為何主管總是聽不懂你的報告?簡報教練親揭成功關鍵,完美表達艱深專業知識

2020-10-21 12:56

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各位社會人士,在專業領域中,遇過最大的難題是什麼?「在報告的時候與客戶(/老闆)有代溝」,這個難題,我想大概可以擠進前五名的位置。

而之所以會有這個情況,最重要的核心問題就是:在報告的時候,你不夠理解簡報的邏輯,以致於無法在客戶(/老闆)面前展現你的價值。

職場上,大多數的人都有許多要務在身,空閒時間相當少,能坐下來聽你的簡報的時間短之又短。

要在如此短的時間內,讓他們明白你說的話、你想表達的事情,是一種專業技能。

這項技能十分重要,但在職場教育訓練中,往往又容易被忽略。

有個人在科技業的高階管理層中打滾多年,深知上層管理者的思維邏輯。後來他自行創業,成為職業講師,發表簡報時面對的聽眾,從職場上的主管、同事與客戶,變成對他的專業抱有疑問的陌生人。

經歷過不同的聽眾類型、面對不同的環境和人群,他為了因應各種狀況,摸索出一套製作簡報的邏輯。

他是簡報教練劉奕酉,他深深相信:不管對上或對下,擁有好的簡報架構,都可以解決你99%的報告煩惱。

(圖/生鮮時書提供)
(圖/生鮮時書提供)

讓對方聽進去你的話,才叫做溝通

簡報就是一種表達的方式,如果你在職場上做不好簡報,那就等於你不懂表達。你不懂表達,就容易被人忽視或低估了你的價值。

社會職場上從不缺專業人士,擁有專業是必然的,但是怎麼讓人懂得你的專業,甚至讓你的上級懂得你的優點,卻是一門困難的學問。

許多專業人士擁有一身好技藝,卻敗在不懂表達自己這一點。

「你或許很專業,但你還要會講話,」一講到這個話題,像是打開劉奕酉的話匣子,他侃侃而談。

「比方說,一個醫生跟你講:『這個手術可能死亡率有20%』,你乍聽之下會覺得:『哇,這代表十個人裡面可能會死兩個人,而我有可能是那兩個人的其中一個』,這就是不會說話的範例。」

他笑笑,又說:「但如果醫生說:『這手術存活率有80%』,那是不是聽上去感覺會不一樣?」

很多人不會懂專業人士心中的思維,他們都是這個專業領域外的「普通人」,這時要暫時放下你的術語或慣用說法,用通俗的語言讓他們理解你的意思。

先建立共同的語言,接著才有理解的可能。

「表達」是一個需要磨練的技巧,即使是現在表達技巧架輕就熟的劉奕酉,曾經也是吃過這方面的虧,才體認到它的重要性。

「我以前也都會覺得,只要在專業方面表現很強,對方應該就可以接受,事實上並沒有。」職場上很多地方,都是先處理心情,再處理事情。

想把事情處理好之前,要先把話說好。

無論是身為講師,還是身為向上層或下級報告內容的人,他以自身經驗呼籲:在表達之前,要先去想你的聽眾是誰

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