# 簡報  

迎接2026年開工潮，不少上班族和學生已將「學會AI」列為年度目標。從寫Email、做簡報，到整理會議紀錄與消化海量資料，AI工具正快速改變工作節奏。本文整理9款高實用度AI工具，涵蓋文書處理、資料閱讀、簡報設計與會議轉錄等場景，協助職場人用更少時間完成更多任務。 全能助理與文書處理工具整合 在日常文書與邏輯分析領域，三款生成式AI成為使用率最高的基礎......

賈伯斯是一位出色的表演大師，能精準駕馭舞台，台上的每個動作、示範、影像和投影片，都搭配得天衣無縫，給人一種輕鬆自信、從容不迫的感覺。至少，對觀眾來說，看起來是毫不費力的。其實，賈伯斯的簡報祕訣說穿了就是：花無數小時進行排練。更確切地說，是連續好幾天、長時間反覆地練習。「賈伯斯介紹蘋果的最新產品，就好像是一位新潮又跟緊趨勢的朋友出現在你家客廳，向你展示最新發明......

臨時被叫上台簡報，只剩一小時怎麼辦？別再埋頭整理資料、煩惱排版設計了。只要善用ChatGPT和Gamma這兩個AI工具，從拆解重點到簡報產出，全流程只要30分鐘，就能完成一份拿得出手的簡報。這篇文章一步步帶你操作，從雜亂資訊變成有架構、有設計感的簡報內容，特別適合臨時任務一堆、每天忙翻天的上班族。至早上八點，Bella打卡後走進辦公室，正準備處理今天的工作，......

編按：簡報不只是資訊的傳遞，更是抓住人心的說故事藝術。你是否曾被某場簡報吸引得全神貫注？其實，那些擅長簡報的人，往往懂得運用結構來鋪陳內容，像說一個精彩故事般讓聽眾投入其中。這樣的方式就像是我們熟悉的「起承轉合」，不只常見於電影、漫畫，也能應用在商品推廣。抓住人心的簡報方式擅長簡報的人，會用「主題、危機」的順序說故事。有些人很擅長在一大群人面前發表談話。這種......

筆者常用的簡報製作工具為以下四款，其中又以GoogleSlide為最喜愛的工具，因為其具備「可多人共編」、「全自動備份」、「豐富的主題模板」三項特色；PowerPoint是經典的軟體，功能也非常豐富；Keynote有許多自動排版的功能，很容易排出漂亮的簡報；Canva則是新竄紅的工具，可以建立許多華麗的排版或是動畫，然而有時反而會讓簡報過於花俏，讀者可根據課程屬性來進行挑選。

編按：日本知名Podcast節目《青木毅的提問型業務技巧》，主持人青木毅獨創「提問型業務技巧」，從建立關係、簡報、成交、事後追蹤、轉介的全套銷售流程，傳授業務必修「50個最強提問」秘技，只要問對問題，就能輕鬆開啟客戶怎麼都不願就範的緊閉心扉，導引他們直視心中未知欲望、進而刺激實際行動，給予他們合情合理、買到懷疑自己的花錢理由。

編案：報告的時候常被說「請說重點」嗎？怎麼讓聽的人能夠耐心的聽完，又能被你的報告給說服呢？CRF說話術，迅速搞定難談的客戶和難搞的主管！

本章要談的是「炒熱談話氣氛的方法」。

讀完這篇文章，你可以學到什麼：

BCG所使用的時間分配原則，大致上是以「1張投影片2分鐘」的基礎來計算，由此分配每張投影片所需要囊括的資料量多寡。2分鐘報告完1張投影片只是計算的基礎，一般來說，1份完整的投影片中，必然會包括一些含有關鍵訊息的投影片，以及一些只需要簡單帶過的投影片。在2分鐘內能夠報告完的資訊量，所指的是含有關鍵訊息的投影片，其餘則可以用較少的時間帶過。

各位社會人士，在專業領域中，遇過最大的難題是什麼？「在報告的時候與客戶（/老闆）有代溝」，這個難題，我想大概可以擠進前五名的位置。

台灣抗疫已經超過100天，到5/13為止，也已經連續1個月（31天）本土零確認！（灑花！）。雖然新冠病毒還沒消失之前，或是疫苖還沒開發出來之前，我們大家仍要小心謹慎，維持社安距離，戴好口罩。但台灣從被預估為染疫風險最高的國家，變身為全球抗疫成果最好的國家，除了要感謝全體國民，在抗疫上的配合及努力。

「簡報者應該把心態從認為自己是英雄，改成導師的角色，觀點將隨之改變。這樣你的出發點會轉為謙遜，變成觀眾幕僚的立場。」

大公司跟小公司，到底哪個好？大公司有組織有制度，帶著名片出門走路有風，卻也可能有玻璃天花板，只能當個基層螺絲釘；小公司雖然有人治凌駕法治疑慮，組織卻相對扁平，每個人的貢獻能見度更高，加上頭頂空位尚多，是出人頭地的好跳板。

從小到大，不管是學生時期還是步入職場，相信許多人都使用過PowerPoint簡報軟體，一般印象通常是簡單好上手，輕鬆就能完成簡報，但進階設計可能就得使用Adobe系列的設計軟體。

現在不管是學生、講師、上班族，越來越多機會進行簡報，除了口語表達能力之外，簡報內容與排版能否讓受眾一目了然也是重要的一環。

編按：

使用PowerPoint作為簡報的視覺輔助工具時，要透過編輯作業將螢幕字數縮減到最少。投影片只能作為簡報者的輔助工具，而不是促銷工具。你要觀眾到現場做什麼？是要他們聽你簡報？還是讓他們坐在那裡讀投影片的文字、圖表？

PowerPoint的基本原則是，一張投影片只放一個訊息。但是，死守這個原則的話，很有可能會做到將近一百張投影片。要聽者認真聽完這麼多的報告，還要理解內容、做出正確判斷，並不是件容易的事，因為情報量太過龐大。外商管理顧問公司有個根據目的，將報告資料分成三個種類來製作的訣竅。

PowerPoint是數位時代的紙和筆。而在使用PowerPoint製作簡報資料時，只有一個重點：一行文字精簡呈現該投影片的重點

從邀請函的發布、每個新品的出場到結尾歌手的傾情表演。蘋果發布會似乎都是一場精心設計的「舞台劇」，吸引著台下的觀眾跟著它們的節奏，聽它們講故事。假如把蘋果發布會比擬成舞台劇的話，那麼貫穿全場的Keynote就是它們的劇本。

今年年底，Apple和Google先後發表了最新一代的產品。而每次發表會上，消費者除了期待各種酷炫的新功能，身為觀眾，我們也能從發表會的流程、內容學到許多在職場上為自己加值的技巧。所謂「內行看門道、外行看熱鬧」，創新拿鐵從Google、Apple和Amazon學到了3個簡報技巧，分享給讀者一起學習。

對許多人而言，用PowerPoint做列點式的簡報是開會及報告時必備的工具，但全球規模最大的電商之一Amazon的創辦人兼執行長傑佛瑞．貝佐斯（JeffreyBezos）在日前發表的2018年公開信中卻再次重申他在開會時禁止員工使用PowerPoint做簡報，並建議其他企業主管，與其在開會時用PowerPoint列點的方式報告重點內容，不如改用「敘事結構」更有效率。他要求員工在開會時先利用30分鐘的時間閱讀一份包含主旨、完整句子及敘事架構等約6頁的備忘錄，接著所有人再一起討論會議的主題，並表示「這樣的方式比傳統用PowerPoint報告好太多了。」

上個月底，蘋果2018教育發表會發表了針對教育市場的新產品—9.7"newiPad，有趣的是簡報風格重現了賈伯斯(Jobs)早期的簡報樣貌：展演、故事、極簡。

上台報告是大家或多或少都會遇到的狀況，尤其是大學時期，動不動就要小組報告、上台分享。

今天的會議，輪到你上台報告了。你好不容易鼓起勇氣，站在台上講得口沫橫飛，卻發現台下的聽眾不是自顧自地滑手機，就是和隔壁的人交頭接耳。這時候，你就算還不致於懷疑起自己是不是講得太差，至少也會想問問台下的人：「你們到底為什麼不願意打開耳朵，好好聽我講話？」

每星期都跟同一批同事開會，每星期都跟同樣的人聚餐，每星期都跟相同的朋友打高爾夫球。假如你的上班生活是這種情況的話，實在不太能夠期待你的簡報或發表會有多大的進步。

做簡報或發表談話其實就是對話，也是溝通。對方有反應，這場對話才算成立。所以，無論面對什麼樣的對象，都不可能做出完美的簡報／發表。

請各位想想以前在眾人面前說話的樣子。其中有幾次是「如預期般進行」呢？應該是屈指可數吧。還是一次也不曾有過？我年輕的時候，從來不曾有過這樣的經驗。

回想起我年輕的時候，對於說話極度沒有自信，總覺得自己比別人差而抱持著自卑感。正因為如此，我總是努力地虛張聲勢，至少在別人面前的表現得要「看起來很棒」。

工作也好，研究也好，創作也好，對任何人來說，打從一開始就表現出「自己的獨特性」並不容易。我也一樣，在博士論文主題定案前煩惱了很久，花了很長一段時間才決定。跑了圖書館無數次，讀遍各種文獻與論文，卻始終難以決定自己的論文題目。

19歲的佐藤真海過著多彩多姿的生活，每天在東京早稻田大學上課、跑步、游泳，還當啦啦隊，然而有一天，她左腳踝有點痛，檢查之下居然是癌症，幾週內，她截去左腿。

我們曾經在課堂中進行一個實驗，要測出在外商工作、經常使用英文的人，在3分鐘的英文談話裡，出現〝um〞（嗯）或〝uh〞（啊）〝er〞（呃）的頻率有多高。結果出乎人意料之外，連接受測試的人都覺得難以置信，平均數高達19次。除了um／uh之外，還有一些我們不經意在和老外溝通時模仿來的小字，不但阻礙談話的流暢感，也創造一種不專業感。

設計師推出能解決問題、好用又好看的產品，消費者才會埋單；這樣的思維和方法，簡報也適用。你可以學到這些：學會進階的重點強調方法；利用文字補充說明，讓設計平易近人；拿捏適度美化與過度繁複之間的平衡。

開始設計圖解資訊前，你一定要對某些關鍵問題有很清楚的答案。誰是聽眾？你要讓他們知道什麼？做出什麼行動？只有在設計者能夠簡單扼要地回答這些問題後，才能夠選擇出最適合幫忙傳遞訊息的呈現方式。無論是圖解資訊或其他視覺元素，好的資料視覺化絕對不是針對某個主題的資料大雜燴，而是要能說出背後的故事。

不知道妳有沒有這種經驗？熬夜趕工、花了很多心血準備的報告，隔天，到了會議中輪到妳發言，大家全神貫注的聽妳說話，妳想認真說，卻越講越急促、越結巴，不自覺的越來越沒自信、音調越來越弱...，開完會議之後就會懊惱一整天。