來說,可以用「這部分大約有三個重點……」、「理由有三個。第一個是……」等句子來開頭。「三」這個數字是大部分人較能記憶的適當數字,因此將內容統整為三個項目,對方會更能專心傾聽。

透過「紙一張」整理術,除了能幫助自己培養具邏輯性的思考,快速找到事件重點,也能讓接收訊息的人在短時間內就聽懂你想表達的看法。

本文部分內容取材自天下雜誌出版《在TOYOTA學到的 只要「紙1張」的整理技術:彙整資訊、整理思緒、清楚溝通的技巧

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