1分鐘能完成的事,超乎想像的多!日本創業家的1分鐘高效工作術

2016-09-26 10:32

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經常覺得工作做不完、加班加到半夜感覺還是沒完沒了?和上司下屬溝通不良,工作內容交代不清楚、搞得整個部門沒效率沒業績?別再怪自己怪別人還錯怪水星逆行了!現在開始照著日本知名顧問松尾昭仁的一分鐘高效工作建議,事半功倍、當個聰明班族!

1、花一分鐘去嘗試每一件新工作

當你本來就累積了一堆事要做、上司又不斷地派新的工作下來,被緊湊的時間逼得心煩意亂時,不妨每一樣工作都花個一分鐘起頭,不用做完也沒有關係。事實上,做下去後你會發現比想像中地要順利。腦神經專科醫師表示,萬事起頭難,然而人類大腦裡有一種機制,能讓你在真的開始著手工作後,慢慢地浮上幹勁。

2、花一分鐘分類你的文件

開始工作前,先將你未處理完的文件和處理完的文件分類,左右分開擺放、直放平放……,任何方式都可以,只要能看出明顯差別就好。藉由分類擺放,不但能讓你親眼看見處理完的工作愈來愈多並且從中獲得成就感,更能讓其他同事或上司來詢問工作進度時,你能更明確且有效率地回答並且安排後續的工作時間。

3、花一分鐘換位思考

當你遇上前所未有的麻煩時,試著從自己的小框框中踏出來一步。

花一分鐘假設自己是上司、比爾蓋茲、松下幸之助……等等成功人士,想像當他們面臨眼前的大麻煩時,他們會如何應對。

平時在接收各式資訊時,就要有「假設自己是……」的習慣,這樣在麻煩來臨時你才能夠設身處地地思考、甚至是迸出跳脫既有思考模式的新點子。

4、花一分鐘將鬧鈴提早三十分鐘

即便調鬧鐘根本不用一分鐘,這個動作卻能讓你工作起來更游刃有餘。

想像今天是在便利商店之中,一個穿著打扮整齊,悠悠哉哉地挑選早餐三明治的人,和一個慌慌張張衝進店內,明顯是睡過頭,頭髮翹著不說,領帶甚至還來不及繫,隨便抓了一個麵包就往收銀檯擠的人,你覺得哪一個會是成功的商務人士呢?至少我們都對於一個成功的商務人士擁有不會凡事都匆匆忙忙踩死線,或是上班時蓬頭垢面還差點遲到的印象吧!

再換個角度來想,提早三十分鐘進公司的人即便準時準點下班回家上司通常不會說甚麼,然而換做那些踩著點進公司的人,上司只會覺得你怎麼那麼早走、工作到底做完沒?

5、花一分鐘決定工作的優先順序

史帝芬柯維將工作分為四類:

第一順位:緊急且重要的事情
第二順位:不急但重要的事情
第三順位:緊急但不重要的事情
第四順位:不重要也不緊急的事情

又緊急又重要的工作你當然要率先、並且拚盡全力全完成;相反地,像是美其名「溝通交流」實際上是喝咖啡聊是非的這些「事情」,也理所當然地該被捨棄。

必須注意的是那些不急但是重要的工作,他們通常是非常重要,但是期限可能沒有那麼近、而我們的惰性可能會讓我們一不小心一拖再拖,最後壓死線,進而讓他惡化成第一順位的工作;而緊急但不重要的事情,通常指的是客戶請你回信或是回電等等,這之中有不少其實看似很重要,但有可能只不過是一些無聊的交際應酬罷了。

而不及但重要的工作還可以分為「能夠交付給別人去做」以及「必須親自完成」這兩種,如果可以交付給別人去做,也要注意截止期限,例如五天後要繳交的報告書,建議在交付給別人做時先告知對方為三天後就要繳交,如此即便對方來不及完成,你也還有兩天的時間可以來做調整。

6、花一分鐘寫待辦清單

在辦公桌上放一本行事曆,每天下班前寫下明天的待辦事項,以及當天沒做完隔天要繼續做的事情。隔天早上到公司的第一件事就是瀏覽待辦清單,並且補足之後想到的新事項。這麼做的用意在於減少「忘記做」的發生,而完成一項工作時就用紅筆將條目劃掉的瞬間,也會很有成就感的啊。

7、花一分鐘清楚了解目的再行動

當上司指派工作下來時,與其急著開始動手,不如先花時間了解目的。

例如當上司讓你複印文件時,不妨花個一分鐘向上司了解這份文件是要用部門內部開會用?還是是要派發給客戶用?不同目的可能會需要不同的處理方式,即便可能會被上司當作問題很多,但是像這樣「謹慎思考後再行動」的習慣,久而久之也會讓上司反而對你刮目相看。

8、花一分鐘寫筆記本紀錄

商務人士經常需要寫行事曆或是記事本,然而在筆記這些重要事項之上,頂多花一分鐘來紀錄就夠了。

善用縮寫與記號,讓記事本簡單明瞭,把握「簡單、整齊、單純」的原則,筆記本是給你一個人看得,不是要傳閱全公司,何必花一堆時間寫成詞藻華麗又精美的萬言書呢?

只要從緊湊的時間裡面抽出這幾分鐘,你就能夠以更短的時間、更少的力氣來完成一樣工作。從今天起就試著改善你的工作計畫,找到屬於你的工作方法吧!

本文經授權取材自時報出版《1分鐘高效工作術:6種一分鐘思維與71項實戰心法,讓你工作提速、業績超標、下班準時!》

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