虛擬辦公室的徵才祕訣
許多人懷疑，像我們公司這種遠距工作組織，真的能找到在家工作也依然保持良好表現、並且負責任的工作團隊嗎？這些人通常也會誤以為，自家員工輕輕鬆鬆就能做出同樣程度的調整，以適應在家工作。
事實上，招募遠距工作的員工必須依循特定方法，必須知道如何辨認出適合的人選，進而招募人格特質特別適合在家工作的應徵者。其中的關鍵在於，最高效的遠距工作公司會謹慎評估應徵者的特質，判斷他們是否能在遠距工作時依然保持良好的工作表現和身心健康。
過去有在家工作經驗的應徵者，很有機會成功適應長期遠距工作的模式。我們面試時的確遇過有在家工作經驗的應徵者──不管是全職在家工作，還是一週在家工作一、兩天──也發現他們的確很享受這種模式。然而，在招募人才時，你一定也會請到許多從來沒有在傳統實體辦公室以外工作過的員工，因此你必須辨別這些應徵者身上是否有以往工作經驗未展現出來、但的確符合前文概述的各種人格特質和能力，足以擔負遠距工作的職務。
因此以下為各位讀者列舉面試遠距工作者的題目，並區分為有遠距工作經驗及無遠距工作經驗的兩大類應徵者。
給具備遠距工作經驗應徵者的行為層面提問
1. 遠距工作的彈性為你的生活帶來哪些改變？
2. 你是否曾因為無法實際與工作團隊面對面合作而遭遇困境？你如何應對？
3. 剛開始遠距工作時，你最懷念在實體辦公室的哪些事？
4. 請舉例說明你如何在無法與同事實際見面的情況下依然有效溝通？
5, 你如何避免因為在家工作而覺得與世隔絕或感到疏離？
6. 綜觀以往在家工作的經驗，你最不喜歡哪一點？
給無遠距工作經驗應徵者的行為層面提問
1. 你是否有短時間遠距工作的經驗？不管是在家裡或在旅行途中都算數。
2. 對你來說，在實體辦公室工作最寶貴的是哪些特點？最令你感到挫折的又是什麼？
3. 你在工作以外的生活，是否因為現在的工作時程而無法從事某些活動？
4. 你認為透過遠距工作，能如何改變你目前的生活模式或工作習慣？
請公司員工一起集思廣益，有效率的辨別出如果想在自家公司採行遠距工作模式，並且要於公於私都表現出色，這種人必須具備哪些特質。我們就找了第一次遠距工作、卻發現自己比預期喜歡這種工作模式的員工聊聊；也謹慎分析以往新進遠距員工因為適應不良，最終導致離職的案例，藉此觀察形成這兩種結果的關鍵原因。
當判斷可能錄取的應徵者究竟是否適合自家公司時，有兩個問題特別需要審慎評估：第一、應徵者是否具備在虛擬辦公室工作必備的人格特質？第二、他們是否樂於長期在家工作，並且能夠為此感到充實？
第一個問題與應徵者與生俱來的特質、工作態度有關；第二個問題則是基於應徵者對工作環境的偏好。這兩項因素都會影響應徵者是否能在遠距工作型態下善盡職責，並且與同事合作愉快。招募遠距工作人才時，務必用以下條件來檢視對方是否適合。
遠距工作者必備的工作態度
→自動自發：能夠在無人監督的狀態下持續好好工作。
→自立自強：有能力主動釐清問題、解決困境。
→善盡溝通職責：比起在實體辦公室，在虛擬環境下溝通需要更加小心、更努力確保訊息傳達清楚。能夠用不同方式與他人清楚溝通也善於傾聽的人才大大加分。
→自信：不需要頻繁的在工作成果及決策上獲得肯定，也能持續努力工作。因為遠距工作者無法像在辦公室一樣，時常請上司確認工作表現，因此遠距工作者必須有自信在無人監督的情況下完成日常工作。
→值得信賴：能夠達到公司預期的工作成果，為自己的工作負責，並且願意在成果不盡滿意的情況下承擔責任。
斯馬特同意以上清單中的多數特質。他在ghSMART的工作團隊就完全採取遠距工作模式，所以他不僅經手自家遠距工作團隊大部分的人才招募，也協助公司客戶進行同樣的招募程序。斯馬特發現，能夠自立自強、妥善規劃時間，不需要持續提醒、追蹤就能完成工作的遠距工作者最有機會成功。
「你要找那種積極主動、獨立自主的人才。」斯馬特如此表示。「如果他們曾經遠距工作過，一定要問他們『你以前的表現如何？當時你的目標是什麼？你達到了哪些目標？當初是如何達成目標的？聊聊和你共事的同事吧。』不管再平凡無奇的事都要問清楚。問他們有關在遠距工作環境上班的各種問題，然後好好傾聽他們的回答。」
除了這些最重要的特質以外，各位一定要記得，不是每個人都適合在家工作，也不是所有人都能適應遠距工作所需的調整。你甚至可能會遇到遠距工作時表現良好、有效率，卻依然不喜歡這種工作模式的人，這種人也無法長久待在你們的虛擬辦公室裡。
在遠距工作模式適應良好的員工身上，我們發現一項共通特質：他們都很重視工作的彈性。這些人的人生中有其他重要的事──無論是要照顧小孩、身為運動員、或是熱愛旅遊的旅行家，正是這些事情讓他們樂於脫離辦公室朝九晚五的制式生活型態。對這些人來說，能夠按自己的需求建構工作與生活結合的模式正是首要考量，他們為了獲得這種自主性，因此樂於放棄在實體辦公室工作的傳統生活型態。你問這些人為什麼想要爭取遠距工作機會，工作彈性一定是他們考量的前五項首要原因。對於偏好坐辦公室工作的工作者來說，工作彈性通常不是他們重視的前五大考量因素。
應徵者如果對工作環境有以下偏好，應會樂於接受遠距工作
→喜歡有自主性的工作，並且能夠建立適合自己的工作計畫和工作流程。
→重視工作彈性，希望能夠在世界各地旅遊同時兼顧工作。
→需要彈性工時方便接送小孩的上班族家長，因此希望避免通勤；或想要擁有能花更多時間與家人相處的工作型態。
→身為運動員／表演者，因此有既定的練習規畫或必須參加比賽。
→享受在沒有人打擾、不必分心的情況下潛心工作。
→在工作以外已建立完整的社交生活，因此不需要透過工作進行人際交流
對於寧可在辦公室工作，也並不重視工作彈性的工作者來說，他們在遠距工作公司成功的機會相對就小得多。我們在這個過程中也學到，在徵才時就要積極辨別出那種社交花蝴蝶類型的人──這種人極度外向，而且得待在有其他人的環境才能夠保持一整天的活力，渴望擁有這種高頻率人際互動的員工，長期獨處對他們來說一定會很痛苦。
但這絕對不表示我們公司全都由內向的員工組成──這跟現實情況差得可遠了。雖然大部分的人對於遠距工作都適應良好，但社交花蝴蝶在遠距工作環境下會很辛苦，因為他們失去了本身在工作與生活中最渴望的感受：頻繁的社交互動。所有參與徵才流程的公司成員都必須謹記這一點：不是所有人都可以輕鬆適應並且樂於在家工作。
如果你的公司清楚界定了核心價值，無論應徵者本身到底喜不喜歡這些價值，你都務必評估他們身上是否真的存在這些價值。核心價值就如同基因一樣，對於一個人在某家公司的文化下是否能成功，有著關鍵影響力。舉例來說，我們的核心價值是負責任、卓越與進步以及珍惜所有關係，這就是加速夥伴企業文化的最大原則、行事法則、工作程序，我們的核心價值也與遠距工作必須具備的特質息息相關，特別是負責任這一點。在無法直接與人面對面共事的情況下，你必須確保員工有能力獨立作業，同時帶領公司一步一步往目標邁進，工作時還必須不忘公司的核心價值。長久下來，我們也終於歸納出到底哪些特質的人最有可能在虛擬辦公室如魚得水。
傑夫．斯馬特也支持這種按照公司文化招募員工的策略，他說：「務必把自家公司文化的獨特之處納入招募新員工的計分條件，就是那些自家公司常拿出來講的特點──『雖然其他公司都○○○，但我們要追求×××。』我們得把這些條件都納入考量，確保錄取的新員工符合公司文化。畢竟，招募到不適任的員工，多半問題是出在公司文化而不是技術層面的缺失。」
我們公司遇到的真實情況是，專案經理的職缺雖然占招募員工數量的90%，但每一次開放職缺，我們其實只會正式聘用其中1～2%的應徵者。我們的公司文化及工作風格並不適合所有人，所以我們耗費心力建立人才招募系統，就是為了找出那1～2%可以在公司發光發熱的人才。我們花了將近十年的時間，才順利走到這一步。
這也是為什麼各位一定要好好花時間、誠實評估自家公司文化，並且在必要時做出調整。如果你的公司價值與目標都清楚明確，就更容易釐清即便沒有太多監督，在特定環境下哪些員工也可以有出色表現。管理遠距工作團隊與管理實體辦公室裡的員工最大差異在於，在遠距工作環境下，要碰運氣承擔的風險實在太大，很可能造成無可挽回的後果。搞清楚你的工作團隊到底需要怎麼樣的人才，就能在人力資源管理上做出更聰明的決策，同時打造出更堅實的工作團隊──甚至是在遠距工作模式下也能出類拔萃。
作者介紹
羅伯特．格雷瑟（Robert Glazer）
跨國夥伴行銷代理公司「加速夥伴」(Acceleration Partners)的創辦人兼執行長。加速夥伴是全球規模最大、歷史最悠久的全面遠距工作組織之一。在他的領導下，加速夥伴榮獲許產業及公司文化獎項。羅伯特也連續兩年躋身Glassdoor最佳中小企業執行長的行列，最高曾獲第二名。
他是《華爾街日報》(Wall Street Journal)、《今日美國》(USA Today)專欄作家，也是四本國際級暢銷書的作者。他是播客「人生煉金術」(Elevate Podcast)的主持人，該節目是20多個地區排名前20的創業播客。
他同時是享譽全世界各企業、組織的演講者，《富比士雜誌》(Forbes) 、《Inc.》、《創業家》雜誌的專欄作家。他還透過電子報「每週五讓愛傳出去」(Friday Forward)分享他的想法和見解；這是一份每週五鼓舞人心的時事通訊，已在全球60多個國家擁有超過20萬名個人及企業主讀者。
米克．史隆（Mick Sloan）
「加速夥伴」的領導發展與內容創新經理，是本書的共同作者。他與女友梅瑞迪斯住在美國維吉尼亞州的阿靈頓郡，熱愛跑步、閱讀、聽播客。
本文經授權轉載自遠流出版《WFH在家工作的成功祕訣：美國中小企業最佳CEO教你高效、彈性、具團隊精神的企業競爭新優勢》
責任編輯／郭家宏
