成為時間的主人
著名的時間四象限，是讓事情分別落入重要又緊急、重要不緊急、緊急但不重要、不緊急也不重要的四個區域。我剛出社會時，經常使用這個方法，也的確幫助我很多，使我對於輕重緩急的掌握度很高。然而，我的職務權責越來越大，事情越來越多，導致超過七成的事項都落在重要又緊急的區塊；我的待辦清單上，每打勾一件、會再冒出兩件，我開始覺得四象限不足以支持我成為時間的主人。
我擔任某零售通路自有品牌的採購經理時，曾為了推出一系列茶飲，參觀十數家飲料工廠。在規劃生產排程時，工廠提出需依據其生產排程下單的要求，我還有點不是滋味，認為供應商不就應該依據買方需求來進行生產嗎？負責窗口向我解釋，每次生產不同內容物時，所有的器械管道都須拆下來清洗，特別是管子彎角處，得用高壓水柱與高壓蒸汽來回處理多次，才能開始生產下一個產品。每回拆卸、清洗、組裝、確認，就要花上四小時；一天若來回拆兩次，就會大大影響產量，雖不是不行，但必須增加成本報價，也就會影響到末端市場售價。
這麼簡單的生產道理，卻深深影響了我。我相信很多人跟我一樣，過著被時間追著跑的生活，該準備的報告還沒動工、該做的溝通省不得、該回的郵件堆積如山；但我很幸運的是，在參觀飲料工廠時，悟出時間管理的精髓：「一次生產一樣東西最高效。」
你得做些什麼，去跟時間打好關係
後來，我把時間與金錢的連動概念加重，發展出「時間預算」來規劃並運用時間，以確保我的時間花在刀口上。因此，永遠在跟時間賽跑的狀態逐漸有了轉變，除了能判斷出輕重緩急，我對於時間的規畫精準度也越來越高。即便不在預期內的事件與對話仍會發生，但我總算能游刃有餘地安然度過所有任務。
這套「時間預算」管理法，無論是在我得支援3個主管的菜鳥助理時期、同時負責超過20個專案的顧問時期，或是帶領250人集團的總經理時期，都是夠用且適用的工具，其中包含「時間塊、防波堤、安可曲」三個元素：
1. 將一週分為十個「時間塊」
據說比爾．蓋茲（Bill Gates）的行事曆是以15分鐘為單位，但是他有助理，我們沒有。我不建議一般人以15分鐘來切割時間，因為錯過行程的機率太高了，突然來一通電話、被老闆叫去問事情，就會讓我們因為無法遵照預定時程，而產生焦慮與沮喪感，最後對時間管理的概念失去信心。經過反覆測試後，我認為塊狀規畫是最佳解法，亦即每半天為一個單位，一週就會有十個「時間塊」。「時間塊」規畫的重點是，盡量在同一個時段內集中進行同樣性質的事，以避免沒有產能的暖機時間。很多公司喜歡在週一開例會，那就讓你的內部會議盡量集中在同一天，上午開部門會議，下午進行一對一會談，或者討論專案相關進度。
