報告被嫌沒重點怎麼辦?專家教CRF說話術,再難搞的人你都能快速說服

2023-02-25 17:30
只需套用「架構方法」 便能在職場無往不利的「說話攻略懶人包」!(示意圖/取自photoAC)
只需套用「架構方法」 便能在職場無往不利的「說話攻略懶人包」!(示意圖/取自photoAC)

編案:報告的時候常被說「請說重點」嗎?怎麼讓聽的人能夠耐心的聽完,又能被你的報告給說服呢?CRF說話術,迅速搞定難談的客戶和難搞的主管!

CRF 法( Conclusion、 Reason、 Fact)

關鍵詞句 「結論是...,其根據是...」

使用時機

希望對方接受自己的論點或提議時,使用 CRF 法的效果非常好,尤其建議用於像是搭電梯時,要在只有 30 秒到1 分鐘的極短時間內進行簡報的情況。

STEP 1

先提出自己的論點和提議的「結論( Conclusion)」。(圖/方言文化提供)
先提出自己的論點和提議的「結論( Conclusion)」。(圖/方言文化提供)

STEP 2

 再附上「理由( Reason)」作為結論的根據。(圖/方言文化提供)
再附上「理由( Reason)」作為結論的根據。(圖/方言文化提供)

STEP 3:最後提出支持理由的「事實(Fact)」

解說 簡短表達意見的基本模型

因為能在短時間內讓對方做出回應,所以也是活用於各種工作場合的著名模型。當對方已經準備好聆聽,或者雙方的認知已有共同前提的情況下,這個模型的效果會非常好。

架構步驟的說明

STEP1 

「首先,結論就是...」

提出自己的論點或提議的「結論( Conclusion)」。很重要的一點是,自己的論點和提議(結論)一定要總結成一項,這是因為如果出現多項結論,對方會覺得「⋯⋯所以,結論是什麼?」。容我在此強調一下,請在這個步驟只提出一個結論。

STEP 2 

「 這個理由是因為...」

附上「理由( Reason)」作為支撐結論的根據。經常被他人指出「這不是理由」的人,我認為在這個部分應該還有改善的空間。

舉例來說,有個人跟主管說「我想起用這位藝人來擔綱這次的廣告代言人」,而這個結論的理由如果是「因為我很喜歡他」,對方想必不會接受。但是,如果告訴對方「今年這位藝人的人氣有望快速攀升」,提出「人氣攀升」這種客觀、可供評斷的理由,將有助於成為 Step3 中的事實根據。

STEP3 

「實際上也有資料表明...」

提供「事實根據( Fact)」來支撐自己的理由。比方說,諸如「實際上也發生了...」之類的句子。就算使用真實發生的例子當成「舉例」,那也無妨。

所謂的「事實」,指的是可以舉出證據( evidence)加以佐證的事情。接續前述的例子,如果有人說「在今年上半年,我們對年齡介於二十歲至四十九歲、總共約兩千名的受訪者進行藝人好感度調查,在所有藝人當中,這位藝人進入排行前十名」,那麼這段話就是經過佐證的事實,而「大家應該都相當喜歡這位藝人」之類的說詞無法被認定為事實。

之所以會有這樣的判定,那是因為前者只需看實際的調查結果,就能得到客觀的證據,而後者只不過是傳達者的臆測,在那個時間點並無法被證實。 (相關報導: 已讀不回、不讀不回很失禮?她一句話道出多數人不自覺的禮貌真相,別怪對方難相處 更多文章

架構重點

重點1 一個結論的理由不超過三項

以「一個結論的理由不超過三項」為基準,而一項理由最多只能提出三個具體示例,這是因為多於三個就會超過對方的工作記憶( working memory)。所謂的「工作記憶」,指的是在進行某項工作的同時,暫時保存工作所需之資訊的記憶系統。這裡所說的工作,指的是聆聽說明、閱讀文章、做筆記等活動。目前已知工作記憶的容量是有限的,因此,要盡量將理由和具體示例控制在三個左右,以免壓迫到對方的工作記憶,以至於失去說服力。

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