想成為時間管理大師一點都不難!資深經理人教你5步驟,有效你的提升工作效率

2020-11-24 17:33

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為何時間總是不夠用?其實只要做對這5步驟,就沒有這麼難!(示意圖非本人/すしぱく@pakutaso)

為何時間總是不夠用?其實只要做對這5步驟,就沒有這麼難!(示意圖非本人/すしぱく@pakutaso)

你是否總覺得時間不夠用呢?

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可能在工作上,email幾百封,看都看不完,待辦推積如山;老闆的各種臨時交辦任務接踵而來,根本壓榨;或是為了應付客戶的百百種刁鑽要求,疲於奔命,壓力山大。然後一轉眼,下班時間到了,又得加班。

又或者,回了家,想到體檢報告上的滿滿紅字,覺得要去跑個步;一面尋思,今天午餐時,同事提到的當紅的美劇是不是要Netflix一下;一個回頭,看到書架上堆著好幾本買來卻從未翻開的書,好像該要認真一下。結果最後卻變成滑FB、IG,轉眼又到了睡覺時間。

在這個加速的時代,資訊已經不是稀缺資源,稀缺的是時間和注意力。因此,你需要的不單只是待辦清單或是行事曆那些功能單一的工具,而是需要一套可以統整一切的系統。

今天要談的這本《搞定》,作者大衛‧艾倫是世界知名的時間管理大師,並以他創立的GTD(Getting Things Done)系統聞名於世。而這套系統也是此文要介紹的主題。

此書結構精實,不但詳細講解GTD系統的觀念,更會一步一步帶著讀者建立屬於自己的GTD系統。對時間管理有興趣的讀者絕對不容錯過。

【時間管理要點:守住承諾,擺脫壓力枷鎖】

覺得事情很多,時間不夠做不完,而產生壓力是許多人共同的痛。作者認為,會產生壓力的原因是來自於對做出的承諾管理不當。當承諾的事無法如期完成,這些事就會像鬼魂般,在你大腦飄移、哀號,讓你感到痛苦,而壓力就自然而來。

因此,要管理好承諾,作者認為重點就是要控制所謂開放式迴路。開放式迴路的定義是:拉走你的注意力,但卻還沒決定要如何做的事。像是上面提到的想完成的交辦事項,想追的劇,或想跑的步。

那如何有效因應內心承諾,管理好開放式迴路呢?作者提出3項守則:

1. 捕捉承諾要完成的事,將這些事移到頭腦外的可靠系統中

2. 確實理清承諾要做的事是什麼,決定行動,給出計畫

3. 頻繁檢視系統,組織保存好行動的提示訊息

只要做到這些,就能達到作者所謂「心境如水」的境界,不再被壓力折磨。而接下來要談的GTD時間管理系統就是能帶你修練成功的寶典。

【GTD 5步驟】

1. 捕捉

所謂的捕捉,就是要將所有吸引我們注意力的事項都收集起來,也就是將所有開放迴路都收攏。讓大腦不需要一直分神去擔憂還有什麼事要做,或會不會忘了做。

作者建議從身邊未定位的實體物品出發,像是桌面的便利貼,或是抽屜的未對發票等等。接著,再將腦中的想法也移出來。作者在書中有提供實體檢查步驟和未完成事物的觸發清單,幫助讀者可以掏出所有心想但還未事成的雜事。

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