學習聰明說話術!日本溝通大師:別人願意聆聽你的時間,最多20秒吧

2016-12-21 09:20

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多數人願意停下聆聽別人所言的時間,估計頂多二十秒吧,如果超過二十秒,聆聽者會漸感不耐,而且變得想要開口插話。可以說,「四段構成」是為了在對方願意傾聽的時間內,把訊息全部說完的方法。

想必有不少人都曾被交談對象問過:「那麼,你究竟想說什麼?」

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就自己的立場而言,其實是為了向對方確切表達要說的內容,才說得相當仔細,來龍去脈交代得十分清楚。不僅慎選詞句,也花了許多時間,結果過程中對方卻露出不悅且煩躁的表情。

如果是私人場合,或許對方會提醒一聲:「說得再清楚簡要一些啦!」這才發現自己的溝通方法欠妥。而在商務場合中,有時也會因此被主管提點:「給我說得簡短扼要一點!」才會予以改善。

不過,如果交談的對象為後輩或廠商,他們不會如此直接了當地提出指摘,而是滿臉笑容地豎耳傾聽,有時還會一副深感認同地說著:「喔!」、「原來如此。」內心卻訝異著:「完全不知道對方在說什麼!」只要自己沒察覺到溝通方法錯誤,將會不斷地遭到對方輕忽,在職場及商務交流上,務必排除這種狀況。

想當然耳,最好能在友人、熟人、主管開口問道:「那麼,你究竟想說什麼?」之前,就擺脫錯誤的說話方式。

那麼,讓對方感到煩躁,或是無法順利讓對方了解訊息的原因究竟為何?主要的原因就是──話說得又臭又長。

人聆聽的專注力只有二十秒

大部分的人都認為,簡短的說明無法令對方完全理解。因此,愈想要向對方確切表達,就愈會東湊西補地加上各種資訊,認為姑且先詳細地丟出一些沒必要的事項才對。

然而,事實剛好相反!為了讓自己所言變得更容易傳達給對方,必須進行簡短歸納。

只不過,所謂的「簡短」定義,可說是相當曖昧。

若要把文章寫得簡短一些,可利用「字數」作為基準輕鬆設定;如果是寫電子郵件或商業文件,因為記住了電腦設定為一行幾字,因此能直接目視確認「簡短程度」。

不過,對話沒有辦法利用這樣的字數基準。既然如此,或許能以時間為參考依據。雖然,溝通專家能預估出「剛才以○秒說了約○字」,但對於外行人而言,要做出這種預估實屬難事。

此外,當要求每人進行三分鐘談話時,或許有人覺得時間並不長吧。因此對於時間感究竟是短是長,感受會因人而異。

為求簡短歸納所言精準表達,這時候可派上用場的就是四句模式。

請託、難開口的事,這樣講

〈基本布局型四句〉:①拋出問題、②表達意見、③展開論述、④結論。

〈開宗明義型四句〉:①結論、②根據1、③根據2、④根據3。

〈據理力爭型四句〉:①根據1、②根據2、③根據3、④結論。

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