別只知道「番茄鐘工作法」!唐鳳最愛用的5種工作思考術,想提升辦公效率一定要學會

2022-07-23 10:00

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藉由觀察一個人採用何種工作思考術,也能窺見那個人的個性或思考方式。(顏麟宇攝)

藉由觀察一個人採用何種工作思考術,也能窺見那個人的個性或思考方式。(顏麟宇攝)

我自己很喜歡各種工作思考術。多方嘗試並實踐符合自己目標的工作思考術,不僅能令人樂在其中,更重要的是還能提升工作效率。

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藉由觀察一個人採用何種工作思考術,也能窺見那個人的個性或思考方式。基於這些理由,加上我真的覺得相當實用,我詢問了唐鳳是否有推薦的工作思考術。

聚焦反思的工作思考術「ORID法」

在進行反思與釐清議題時,「vTaiwan」現在也持續採用的討論方式便是「ORID法」—在臺灣又稱為「焦點討論法」,會採取以下的步驟來進行反思與討論。

.觀察事實(Objective)

.深度反思(Reflective)

.加以詮釋(Interpretative)

.做出決定(Decision)

唐鳳指出:「『ORID焦點討論法』,主要就是使用引導式討論,在二十個人或五十個人一起討論事情時很好用。如果大家希望精力不要分散掉、想將討論收攏在某個焦點上的時候,就可以使用這套討論法。」

設計思考(Design Thinking)

所謂的設計思考,則是將設計師在執行設計工作時的思維過程加以模式化,現在也被廣泛採用在商業世界中。就唐鳳看來,設計思考是一個較龐大且完整的框架,在一個人或兩個人進行深度思考、凝聚共識時很好用。進行的步驟如下:

.發現(discover)

.定義(define)

.發展(develop)

.提供(deliver)

唐鳳指出,民主主義有「討論問題」、「不同立場或經驗的人之間尋找共通價值」、「找出不會犧牲任何人的方法」和「提出前所未有的新解決方案」這四個階段,其中她特別強調,在民主主義下特有的這個「尋找共通價值」是不能被跳過的。

「KJ法」

就如同腦力激盪,眾人集思廣益並交互提出各式意見時的這個做法,也是唐鳳教我的,她說:「想要分散想法時,日本文化人類學者川喜田二郎老師( 已故,東京工業大學名譽教授)發明的『KJ法』就非常好用。眾人先不要彼此討論,並都先在便箋上寫下自己對於某個主題的觀點,例如『你希望達成甚麼目標』,或『你擔心的事情是甚麼』等等。之後再輪流將便箋貼在白板上,並將這些便箋依屬性分類,如此就能整理出大家的想法。」

「粗略的共識」和「滾動式修正」

唐鳳以政委身分執行並取得豐碩成果的「總統盃黑客松」,一開始是由民眾在不考慮法律和預算限制的情況下去找出理想的做法,並在有了初步結論之後,由公務員和專家針對法律、預算及技術方面加以檢討,規劃出能夠付諸實踐的流程。

或許稍微有點偏離一般的工作思考術,但在這個過程中,可以從唐鳳身上學到的重點是「粗略的共識」(rough consensus)和「滾動式修正」(running code)概念,這是一個制定網際網路技術標準規範的團體「IETF」(Internet Engineering Task Force,網際網路工程小組)的思維方式。

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