演講或研討會上所使用的傳達方式，會因講者而異。過往看過，有些運動選手比較不會使用簡報輔助；有些人會運用大量的照片資料，有些人則是播放影片，每個人的做法都不一樣。但還是有個原則希望大家都能務必遵守。
在人數較多的演講場合時，資料的最末請使用「摘要」作結。將內容整理成最少三項、最多五項的重要訊息，方便台下聽眾銘記在心。請為這些聆聽你分享的人，總結剛剛發表的內容，讓他們能牢牢地記在腦子裡。
結束時摘要總結，可以確實提高聽眾的理解度與接受度，讓你的演講內容從「這場研討會真有趣」變成「這場研討會真有趣，尤其是學到了這三點」。只是，若總結的摘要超過五點，反而讓聽者記不起來，因此最多請不超過五項。
若投影片的張數超過二十張，請在分發的資料中附上空白的紙。參加人數眾多時，台下的聽者很可能是所持立場、知識程度、與會目的都不一樣的人，每個人聽到的重點也不一樣。但印刷投影片的講義，大多空白處太少，這時若能預先準備空白頁面的話，與會者就能自由地做筆記，而聽得更盡興。
只是分發的資料一多，就會有人不專心聽講，直接閱讀資料，開始就自己的理解來解讀內容；有些人是會把演講者的說話內容給全部寫下來。為了讓聽者都能專心聽講，印出關鍵性的投影片頁面就好。只要在開始演講時告訴聽眾：「想要所有資料的人，請之後寫E-mail 來向我索取。現在請先專心聽我說明。」就能讓大家安心地聽講了。
作者簡介｜松本利明
人事暨策略顧問／HR Strategy代表／日本人才管理協會（JSHRM）執行長。曾於PwC、美世（Mercer）、埃森哲（Accenture）等大型外商管理顧問公司任職。24年來，成功為600家以上的企業，進行人事改革以及工作效率的提升，許多日商、外商都是其客戶名單。更有親身實踐其職場工作術，以8年時間從基層員工躍升至經理級主管的案例。
本文經授權轉載自三采《努力，不如用對力：認真≠績效，精準做重點才是贏家！》
責任編輯/陳憶慈
