為何外商公司能做出打動人心的PowerPoint?內行人曝「3大秘技」新手也能做出超專業簡報

2019-01-03 11:26

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PowerPoint 的基本原則是,一張投影片只放一個訊息。但是,死守這個原則的話,很有可能會做到將近一百張投影片。要聽者認真聽完這麼多的報告,還要理解內容、做出正確判斷,並不是件容易的事,因為情報量太過龐大。外商管理顧問公司有個根據目的,將報告資料分成三個種類來製作的訣竅。

1. 十人以內的會議

在豐田汽車公司,與上司或承辦人做事前討論時,要求的資料內容是以「能否綜觀全體」為優先,並且要求彙整成一張「A3大小」。如果在這時候針對每個部分做細節的說明,就無法掌握整體樣貌,而且容易出錯。

這是因為PowerPoint 就像是連環漫畫。每換一張投影片,前一張投影片的內容,就會在聽者腦中被徹底歸零。因為無法同時針對好幾頁的內容討論出結果,所以要用一張資料來表示。

無法將整體狀況用一張投影片表示的話,將字級調成12或10級也無妨。雖然這樣的字體大小,投影在布幕上會看不清楚,但只要在會議前,先將資料分發給與會者,希望大家看手邊資料時,再口頭引導大家翻閱。

在埃森哲顧問公司中,與承辦人進行細部事前討論時所用的資料,被稱為「毫米資料」,因為文字又小又密密麻麻。但,這種毫米資料不適合用在經營會議的彙報或公司內部的簡報上。

2. 十一人∼五十人的經營會議、內部培訓

簡報的目的不是讓自己說得高興就好。經營會議中,簡報的目的是要讓與會者認同你的提案,並得到批准;在公司內部的簡報,則是向與會者正確地傳達你希望實踐的計畫。其中的訣竅在於,避免讓與會者「讀」PowerPoint。必須針對版面設計多下點工夫,讓你想要傳達的訊息「直接躍入」聽眾的眼簾。

因此,必須精簡資訊量,一張投影片只傳達一個訊息。記得,投影片上的箭頭圖案,乃至線條粗細、用字顏色都有其意義,因此顏色儘量不要太複雜。精簡成兩色(需要強調的地方就用紅色,其他則用黑色)是個簡單又有效的做法。

若想使用大量的圖示、表格、分析圖等物件,以佐證你想傳達的訊息時,不要將物件放在投影資料中,請整理成手邊的附加資料。

一張投影片能傳達的資訊量有限,請將投影片張數減至最少。因為資訊量過多時,會讓人記不住所有重點。想要讓對方點頭認同,就必須讓他們的頭腦中保有留白的空間。在多數的情況下,會議的架構模式都是固定的,此時不妨參考前次會議的資料架構。

3. 五十人以上的演講、研討會

若是超過五十人的演講、研討會等,請將投影片的背景格式設定成黑底或是其他深色。與其使用白色背景加上黑字或紅字,不如直接用黑底白字,更能讓坐在遠處的人一目了然。這跟白板、黑板的道理相同,只要距離稍遠,就很難看清楚白板上的文字;若是使用黑板,從遠處看也很清楚。

演講或研討會上所使用的傳達方式,會因講者而異。過往看過,有些運動選手比較不會使用簡報輔助;有些人會運用大量的照片資料,有些人則是播放影片,每個人的做法都不一樣。但還是有個原則希望大家都能務必遵守。

在人數較多的演講場合時,資料的最末請使用「摘要」作結。將內容整理成最少三項、最多五項的重要訊息,方便台下聽眾銘記在心。請為這些聆聽你分享的人,總結剛剛發表的內容,讓他們能牢牢地記在腦子裡。

結束時摘要總結,可以確實提高聽眾的理解度與接受度,讓你的演講內容從「這場研討會真有趣」變成「這場研討會真有趣,尤其是學到了這三點」。只是,若總結的摘要超過五點,反而讓聽者記不起來,因此最多請不超過五項。

若投影片的張數超過二十張,請在分發的資料中附上空白的紙。參加人數眾多時,台下的聽者很可能是所持立場、知識程度、與會目的都不一樣的人,每個人聽到的重點也不一樣。但印刷投影片的講義,大多空白處太少,這時若能預先準備空白頁面的話,與會者就能自由地做筆記,而聽得更盡興。

只是分發的資料一多,就會有人不專心聽講,直接閱讀資料,開始就自己的理解來解讀內容;有些人是會把演講者的說話內容給全部寫下來。為了讓聽者都能專心聽講,印出關鍵性的投影片頁面就好。只要在開始演講時告訴聽眾:「想要所有資料的人,請之後寫E-mail 來向我索取。現在請先專心聽我說明。」就能讓大家安心地聽講了。

作者簡介|松本利明

人事暨策略顧問/HR Strategy代表/日本人才管理協會(JSHRM)執行長。曾於PwC、美世(Mercer)、埃森哲(Accenture)等大型外商管理顧問公司任職。24年來,成功為600家以上的企業,進行人事改革以及工作效率的提升,許多日商、外商都是其客戶名單。更有親身實踐其職場工作術,以8年時間從基層員工躍升至經理級主管的案例。

本文經授權轉載自三采《努力,不如用對力:認真≠績效,精準做重點才是贏家!
責任編輯/陳憶慈

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