很多職場菜鳥連「自我介紹」都講不好!資深主管傳授3訣竅,1分鐘就讓大家對你印象深刻

2018-10-18 09:30

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若是公司內部的會議,因為大多是認識你的成員,所以不會刻意自我介紹。然而,若是和公司外部的人士開會,第一次見面時一定會有自我介紹的時間。如果成為主管,參加公司外部會議的機會也會越來越多。你在公司外部的會議中自我介紹時,會注意時間嗎?首先,我要講一個常見的案例。

過長或過短都傳達不了內容

主持人:「那麼,接下來請各位進行1分鐘的自我介紹。」

主 管:「很高興見到大家。我是○○公司的△△,請多指教。我隸屬於資材部,至今在公司內提出了各種改善方案。最先著手的是……(過了3至4分鐘)……以上是我簡單的自我介紹。」

儘管限定了時間卻不遵守時間,一個人講了好幾分鐘的人很常見。最麻煩的是,講了這麼久當事人卻不覺得自己話多。有限定時間都這樣了,那沒有限定時間的情況就可想而知。此外,另一種人的自我介紹也是令人傻眼。

主持人:「那麼,請這位自我介紹。」

主 管:「很高興見到大家。我是○○公司的△△,請多指教。」

雖然說當天的重點是開會主題,自我介紹只是順便附帶的。但別人多少想知道你們公司是在做什麼的、你負責哪些工作。如果對你的公司和你的工作都一無所知,別人很難跟你談話或交換意見。所以最起碼要告訴大家,公司和你個人背景的資料,說明這些頂多30秒到1分鐘就夠了。

一分鐘內完成自我介紹的三個理由

1. 可以讓人感興趣,想更進一步了解你的公司和你的事

通常自我介紹超過1分鐘的情況下,大部分的聽眾腦中都會出現:「還沒講完?什麼時候才會結束啊……。」非但不會對你的話感興趣,恐怕根本連聽都沒聽進去吧,心思早就從你身上飄走。

2. 不要耽誤會議時間

假如一個人講3分鐘,10個人就要花30分鐘自我介紹。如果會議時間是90分鐘,就只剩下60分鐘討論主題。搞不好光是自我介紹講完,會議就結束了。

3. 多話是會傳染的

假如第一個人講4至5分鐘,下一個人也會講得一樣長。在我參加過的會議中,第一個人曾經自我介紹了快十分鐘左右,所以第二個人、第三個人也是如此。那是一場15個人與會、總共3小時的會議,結果光自我介紹就花了80分鐘左右。

人好像會自然的以上一個說話者所花的時間為標準。尤其是第一個被指名上臺的人,會成為大家的範本。像以下的案例般簡短的彙整內容,在30秒到1分鐘左右講完是最好的:

「大家好,很高興見到大家。我是提供大家舒適辦公室周邊器材的○○股份有限公司的△△。我們公司的理念是提供職場中舒適的工作環境,讓大家能集中精神工作。我今天參加會議的目的,是希望和大家一起討論將來業界上可能會遇到的問題,以及如何打造更舒適和方便使用的職場器材,請多指教。」

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(圖/大是文化)

作者介紹│  沖本留里子 

專科學校畢業後,曾任職於多家公司,接著進入某財務管理商社,從事業務改革的專案管理,三十多歲成為董事。以領導者的身分,在統整組織、參與經營的過程中,對於「主管和屬下之間的溝通不良、跨部門之間的衝突、漫長空洞又浪費時間的會議」感到煩惱。不久之後,公司倒閉。她深感要建立一家不會倒閉的公司,最需要的是:良好溝通。於是,努力研究出聆聽者最容易掌握內容、付諸行動的說話方式,首要條件就是「1分鐘內說重點」。

本文/圖經授權轉載自大是文化《1分鐘下指令:主管講話超過1分鐘,部屬反而不明白了。給你4種方法套用35種情境,他自己想照你的意思執行》

責任編輯/陳憶慈

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