如何寫出一封讓人清楚、易懂的Email?寫作專家傳授3重點,每個上班族都該懂

2021-02-01 15:59

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電子郵件書寫的方式大有學問!(圖/取自unsplash)

電子郵件書寫的方式大有學問!(圖/取自unsplash)

隨著電子郵件的發展,透過文章與他人交流變得越來越便利了。與親筆書寫一封信所需要的時間相比,使用電子郵件寫一封信要來得輕鬆多了。這是為什麼呢?首先,是因為不用太講究文章的完成度也沒有關係。把自己想不透徹的事情,透過詢問對方的方式,來獲得相關知識,從與對方一來一往的問答中,就能夠一起決定某一件事。文章的表達方式與過往書信相比,也因為非常近似於口頭用語,因此給人一種平易近人的感覺。

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然而,這同時也有陷阱在裡頭。「簡單輕鬆就可以」,「不等於即使難懂也沒關係」。

一旦鬆懈了書寫文章時該有的警戒心,這篇文章對讀者來說,將變得難以理解。

而電子郵件最大的問題,便出在將這類型的文章大量且頻繁地使用在雙方一來一往的通信對話中。

郵件的基本原則是「讓人理解」。不論是短短數行的文字、書寫好幾頁的內容、官方回答、個人信件等,這個原則都不會改變。

在這邊,跟各位介紹如何寫出「讓人理解」的郵件的祕訣,請牢記於心。

郵件就像「蹺蹺板」

你是否也曾有過這種經驗:明明不是什麼太困難的內容,但是收到的郵件卻讓人丈二金剛摸不著頭腦。這封信讓人難以理解的原因,究竟是什麼呢?

決定文章是否好理解的關鍵因素,就在於文章作者是否有進行「思考」這件事。「思考」,其實是一件很麻煩的工作。寫出讓人難以理解的文章的人,他們把兩件事搞混了,亦即「輕鬆地書寫文章」與「不思考就寫文章」這兩件事。如果寫文章的人省略掉思考的步驟,只會讓對方看不懂文章內容導致難以理解,不過,相反地,寫文章的人確實做到思考這一步的話,就能夠寫出不造成對方負擔且好懂的文章了。這就好似蹺蹺板一樣。

因此,當一個人寫了一封電子郵件而欠缺思考之時,一定會讓某處的某人傷透腦筋,苦惱於「這個人到底想要表達什麼?」「他希望我做哪些事情呢?」的情緒中

那麼,一起來看以下具體的事例。

〈難以理解的郵件 例〉

主旨:「封面的熊」

給越智前輩:

我現在是在出差的地方給您發這封信,目前腦袋裡一片混亂,寫出來的內容可能會變得讓人難以理解。

那個正在進行的企劃案,我覺得有點不太行。我去拜訪客戶,首先他們看到了企劃書便提出疑問:「以熊為封面,是不是跟其他公司撞圖了?」

嗯,不過,除了這個以外,整體來說是沒有問題,客戶也都明白,我想那應該不是個太大的問題啦。

另外客戶也提到了費用的部分。設計公司提出指謫說;通常設計案的價格應該要比我們開的價格高出一倍不是嗎?

不過,到了明天,幾乎一切都可以定案。我們公司的預算,一開始就設在比較低的價格對吧? 的確,夏天發行刊物的時候,也有其他的設計公司提出相同的指謫。話雖如此,不過現在預算應該也無法增加了吧,設計師的工作幹勁也會受到預算影響對吧? 這樣的話,不知道還能不能激發出好的創意點子呢?

一不小心就寫得太多了,內容越講越奇怪真是不好意思。不過,檢討公司的預算是未來必須要做的課題對吧?

田中 迷留

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