學習聰明說話術!日本溝通大師:別人願意聆聽你的時間,最多20秒吧

2016-12-21 09:20

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多數人願意停下聆聽別人所言的時間,估計頂多二十秒吧,如果超過二十秒,聆聽者會漸感不耐,而且變得想要開口插話。可以說,「四段構成」是為了在對方願意傾聽的時間內,把訊息全部說完的方法。

想必有不少人都曾被交談對象問過:「那麼,你究竟想說什麼?」

就自己的立場而言,其實是為了向對方確切表達要說的內容,才說得相當仔細,來龍去脈交代得十分清楚。不僅慎選詞句,也花了許多時間,結果過程中對方卻露出不悅且煩躁的表情。

如果是私人場合,或許對方會提醒一聲:「說得再清楚簡要一些啦!」這才發現自己的溝通方法欠妥。而在商務場合中,有時也會因此被主管提點:「給我說得簡短扼要一點!」才會予以改善。

不過,如果交談的對象為後輩或廠商,他們不會如此直接了當地提出指摘,而是滿臉笑容地豎耳傾聽,有時還會一副深感認同地說著:「喔!」、「原來如此。」內心卻訝異著:「完全不知道對方在說什麼!」只要自己沒察覺到溝通方法錯誤,將會不斷地遭到對方輕忽,在職場及商務交流上,務必排除這種狀況。

想當然耳,最好能在友人、熟人、主管開口問道:「那麼,你究竟想說什麼?」之前,就擺脫錯誤的說話方式。

那麼,讓對方感到煩躁,或是無法順利讓對方了解訊息的原因究竟為何?主要的原因就是──話說得又臭又長。

人聆聽的專注力只有二十秒

大部分的人都認為,簡短的說明無法令對方完全理解。因此,愈想要向對方確切表達,就愈會東湊西補地加上各種資訊,認為姑且先詳細地丟出一些沒必要的事項才對。

然而,事實剛好相反!為了讓自己所言變得更容易傳達給對方,必須進行簡短歸納。

只不過,所謂的「簡短」定義,可說是相當曖昧。

若要把文章寫得簡短一些,可利用「字數」作為基準輕鬆設定;如果是寫電子郵件或商業文件,因為記住了電腦設定為一行幾字,因此能直接目視確認「簡短程度」。

不過,對話沒有辦法利用這樣的字數基準。既然如此,或許能以時間為參考依據。雖然,溝通專家能預估出「剛才以○秒說了約○字」,但對於外行人而言,要做出這種預估實屬難事。

此外,當要求每人進行三分鐘談話時,或許有人覺得時間並不長吧。因此對於時間感究竟是短是長,感受會因人而異。

為求簡短歸納所言精準表達,這時候可派上用場的就是四句模式。

請託、難開口的事,這樣講

〈基本布局型四句〉:①拋出問題、②表達意見、③展開論述、④結論。

〈開宗明義型四句〉:①結論、②根據1、③根據2、④根據3。

〈據理力爭型四句〉:①根據1、②根據2、③根據3、④結論。

〈故事鋪陳型四句〉:①動機、②故事、③高潮、④總結。

如同書寫文字進行表達一般,說話時也可利用上述這些模式達成簡短歸納,提升溝通成效。

首先,我們想像一下在商務場合中進行報告,或溝通聯絡時的情境吧。

許多人在針對難以啟齒的內容時,往往忍不住先展開冗長的鋪陳:「其實…」、「事出突然,非常抱歉…」、「基於諸多因素…」正當你興致勃勃地說著開場詞時,對方已經不想再聽下去了。

舉例而言,當你想和主管改約討論工作的時間,若採用〈基本布局型四句〉的模式,將變成以下內容:

應用〈基本布局型四句〉

1.拋出問題:關於和P公司開會一事,

2.表達意見:剛才對方通知簡報的日期提前了,我覺得必須改變策略。

3.展開論述:因此,下週的會議可以改到明天嗎?

4.結論:下午的話,我任何時間都可以。

只要活用四句模式,這樣的說法任何人都會。

此外,就算必須說得「簡短」一些,畢竟是要拜託他人,如果只唐突地表示「開會時間請改成明天」,對方想必會大吃一驚,感受不佳地覺得「搞什麼嘛,這麼突然!」所謂「簡短表達」,並不是單純地少說幾句話就行了。

如果能像上例一般,清楚表明「為什麼必須改時間」。即使只是簡短幾句,仍能讓對方了解原委。如同以書面向對方表達一般,只要說話符合邏輯,個中所言將變得易於讓對方理解。

假設一口氣說完這四句,花的時間大約十秒多,若在這樣的時間內,對方肯定願意安靜聆聽。

多數人願意停下聆聽別人所言的時間,估計頂多二十秒吧,如果超過二十秒,聆聽者會漸感不耐,而且變得想要開口插話。可以說,「四段構成」是為了在對方願意傾聽的時間內,把訊息全部說完的方法。

我在書中曾說明:「將自己想表達的內容,以四句結構歸納成簡短但確實的資訊。因為被濃縮歸納成檔案夾,會變得易於留在對方腦海中。」其實說話方式亦然。換言之,只要學會依循四大「四句模式」溝通,不僅能毫無遺漏地表達己見,還能做到聰明的說話方式。

作者|樋口裕一

目前為日本多摩大學教授、京都產業大學客座教授。

一九五一年出生於日本大分縣。早稻田大學第一文學部畢業後,進入立教大學研究所完成博士課程。除了以法國文學、非洲文學的專業譯者身分參與各項活動外,還從事從小學生到社會人士的申論寫作指導工作,訂定出獨創的指導方式。主導專門傳授作文、申論寫作的遠距教學補習班─白藍塾。

本文經授權轉載自商周出版《關鍵「四句」!日本熱銷250萬冊溝通大師的精準表達術

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