如果不得已得用郵件交代多項任務或話題，請一定要「分段」明確，建議在每個段落前用「粗體」加上放大 2 個字級做成「小標題」，這樣協助讀者在看信時眼睛能夠短暫的休息，算是貼心舉動。
時時都要注意尊重閱讀者的時間，盡量用精簡的文字來敘述事情，不要使用過多的形容詞、語助詞、或是描述太多故事背景，誇張到像寫文情並茂的情書就太過頭了。
最後一段結尾可以感謝對方撥冗閱讀，並再次提醒對方寄信的「目的」，例如通常我與老師的邀訪信件最末段會像這樣：
上述資料供老師參考，感謝您撥冗閱讀此信！最後也再次向您詢問，是否願意接受專訪？期待您的回覆，祝您有美好的一天！
四. 注意「表情符號」與「標點符號」的使用
正式商業信件盡量少用「表情符號」，表情符號的使用並不會讓人覺得你很萌，反而會給人不太正經的印象，要記得 E-mail 不是在聊 LINE，主要是「交代重要事物」與「交換資訊」的溝通方式；當然如果雙方很熟的話，能視情況用些「～、^^、XD」的表情符號，但拜託別用到這種：ヾ("´∀｀")ﾉ
另外寫信時，顧及文字專業性，建議用「中文全形」標點符號，不要一下半形逗號、一下全形逗號，全形標點符號有助於閱讀的順暢感，字跟字之間的間距會相當平衡的分開。
如果想要強調內文重點，可以適當的用「紅色」或「暗橙色」標示出來，但別通篇都紅吱吱（是在寫血書嗎？），一封信盡量維持兩種顏色就好；另外這不是色盲測試，信件一定是白底，所以請避免用一些極難辨識的「亮黃色」、「粉紅色」。
五. 附件別疏忽檔名跟壓縮
從郵件的「附件檔案」有時候會透露一個人對工作的細心程度，例如檔案名稱，通常有些人在寄求職信應徵的時候，如果有作品集會疏忽掉替作品命名，一串附件都是「未命名 1.jpg」、「未命名 2.jpg」、「未命名 3.jpg」，這樣很難分清楚哪件才是最重要的作品。
取名也是非常有學問的，如果之間已經傳遞過一份文件，再次寄送的時候請寄得在同一份檔案名稱，加上新的「日期」或「修改版本」，盡量別讓兩份文件名稱相似或相同，不然對方下載後會難以辨識第一版、第二版，還得兩份都打開來檢查，再次重申「請尊重閱讀者的時間」。
最後要注意郵件的檔案夾帶上限，過大或過多的檔案記得要「壓縮」或「轉檔」，例如作品集是很多份 jpg、png 圖檔，我建議直接轉成一份 PDF 檔，別一張一張這樣夾帶寄送，盡量讓對方按一次「下載」就行了；如果作品真的太多，也可以改用線上「連結」的方式，或是先上傳到「雲端資料夾」在開啟共享，並在信中說明：「由於檔案眾多，方便的話請至線上閱覽，此為我的：作品集連結」貼心一點請把連結也縮網址，不要一串亂碼網址直接貼上來。
