電子郵件寫不好,會出大事啊!最龜毛日本人,展工作禮儀就靠這幾個實用書信語

2016-11-02 10:30

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日本職場禮儀複雜的程度舉世聞名,只要稍有一個環節沒做好,就可能影響他人對自己的評價,甚至害公司失去大筆訂單。電子郵件是公司內部與對外最主要的訊息交流管道,更是職場上不可忽略的關鍵環節。也因此,日本會社員工撰寫電子郵件的「龜毛」句型,成了全球上班族必學的聖經。

公司內部信件:務求「簡單明瞭」,善用條列式原則

公司裡的信件往返,通常用於工作進度報告,因此應該把「簡單明瞭」當成最高準則。長篇大論又缺乏重點的內容,只會讓人感到厭煩。想讓信件一目了然,請使用條列式來撰寫內容。將要陳述的工作事項一點、一點的列出,就能避免寫了半天卻沒人懂的尷尬情況。

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另外,主旨不宜太短,也不要過長。例如,一封有關會議內容的信件,可用「關於OOO的會議」,簡單地標示出是哪個會議,避免僅用「會議相關」這幾個字,能讓收件者對信件有更清楚的概念。

緊急事件也可以在主旨內標示「緊急!」,讓收件者更快處理。主旨字數盡量控制在20字內。

有時,信件的收件者眾多,但你其實不必跟所有人報告細碎事項。這樣的情況下,就直接與你要報告的人聯絡吧,別總是用瑣碎的事情攻擊所有人的信箱。

以下是幾個日本上班族愛用的句型:

開頭:

早安。
(おはよございます。)

辛苦了。
(お疲れさまです。)

內容:

有關OO一事,如下所述。
(OOは、以下の通りです。)

請查收。
(よろしくご査収ください。)

針對~的消息,請看一下。
(~につぃての記事です。ぜひご一読ください。)

結語:

麻煩您在O月O日前與我聯絡。
(お手数ですか、O月O日までにご連絡ください。)

請多指教。
(よろしくお願いします。)

有任何疑問,請與A負責人聯絡。
(何かありましたら、担当Aまでご連絡ください。)

公司對外信件:處理龐雜的信件內容,「易讀」最重要

寄給客戶的信,內容勢必會比公司內部溝通來得複雜,此時如何把凌亂的內容變得井然有序,就變得格外重要。

除了把握條列式寫法之外,撰寫內容時也要注意換段及換行。建議一行30至35字且段與段中間應該隔一行,會讓文章看起來更清晰。另外,盡量別用「!」與「?」,表情符號更是大忌。

確定內容沒有錯誤後,也要記得確認收件人的公司名稱、職稱與姓名,才不會貽笑大方。將業務負責人放在「To」欄,其他人則以「CC(Carbon Copy,副本)」寄送。

以下是幾個日本上班族愛用的句型:

開頭:

初次致信。
(初めてメールいたします。)

突然寄信打擾您,真是不好意思。
(突然のメール失礼いたします。)

承蒙您一直以來的照顧。
(いつもお世話になっております。)

結尾:

無論如何,請多指教。
(何とぞよろしくお願いいたします。)

敬請通知。
(ご一報くださいようお願い申し上げます。)

特此致謝。
(まずはお礼まで。)

緩衝語氣詞:

不好意思,百忙之中打擾您。
(お忙しいところ大変申し訳ありませんが、)

方便的話…
(よろしければ…)

保險起見,
(念のため、)

衷心感到遺憾,
(誠に遺憾ながら、)

我們也非常為難。
(大変心苦しいのですが。)

雖然日文與中文的用詞可能有些差異,但若能把握寫信要點,並善用這些日本上班族最愛句型,絕對能讓你寫出一封更專業、有品質的電子郵件!

本文部分內容經授權取材自EZ叢書館 《日本職場案內100則》

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