PowerPoint 的基本原則是，一張投影片只放一個訊息。但是，死守這個原則的話，很有可能會做到將近一百張投影片。要聽者認真聽完這麼多的報告，還要理解內容、做出正確判斷，並不是件容易的事，因為情報量太過龐大。外商管理顧問公司有個根據目的，將報告資料分成三個種類來製作的訣竅。
1. 十人以內的會議
在豐田汽車公司，與上司或承辦人做事前討論時，要求的資料內容是以「能否綜觀全體」為優先，並且要求彙整成一張「A3大小」。如果在這時候針對每個部分做細節的說明，就無法掌握整體樣貌，而且容易出錯。
這是因為PowerPoint 就像是連環漫畫。每換一張投影片，前一張投影片的內容，就會在聽者腦中被徹底歸零。因為無法同時針對好幾頁的內容討論出結果，所以要用一張資料來表示。
無法將整體狀況用一張投影片表示的話，將字級調成12或10級也無妨。雖然這樣的字體大小，投影在布幕上會看不清楚，但只要在會議前，先將資料分發給與會者，希望大家看手邊資料時，再口頭引導大家翻閱。
在埃森哲顧問公司中，與承辦人進行細部事前討論時所用的資料，被稱為「毫米資料」，因為文字又小又密密麻麻。但，這種毫米資料不適合用在經營會議的彙報或公司內部的簡報上。
2. 十一人∼五十人的經營會議、內部培訓
簡報的目的不是讓自己說得高興就好。經營會議中，簡報的目的是要讓與會者認同你的提案，並得到批准；在公司內部的簡報，則是向與會者正確地傳達你希望實踐的計畫。其中的訣竅在於，避免讓與會者「讀」PowerPoint。必須針對版面設計多下點工夫，讓你想要傳達的訊息「直接躍入」聽眾的眼簾。
因此，必須精簡資訊量，一張投影片只傳達一個訊息。記得，投影片上的箭頭圖案，乃至線條粗細、用字顏色都有其意義，因此顏色儘量不要太複雜。精簡成兩色（需要強調的地方就用紅色，其他則用黑色）是個簡單又有效的做法。
若想使用大量的圖示、表格、分析圖等物件，以佐證你想傳達的訊息時，不要將物件放在投影資料中，請整理成手邊的附加資料。
一張投影片能傳達的資訊量有限，請將投影片張數減至最少。因為資訊量過多時，會讓人記不住所有重點。想要讓對方點頭認同，就必須讓他們的頭腦中保有留白的空間。在多數的情況下，會議的架構模式都是固定的，此時不妨參考前次會議的資料架構。
3. 五十人以上的演講、研討會
若是超過五十人的演講、研討會等，請將投影片的背景格式設定成黑底或是其他深色。與其使用白色背景加上黑字或紅字，不如直接用黑底白字，更能讓坐在遠處的人一目了然。這跟白板、黑板的道理相同，只要距離稍遠，就很難看清楚白板上的文字；若是使用黑板，從遠處看也很清楚。
演講或研討會上所使用的傳達方式，會因講者而異。過往看過，有些運動選手比較不會使用簡報輔助；有些人會運用大量的照片資料，有些人則是播放影片，每個人的做法都不一樣。但還是有個原則希望大家都能務必遵守。
在人數較多的演講場合時，資料的最末請使用「摘要」作結。將內容整理成最少三項、最多五項的重要訊息，方便台下聽眾銘記在心。請為這些聆聽你分享的人，總結剛剛發表的內容，讓他們能牢牢地記在腦子裡。
結束時摘要總結，可以確實提高聽眾的理解度與接受度，讓你的演講內容從「這場研討會真有趣」變成「這場研討會真有趣，尤其是學到了這三點」。只是，若總結的摘要超過五點，反而讓聽者記不起來，因此最多請不超過五項。
若投影片的張數超過二十張，請在分發的資料中附上空白的紙。參加人數眾多時，台下的聽者很可能是所持立場、知識程度、與會目的都不一樣的人，每個人聽到的重點也不一樣。但印刷投影片的講義，大多空白處太少，這時若能預先準備空白頁面的話，與會者就能自由地做筆記，而聽得更盡興。
只是分發的資料一多，就會有人不專心聽講，直接閱讀資料，開始就自己的理解來解讀內容；有些人是會把演講者的說話內容給全部寫下來。為了讓聽者都能專心聽講，印出關鍵性的投影片頁面就好。只要在開始演講時告訴聽眾：「想要所有資料的人，請之後寫E-mail 來向我索取。現在請先專心聽我說明。」就能讓大家安心地聽講了。
作者簡介｜松本利明
人事暨策略顧問／HR Strategy代表／日本人才管理協會（JSHRM）執行長。曾於PwC、美世（Mercer）、埃森哲（Accenture）等大型外商管理顧問公司任職。24年來，成功為600家以上的企業，進行人事改革以及工作效率的提升，許多日商、外商都是其客戶名單。更有親身實踐其職場工作術，以8年時間從基層員工躍升至經理級主管的案例。
本文經授權轉載自三采《努力，不如用對力：認真≠績效，精準做重點才是贏家！》
責任編輯/陳憶慈
