承擔責任的感覺
請比較一下改寫前與改寫後的文章。改寫後的內容提出了許多不一樣的重點，而最大的不同，則是作者的中心思想改變了。
原文內容是建立在不滿的情緒上，另一方面，改寫後的內容，其文章的內涵則包含了「獨立意識」。
要寫出一份淺顯易懂的郵件，最大的祕訣就在其中心思想。換句話說，把自己所能想的事情先仔細思考過、能決定的事情先決定好，然後，整理好自己的心情以承擔任何可能會產生的結果。比如說：
之前提到的截止日，到底是到哪一天呢？請您盡快告知我。現在是非常忙碌的時期，未來工作量也會倍增，我已經能聽到自己內心在哀嚎的聲音。如果這件事情沒有定案，就沒辦法採取任何行動。
郵件中最忌諱書寫抱怨或牢騷。能夠接受工作的話就接受，如果工作量太多想要離開的話就離開。以「何時」、「是誰」、「怎麼做」為基本要點，負起思考的責任，並提出有自己風格的結論。像是以「提案型」的方式來書寫郵件，就是很好的方式：
之前提到的截止日，我希望能夠把交貨日訂在九月二十五日。因為我認為若能提早開始動工的話比較好，而我目前也正朝這個大方向前進。不過，假如這個日期不適合的話，希望請您明天撥個電話給我，我們一起討論，那將會幫了我一個大忙。還請您考慮一下。
接下來，再花一點功夫在下一個段落提到的文章表達上，這封郵件將會顯得更加負責且清楚好懂了。
不使用被動態、以人為主詞
主詞要明確清楚，然後盡可能以人為主詞，只要注意不要使用曖昧地被動態語句，整篇文章的氛圍就會改變。比如在不良示範中：
到了明天，幾乎一切都可以定案。
↓
到了明天我們將會決定大部分的事情。
另外也提到了費用的部分。設計公司提出指謫說：通常設計案的價格應該要比我們開的價格高出一倍不是嗎？
↓
設計師高橋先生向我提出指謫，通常設計案的價格應該要比我們開的價格高出一倍。
當主詞曖昧不清時，也就代表責任區分也會跟著曖昧不清。無法承受風險的人，大多都會使用被動態來陳述。
目前腦袋裡一片混亂，寫出來的內容可能會變得讓人難以理解。
↓
我目前尚未整理出一個頭緒，從現在開始我所寫的內容可能會有點難以理解。
（這樣的話，就會意識到要先自己整理好思緒再寫）
我們公司的預算，一開始就設在比較低的價格對吧？不過，檢討公司的預算是未來必須要做的課題對吧？
↓
我依據我們公司的標準，觀察了業界的行情，發現我們公司設定的預算的確低於市場行情許多。不過，關於預算的部分，目前△△必須要多加探討才是。
（藉由思考△△的主詞是誰，就能讓負責單位、行動主體更明確。此例中是「我」）
透過學會以人為對象來書寫的習慣，便能夠寫出清楚好懂的文章，這是因為你培養了把自己當作行為主體並且承擔責任的好習慣。
作者介紹｜ 山田紫霓
文章寫作教育家、作家、慶應義塾大學特聘講師。
曾任倍樂生論說文寫作雜誌主編達16年，為培養高中生的思考力與寫作力不遺餘力。後獨立創業，於各大學、企業從事文章表現力、思考力、演講力的教育工作。著有《從沒想法到有想法的精準表達寫作術》、《為什麼你說的故事「沒有用」》（暫譯）等書。
網路專欄「大人的論說文教室。」連載中。
本文經授權轉載自方舟文化《從沒想法到有想法的精準表達寫作術：透過自我提問，找到切入觀點。沒靈感時，這樣寫就對了！》（原標題：電子郵件—讓書信溝通更順暢）
責任編輯/陳怡蓁
