首頁 風生活 學校不教,但你一定要會的email信件格式禮儀!超基本、能做好印象就會大加分
學校不教,但你一定要會的email信件格式禮儀!超基本、能做好印象就會大加分 這些寫信小撇步看似基本,但能好好做到就會讓人對你的印象大加分!(圖/Pixabay)
一封信件的好壞,能讓合作夥伴上天堂或者入地獄,你的信件總是像封萬言書,又或者沒頭沒尾讓人摸不著頭緒嗎?八個書信禮儀的訣竅,讓我們一起從信件開始,展現專業的職場態度!
最近收到一封信,大約是這樣的內容:「我們公司想要拓展某方面的業務,我們公司一直以來在市場上致力推廣⋯⋯(文長後略),想知道找你合作報價多少?」後面就沒了,連自己的名字都沒有介紹,因此看完後我只好婉拒了;或許你也收過這樣的信件,又或者可能曾經不小心犯過這樣的錯誤,一封落落長的信件,得在字裡行間找重點,信件禮儀的缺乏,又讓人看了有些難受?
信件禮儀可能影響一次合作機會的成功與否,亦可能因此多一位朋友,或是讓自己的專業度提升 ,因此人人都應該學會怎樣寫商業書信,接下來我會將一份完整的商務郵件切成幾個環節,手把手的教你怎樣才能寫出一封好的郵件!
一. 請在信件「主旨」就把話講完 簡單扼要的信件主旨,除了能幫對方節省時間,一看標題就知道寄信的目的,還能吸引對方在茫忙的信海中注意到你的郵件;舉一個非常鮮明的例子:求職信。通常 HR 的信箱打開來幾乎都是一片人力銀行的自動轉寄信,如果要在其中脫穎而出,只要在標題下點功夫:
看出差別了吧!與人力銀行截然不同的格式寫法,開頭先註明來信者是誰、並直接指名應徵對方公司某項職位,表明自己的「來意」,最後的殺招是:「感謝您撥冗閱讀」這幾個字格外有禮貌,給人的感覺比我家樓下早餐店的大嬸還要親切,害我都想跟你點份火腿蛋加大冰奶了。
二. 視彼此交情,信件開頭調整稱謂與問候 首先開頭別再 Dear 來 Dear 去了,問候語的選定可視「親密度」來使用(而且 Dear 其實有點「老套」了),可以的話請直接稱對方的「最高職銜」並加上簡單問候語「您好」即可,例如:江校長您好、林老師您好。
如果跟對方的關係夠好、或是對方是平輩,在開頭可改成「Hi」,例如:「Hi 小蛙老師!」但如果彼此已經非常熟了,甚至是很親切的合作關係與交情,可以用「Hey!」也沒問題的;上次有位老師回信給我,就直接以:「Hey 子威!」作為開頭,整個親切到爆表啊!
三. 寫信時不拖泥帶水,且明確分段,結尾再次提示目的 開頭第一段請先講完重點,對方如果很忙,看第一段就知道這封信跟他有什麼關係,例如要交代什麼、要請他幫忙連繫誰、要索取什麼東西;千萬別寫的落落長,盡量在三段內就講完所有的事,也可以參考推特的字數上限設計,每段盡量不要超過 140 個字,因為寫 E-mail 不是寫文章,真的有很多事要交代,就直接打個電話吧!
如果不得已得用郵件交代多項任務或話題,請一定要「分段」明確,建議在每個段落前用「粗體」加上放大 2 個字級做成「小標題」,這樣協助讀者在看信時眼睛能夠短暫的休息,算是貼心舉動。
最後一段結尾可以感謝對方撥冗閱讀,並再次提醒對方寄信的「目的」,例如通常我與老師的邀訪信件最末段會像這樣:
上述資料供老師參考,感謝您撥冗閱讀此信!最後也再次向您詢問,是否願意接受專訪?期待您的回覆,祝您有美好的一天!
四. 注意「表情符號」與「標點符號」的使用 正式商業信件盡量少用「表情符號」,表情符號的使用並不會讓人覺得你很萌,反而會給人不太正經的印象,要記得 E-mail 不是在聊 LINE,主要是「交代重要事物」與「交換資訊」的溝通方式;當然如果雙方很熟的話,能視情況用些「~、^^、XD」的表情符號,但拜託別用到這種:ヾ("´∀`")ノ
另外寫信時,顧及文字專業性,建議用「中文全形」標點符號,不要一下半形逗號、一下全形逗號,全形標點符號有助於閱讀的順暢感,字跟字之間的間距會相當平衡的分開。
如果想要強調內文重點,可以適當的用「紅色」或「暗橙色」標示出來,但別通篇都紅吱吱(是在寫血書嗎?),一封信盡量維持兩種顏色就好;另外這不是色盲測試,信件一定是白底,所以請避免用一些極難辨識的「亮黃色」、「粉紅色」。
五. 附件別疏忽檔名跟壓縮 從郵件的「附件檔案」有時候會透露一個人對工作的細心程度,例如檔案名稱,通常有些人在寄求職信應徵的時候,如果有作品集會疏忽掉替作品命名,一串附件都是「未命名 1.jpg」、「未命名 2.jpg」、「未命名 3.jpg」,這樣很難分清楚哪件才是最重要的作品。
取名也是非常有學問的,如果之間已經傳遞過一份文件,再次寄送的時候請寄得在同一份檔案名稱,加上新的「日期」或「修改版本」,盡量別讓兩份文件名稱相似或相同,不然對方下載後會難以辨識第一版、第二版,還得兩份都打開來檢查,再次重申「請尊重閱讀者的時間」。
最後要注意郵件的檔案夾帶上限,過大或過多的檔案記得要「壓縮」或「轉檔」,例如作品集是很多份 jpg、png 圖檔,我建議直接轉成一份 PDF 檔,別一張一張這樣夾帶寄送,盡量讓對方按一次「下載」就行了;如果作品真的太多,也可以改用線上「連結」的方式,或是先上傳到「雲端資料夾」在開啟共享,並在信中說明:「由於檔案眾多,方便的話請至線上閱覽,此為我的:作品集連結」貼心一點請把連結也縮網址,不要一串亂碼網址直接貼上來。
六. 記得首次寄信一定要加上「簽名檔」 「簽名檔」會加在郵件中的最下方,用意是留下必要聯絡資訊方便對方將來主動聯繫你,通常會包括:姓名(中/英)、職稱、聯絡電話、分機、E-mail、甚至可以包含公司網站及 Logo;當然如果你的社群很業務導向,希望對方未來能與用通訊軟體即時溝通,在簽名檔附上 FB、LINE ID 也沒問題。
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七. 善用 CC 和 BCC,回覆時也不能疏忽 CC 是「副本(Carbon Copy )」的意思,在寄件時通常除了主要「收件人」外,與這封信有關的人可以填寫在「副本」收件人欄位,例如主管、部門同事、或是對方有兩位以上的項目負責人;當對方按下「回覆所有人」時,郵件會自動傳送一封副本郵件給所有 CC 成員,讓相關人士都知道你們聯絡的內容、處理的時間與進度。
因此如果你回信時,看到對方有 CC 他的主管、同事,請記得務必選「回覆所有人」,這是基本的回信禮節,因為對方既然會 CC,就代表他希望讓自己的主管、同事也知道進度如何,如果只用單一「回覆」,他就得再「轉寄」一次郵件給主管。
而 BCC 則是「密件副本(Blind Carbon Copy)」的意思,這與 CC 不同,主要「收件人」不會知道你也將這封信也傳給了誰,可以確保其他人的郵件地址不外流,但又能通知主管「已跟對方聯繫了」;因此 BCC 大多適合用在講座、研討會的「多人事前通知」上,避免把彼此不認識的人的郵件地址通通流出去了。
八. 最後提點,發信前請一定要最終確認 當上面每一個環節都完成了,最後按下「傳送」前建議再把信從頭到尾看一遍,除了檢查錯字外,也試著自己親口唸一遍,如果發現太冗長、或是唸得不順會吃螺絲,就請把拗口的地方刪減一下。
尤其要注意「檔案附件」是否真的夾帶完成,最常疏忽的是忘記加上附件,卻在信件中說:「請參閱附件」之後還得重寄一封就尷尬了!
永遠要記得尊重閱讀者的時間,好的信件絕對能讓對方感受到你的認真及專業,對方看完一封非常用心又言簡意賅的郵件,一定會覺得跟你合作是件安心、毫無壓力的事!
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觀點投書:老人驅車上路議題值得討論 緊急狀況油門誤當煞車踩,交通事故新聞頻傳,它比不踩煞自然撞還嚴重,類似重力加速度「跳樓壓死賣燒肉粽」,這是衝力加速度,撞毀物體車毀人平安還好,撞人造成傷亡就很不OK,筆者沒歧視老年及女性之意,但這類車禍肇事通常婦女或老頭子駕駛人居多〈酒駕與疲勞駕駛也會〉,前者容易因驚慌而失措,後者身體機能退化致反應較年輕人遲鈍,情急下越處置越糟糕,一個真正會開車的人,絕無可能把油門當煞車,就算左顧右盼兩邊風景或閒聊心不在焉,餘光瞥見狀況,自然反應定是移腳踩煞,瞬間煞住車子,跟膝蓋反射動作一樣,沒原踏板再踩下去道理,除非真的「不太會開車」。
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5千萬顆過期蛋還未銷毀 張啟楷轟農業部:花了人民多少納稅錢? 農業部去年為因應台灣缺蛋情況,從巴西進口1.5億餘顆雞蛋,但卻有逾5千萬顆雞蛋過期,面臨被銷毀的命運,不過這5千萬顆雞蛋至今都還未銷毀。對此,民眾黨立委張啟楷今(4)日在質詢時提問為何過期蛋還未銷毀?農業部代理部長陳駿季則回應,已公開招標,完成後會在120天內完成銷毀。
融資公司成影子銀行 黃珊珊舉「山道猴子」悲歌:金管會不管誰來管? 民眾黨立委黃珊珊今(4)日首度在財政委員會質詢,指網路影片「山道猴子的一生」影片爆紅,點出民間融資借貸的可怕與悲劇,但目前融資公司並未在金管會的管轄範圍內,因此光北市融資金額就高達7253億,應收帳款高達1兆。黃珊珊向金管會主委黃天牧質詢時提出,由於融資金額過高,所以至少要比照虛擬資產業者做洗防聲明,以及金管會需要做最低程度的納管。
爆足協逼國家隊女足簽不平等條約 球評石明謹轟:根本是鬼故事 足球資深球評、代表民進黨參選不分區立委的石明謹今(4)日在臉書發文表示,中華民國足球協會簽了一份「不平等條約」,內容提到足協為甲方,國家隊女足球員為乙方,並宣稱球員不得與第三方之個人、企業、球隊、運動聯盟、國家代表隊等提供相同、相關或類似之服務,且要加入足球俱樂部,還必須要協會同意,石明謹對此痛批離譜,還形容這根本是「鬼故事」。
期待春燕成群飛來!群創三大動能吹散烏雲,不排除減資退還股東現金 面板大廠群創光電(3481)今(4)日首次攜手旗下「小金雞」睿生光電(6861)舉辦集團實體法說會,在積極深化非顯示器領域布局之下,醫療、車用、先進封裝三大動能迎東風,吹散地緣政治風險與市況烏雲,期待看見成群春燕、轉虧為盈,雖然去年虧損無法配發股利,但不排除以減資的方式退還股東現金。
營造友善育兒環境 員林市立重劃區幼兒園動土 彰化縣員林市立重劃區幼兒園今(4)日上午於員林兒6公園舉行動土典禮,彰化副縣長林田富代表縣長王惠美、教育部國教署專門委員王怡婷、員林市長游振雄共同主持祈福儀式並與地方仕紳一同動鏟;林副縣長表示,如何減輕年輕人育兒的負擔,是政府施政重點,非常感謝教育部及員林市公所、議員、代表共同支持,讓幼兒園能夠順利動土,期許未來成為幼兒專屬學習天地,營造友善育兒環境,讓幼兒快樂學習、健康成長,也提供社區民眾一個優質的戶外活動場域。
新加坡朝陽學校到南投交流 表演成亮點、結交新好友 疫情解除管制後,南投縣政府積極拓展國際觀光交流,去年遠赴新加坡行銷獲回響,新加坡朝陽學校46位師生3月2日到4日選擇台灣國際旅遊,抵台後直奔南投,先後參加小半天風景區「竹夢森活節」表演,並到民和國中與濁岸合唱團交流,不僅帶來的天籟之音合唱及精彩舞蹈博得滿堂彩,更與多是布農族原住民的民和國中孩子熱絡融洽互動,兩校學童短暫相逢觸發燦爛火花,臨別時個個都流露出不捨之情。
汁多香甜「黃金果」盛產季 2024太平枇杷節系列活動熱鬧啟動 3月正值太平枇杷盛產季節,為讓民眾更認識產期短又嬌貴的枇杷,台中市政府農業局輔導太平區公所於今(4)日上午10時30分在大湖桶枇杷園舉辦「2024太平枇杷節活動記者會」,正式向市民宣告:果實色澤金黃、質地細膩又多汁的太平枇杷上市了,歡迎愛吃枇杷的民眾吃在地、食當季,把握當令時節購買。
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日本小松、廣島大學參訪新北 感謝臺灣賑濟能登地震並強化雙方防救災經驗交流 近年來國際間重大災害頻傳,新北市政府為善盡地球村一份子的責任,秉持著不分妳我、救災無國界的精神,積極支援國內、外救災工作,曾參與日本311大地震、臺南震災、花蓮震災等重大災難搶救;對於災害防救工作也運用最新的智能科技精進擴充市府災害應變中心軟硬體功能,以因應各項災害事故並迅速有效率地處置各項狀況
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重現天際線!舊九如橋提前拆除 新橋建設以人為本的友善通行環境 高雄鐵路地下化後,原跨越鐵路的10座陸橋及2座地下道,陸續拆除或填平,恢復成平面道路,最後一座九如橋,也於112年11月26日由高雄市長陳其邁主持祈福動工典禮正式拆除。原預定4個月拆除完成,在施工團隊加派人員機具及市府相關單位齊心努力下,提早至兩個半月將舊九如橋立體橋梁設施、跨愛河段搭設構台、河中構造物,於2月7日全數拆除完成,重現視線開闊明朗的都市天際線。未來嶄新的九如橋預定115年完成,設計理念將秉持以人為本、友善通行。
竹市低碳建築市民活動中心啟用!高虹安:社區、學校共好新典範 新竹市首座低碳建築市民活動中心完工!新竹市政府去年積極與各界溝通協調、趕進各類工項,抵抗大環境缺工缺料影響,挹注逾2,800萬元經費新建「建華市民活動中心」,今(4)日落成啟用。市長高虹安表示,每次的開工、啟用,都代表市政往前邁進一步,建華市民活動中心是當地里民眾所期盼的公共建設,市府團隊傾聽民意、活化校地空間,幾經努力下終於完工啟用,讓市民朋友享有更優質的休閒活動場域。
保欣公司未主動通報檢驗異常辣椒粉並回收 新北市府:重罰200萬元! 新北市衛生局1日配合檢調執行搜索保欣公司,發現保欣公司進口中國辣椒粉供應下游後,有下游業者自主將該辣椒粉送驗檢出蘇丹紅3號不合格,並退回保欣公司,保欣公司明知該批辣椒粉不合格卻未通知其他下游通路商辦理下架回收事宜,也未主動通報衛生單位,直到本次事件爆發,不但影響自身商譽,亦牽連其他品牌,明明可提早預防事件發生卻無視該警告,嚴重忽視身為食品業者應盡之責任。針對保欣公司已違反食安法第7條第5項規定:「食品業者於發現產品有危害衛生安全之虞時,應即主動停止製造、加工、販賣及辦理回收,並通報直轄市、縣(市)主管機關」,新北市政府將依法重罰新臺幣200萬元。
慶國際婦女節!「新北女力綻放藝術饗宴」3/8-3/10新北市民廣場登場 3月8日是一年一度的國際婦女節,在這個專屬於女性的節日,新北市政府於3月8日(五)至3月10日(日)在新北市政府市民廣場,將舉辦「新北女力綻放藝術饗宴」活動與市民朋友一起歡度婦女節,邀請新北市交響樂團以及眾多天后級歌手:官靈芝、許景淳、金智娟、趙詠華、李翊君、王彩樺、梁舒涵及温嵐等重量級演唱會卡司,帶來美聲及動感的精采演出!