道歉文沒寫好,只會讓人越看越火大!專家:正確誠懇的道歉文該符合這三大原則

2021-01-22 15:07

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道歉信原來也有值得學習之處。(圖/TBS官網)

道歉信原來也有值得學習之處。(圖/TBS官網)

懂得彎腰,站得更高

「領導者的工作,就是在該做決定時做決定,該道歉時就道歉」,這是我還在企業服務的時候,當時調職的同事所留下的一段話。

如果想要帶領團隊做事的話,先決條件應該是要具備決斷力與道歉的才能。

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沒有任何一個人不會犯錯。當你想要獨特的生活風格、當你責任範圍增加的時候等,未來要遇到道歉的機會只會越來越增加。不論是工作或私底下,道歉的才能可說是每個社會人士都必須具備的能力。在此章節將要告訴各位,如何寫出規規矩矩的道歉文。

首先,請看以下這個常見的例子。

 

〈道歉文章例一〉

這次給大家造成困擾,本公司感到非常抱歉。平日在業務上總是盡全力做好每一個小細節,為避免日後不要再發生同樣的錯誤,本公司全體員工將上下一心,在工作崗位上更加倍努力。今後也請繼續給予批評指教,謝謝大家。

龜勝百貨股份有限公司

感覺上好像還是無法讓人釋懷的一篇文章對吧。對方真的有認為自己做錯事了嗎?「全體員工上下一心……」?這種精神喊話式的論調,真的能夠減少未來犯錯機率嗎?

接下來再看看下面這篇文章,希望各位比較一下。

〈道歉文章例二〉

石野真一先生:

這次讓您收到瑕疵商品,在此誠摯地向您說聲抱歉。

聽說這是您要送給小朋友的生日禮物,商品未能讓石野先生與小朋友留下美好回憶,本人對此甚感痛心。

這是賣場負責人也正是我本人的疏失。

我們要求每一位店員,在進行商品包裝前必須先檢查是否有缺漏,或許是我的指令太過簡單,導致此憾事發生。

昨日在檢查商品時,我們徹底要求全體店員做到在客人面前直接確認可能有問題的扣環部分。

隨信附上稀有卡通人氣角色商品作為贈禮,聽說小朋友很喜歡這個卡通人物,因此我們店員努力地去收集到此商品。如果小朋友喜歡的話就太好了。

再一次鄭重地由衷向您致上最深的歉意。

龜勝百貨股份有限公司賣場負責人 加藤陽子

與第一例相比,第二個例子給人的印象全然不同。第一個例子很難用真誠與否的精神論或人際關係去做歸納統整,那種漫不經心的表達方式,對一篇道歉文來說,絕對不會是一個好榜樣。

那麼,這兩個例子之間,究竟有哪些不同之處呢?以下將具體分析其文章機能與結構,讓各位更明確了解道歉文所需要的必要條件。

道歉文的組成架構

第一個例子的文章綱要解析如下:

〈例一的綱要〉

一、道歉

二、內心認為已經確實完成某事

三、今後打算會確實做到

四、未來也請多多指教

雖然這篇文章使用了直截了當的總結方法,但由於毫無修飾,導致結果並不理想,這是一篇很典型的文章作者完全沒有經過思考所寫出來的文章。結尾的「今後也請繼續給予批評指教」,也是很自私自利的想法。

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