收信時最令我感到困擾的，就是收到鋪陳過長的電子郵件。每次看信我都是從頭看起，有些信件不管我看了多久，依然搞不清楚來信者所言何事。
只見信上洋洋灑灑地寫著感謝的詞句、當天的天氣，甚至還有關心我身體狀況的內容，直到最後，我才終於搞懂對方「原來主要是講這件事啊！」
鋪陳冗長的主因有二，其一，單純寫得過於禮貌，這應該是寄件人顧慮到不可失禮，認為彬彬有禮的寫法才屬美德的想法所致。至於另一個原因，則是因為內容實在難以下筆，為了找藉口推託，導致鋪陳變得冗長。
若將兩種原因相比，後者較容易有所自覺。通常他們都會心想：「真傷腦筋耶！」、「該怎麼寫，對方才能理解我的難處啊！」等，絞盡腦汁地苦思內容，最後則是反省：「啊，原來已經寫成長篇大論了。」同時按下「寄出」鍵。
除此之外，有時還會以曖昧不明的寫法，自我感覺良好地認為「這樣對方應該能了解我的心情了吧！」針對這種狀況，我將於後面的章節中說明。
寫得冗長有禮，最沒有禮貌
在此，我想先談談沒有自覺、寫法太過彬彬有禮，結果導致鋪陳冗長的例子。想當然耳，這種狀況也能利用四句模式加以改善。
〈事例〉鋪陳過長的商業電子郵件
大家好。
十分感謝各位出席前幾天的電子書對策會議。
會議進行了很長的時間，也出現多次熱烈的討論。
就對策委員會而言，看到各位對此議題如此高度關注，安心了不少。
今後本會擬持續觀察市場動向，並一邊與各位進行商討。希望後續營業部同仁到各大書店、編輯部同仁與其他公司或作者接觸、以及總務部同仁與廠商聯繫時…公司各個部門都能協助收集相關資訊。
此外，公司收到了大量投稿。
因此，對策委員會打算針對這些稿件各自的條件及優缺點進行匯總，並於下次七月九日（五）的對策會議中提出報告。
希望大家都能以正面積極的態度迎向書籍電子化的趨勢，將此視為全新的事業契機，並且踴躍出席下次的會議。
七月一日
電子書對策委員會
以往這類同時分發給「各部門相關人員」的書面文件，都是寫在紙本上，而為求文章體面，或許需要寫出相當份量的篇幅。不過時至今日，許多公司內部文件幾乎都是使用電子郵件，正因如此，商業場合中的資訊發送頻率大增，而且內容變得簡短扼要。
基於此故，凡是一般的商業電子郵件，必得設法避免「愈求禮貌，愈寫愈冗長」。無論是寄件者、還是收件者，對於他們而言，冗長的電子郵件只會浪費時間，經濟效益當然不佳。
為了避免特地寫了卻沒人願意看；或是遭人埋怨花了時間看，卻不明白所為何來，不妨養成運用四句模式擷取重點的習慣，拋開「禮貌＝冗長」的錯誤認知，轉念為「禮貌＝簡潔」的習慣吧！
就這封信來說，最重要的就是必須釐清最想表達的內容為何。
應用〈基本布局型四句〉
1.拋出問題：十分感謝各位出席前幾天的電子書對策會議。
2.表達意見：就對策委員會而言，為求得以有效活用各部門資訊，希望今後也能繼續保有與各位商討的機會。
3.展開論述：另外，針對公司收到的大量投稿，本會擬匯總之後，於七月九日（五）提出報告。
4.結論：希望大家都能將書籍電子化的趨勢視為一種事業契機，踴躍出席下次的會議。
明明擷取重點後只要四句就能交代清楚的內容，卻被寫得又臭又長的例子，其實相當多。然而，由於商業電子郵件無人可代為檢查，只能靠自己察覺修改，因此絕不疏於自我檢查的心態十分重要。
作者｜樋口裕一
目前為日本多摩大學教授、京都產業大學客座教授。
一九五一年出生於日本大分縣。早稻田大學第一文學部畢業後，進入立教大學研究所完成博士課程。除了以法國文學、非洲文學的專業譯者身分參與各項活動外，還從事從小學生到社會人士的申論寫作指導工作，訂定出獨創的指導方式。主導專門傳授作文、申論寫作的遠距教學補習班─白藍塾。 （相關報導： 不要輕易對人說「做得好、很棒」！日本心理師：搞清楚「認同」跟「評價」是兩回事 ｜ 更多文章 ）
本文經授權轉載自商周出版《關鍵「四句」！日本熱銷250萬冊溝通大師的精準表達術》
