時間總是不夠用?快看看資深管理師的5大時間管理心法

2018-11-01 16:40

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這一年來我講過好幾次觀於時間管理的topic,以下跟大家分享我自己做時間管理上的五個重要訣竅。

主導自己的行程,別讓別人來決定

1.把工作時間排進行程

某次我在看一個主管的行事曆,我看到他在日曆上註明了週二、三下午跟週五的早上都有個會,我心裡正在想:「看起來還蠻寬鬆的。」,這時候剛好有通電話找他,聽起來對方也是要跟他敲時間,他邊講電話邊看自己的行事曆,最後他說:「星期四上午10點,沒問題,我有空。」,下面這是最後他在行事曆上的行程規劃。

(圖/游舒帆 提供)
 

他掛上電話,我故意調侃他:「你每週的工作就只有這幾項啊?也太幸福了吧,哈哈…」

他回答我:「當然不是啊,我還要趕老闆要的報告,還有另一份業務計劃書要寫,還有一些例行性的工作要做啊。」

我說:「那你怎麼都沒有把這些工作寫在你的行事曆上啊?」

他說:「一般我只會寫要開會的部分。」

我說:「那你的工作應該老是delay,讓你非得加班熬夜才能完成吧?」

他說:「對呀,工作量真的太大了,沒辦法。」

我說:「不是,你剛剛其實有機會好好安排你的工作,但因為你沒有把時間留下來做你該做的事情,所以你明明沒有空,但你卻跟別人說你週四上午有空,這不是你自己害的嗎?」

其實很多人一直在complain自己的工作太多太雜,只能熬夜加班才能做的完,但其實讓你真的瞎忙或者沒有忙在該忙的事情上的不是別人,而是你自己。

時間管理的第一關是先判定哪些要做,第二關是哪些先做,第三關就是排入時間,最容易被大家忽略的就是那些日常工作,或者需要一段時間才能完成的工作。

一個好的工作規劃應該同時考量到每個時段你安排什麼樣的工作,如果老闆要的報告你要花8小時才能完成,業務計畫要花12小時,例行工作則是每天要花1小時,那你應該重新規劃你的時間,當你把你的工作每一項都排進去後(如下圖),你就會發現時間真的滿了,你根本不該答應別人週四早上的會議。

(圖/游舒帆 提供)
 

2.保留一些時間給自己

在最近兩年中,為了讓自己每週可以保留一些時間給自己,我會交代助理把每週二三的下午空下來,這兩個時段如果有人要找我,預設的回答都是已經有安排了,但他仍會把這件事反應給我,由我決定是否要把時間挪做他用。但這個保留時間是重要的,當你一整個禮拜都在開會與忙東忙西時,你會被事情推著走,沒有時間好好思考沉澱,而這兩個下午的時間就是我保留給自己的禮物。

3.拒絕無意義的會議

中高階主管有很多人上班的時間都花在開會上,而且會給自己很多理由說自己應該要參加這些會議,因為你必須要給建議,必須要做主,但就是這樣的想法害了自己,你總會有一堆會議需要參加,有些甚至還設定為每週開,當會議全面排開後你就發現自己的行程完全不是由自己的自由意志來決定,而是由你的部屬,你的協同部門來決定。

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