你的辦公桌為什麼這麼亂?記住這4個容易忽略的小細節,再也不怕找不到東西

2015-10-15 15:18

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在電影《高年級實習生》裡,每當安海瑟威經過辦公室中央那張凌亂無比的桌子,就會感到一陣焦躁。事實上亂成一團的辦公桌的確會造成工作效率下降,怎樣維持良好的工作環境呢?請參考以下4個建議:

檔案只准豎直放,堆疊等於搞丟

資料、檔案若是堆成一疊,取用時很容易搞混,甚至還會弄丟。為了取出想要的資料,得從最上面開始把資料一一挪開,反覆對照想要的檔案名稱或外觀,由於一再搬動及對照,當然會造成混亂,導致錯誤發生。而且,挪開的資料堆到其他東西上面時,也會使得資料的順序被弄混,若是不小心將檔案遺失,整個工作狀況只會更加糟糕。同樣的,要把資料堆回原處時也是如此。如果是在時間緊迫時,經常把資料往整疊東西上一放就走,更會使環境凌亂,資料也很容易不見。

解決這種狀況的做法,就是養成把資料或檔案直立存放的習慣,不要重疊堆放。無法單獨立起來的資料,便先放入箱子或文件盒,再把文件盒直立起來。重要資料務必以資料夾分門別類,再把資料夾直立擺放,這樣就能井然有序。

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怎麼整理? 讓身邊只放必要、馬上要的物品

手邊的雜物越多,發生錯誤的機率就越高。現在就請你看看周遭環境,有多少物品是現在工作中不需要的?這些東西會導致混亂,所以應該設法減少桌上不必要的資料、檔案,就連電腦桌面的資料夾也要盡量精簡。

要讓工作檯面只留下必要的物品,第一步,就是要區分必要和不必要的東西,再把不要的物品都清理掉。做法是建立一個「整理基準」,列出作業的必需品,是要判斷哪些資料是有需要的,可以根據資料的有效期間去分類。目前使用中的資料,當然就是現在需要的物品,其他東西就先從桌面上移走吧!合約這類資料,則是除了最新的一份以外,其餘都處理掉。這些東西平時並不會用到,所以盡量收在不會占用公共空間的地方。而那些在法律規範期間內必須保留的資料,可以掃描成電子檔保存,避免占用空間。

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清空桌面再回家

「先放著好了,反正明天還得繼續做」、「忙得沒時間收拾」、「之後再一起收拾就好」。很多人會基於這些理由,把做了一半的工作放在桌上,就這麼回家。但是日復一日如此,辦公室將會亂成一團,什麼東西放在哪裡都搞不清楚,而這正是犯錯與找不到物品的主因。一個人處在雜亂的環境中,當然無法立刻辨識正確的狀態,所以連弄錯資料,或是把保密的資料送出去,甚至忘記把資料寄出,這些狀況全都難以察覺。

要消除雜亂,最有效的方法就是每天都整理乾淨後再回家。雖然有人會質疑: 「可是明天還要繼續處理,為什麼要每天整理?」但通常會覺得整理很麻煩的人, 都是因為檔案分類、標示不完整,而這些混亂最容易導致錯誤發生,所以,記得養成:每天把桌面清理乾淨再回家的習慣。

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物歸原處的方法,消滅「找不到」

有些公司雖然規定每星期的某時段是整理、清掃的時間,但辦公環境仍然亂七八糟。其實環境雜亂的禍首,是因為沒有物歸原處,但如果根本不知道東西該放回什麼地方,當然無法放回固定位置。取用物品時,因為很清楚要尋找的目標是什麼,所以找出來不成問題,但是要物歸原處時,必須拿手上的物品一一比對架上的其他物品,才能找到正確的場所,所以較為麻煩。

要改善這種狀況,可以設立物歸原處的機制。在架上黏貼和檔案夾同樣名稱的標籤,或是在取出物品時,把自己的名牌放上去,要歸還時只要找到自己的名字, 就能立刻知道要放回何處,而且藉由放置名牌,也能夠提高當事人的責任感。另外,還有一種可以把文具等用品正確歸位的設計,稱為「形跡整頓」,方法是把泡綿裁剪成和文具同樣的形狀,這樣一來,要取出什麼文具就能立刻一目了然。

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本文經授權轉載自大是文化《消滅99%的失誤,讓部屬戰勝懶散慢:世界四大管理顧問公司也引進的流程管理》

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