做簡報或發表談話其實就是對話，也是溝通。對方有反應，這場對話才算成立。所以，無論面對什麼樣的對象，都不可能做出完美的簡報／發表。
不過，就算內容的核心部分不變，說話方式或傳達方式也必須依對手的不同而有所調整，這樣就能夠做出帶來明顯效果的簡報／發表。
依對象不同而調整做法，這時最有幫助的是什麼呢？那就是有關對方的資訊，這是做簡報／發表談話時影響對方情緒最強而有力的武器。
不過，只要事前沒有特意蒐集，你就無法取得簡報・發表對象的資訊，也會在沒有任何資訊的情況下硬著頭皮上場。請千萬別遺漏，一定要盡可能地努力蒐集對方的資訊。
對方是理性的人還是感性的人？過去十年之間做過哪些工作？家族成員有哪些？哪個大學哪個科系畢業的？有沒有其他具有特色的故事？
我不是要你透過這些資訊改變提案內容，而是要參考這些資訊調整你的說明方式、重點的排列順序或是選擇開場白、話題等等。
對於理性的對象，首先要非常注意邏輯的整合；對於感性類型的人，與其反覆說明理由，倒不如準備一張道出對方心情的相片。這樣的小技巧出乎意外地有用。
我到代表日本通信業的公司進行電視廣告比稿時，就是這樣的情況。根據業務部傳來的資訊，對方公司握有決定權的人是理工科的博士，名片上也印著「工科博士」。聽了幾項對方的事蹟後，感覺對方好像是天才型的人。雖然我們偶爾會在商場上遇到理工科的超優秀人才，感覺「以邏輯說服是當然的，不過影響對方情感的企劃內容才是正確解答」。
我判斷面對這樣的人，一旦過度強調「邏輯整合」，企劃案就會被視為「平淡無奇」。於是在做簡報時，我方極力強調「感性」的部分。例如，「看到這廣告的人會覺得感動」、「這部ＣＭ會像那部電影一樣，在觀眾心中留下深刻的印象」、「我自己對於成品非常期待」。最後，不顧各強力對手的緊追，我的團隊輕鬆勝出。
如果是對新客戶第一次做簡報，在有限的時間之內熟悉對方的網站是最基本的功課。對方的營業額有多少？公司的規模大小？最近的業績如何？熱銷商品是什麼類型？社長是怎樣的人、會說些什麼話？過去執行過的企劃案都是哪些類型？
透過這些資訊，做簡報時，你就可以用對方容易瞭解的方式說明。例如，「這次提案的內容是根據貴公司的願景所擬定的」、「這次的提案與貴公司平常執行的企劃內容稍有不同，不過也正因如此才更有意義。」
在雙方的言談細節、溝通之中讀取到的資訊等也都能加以運用。
「我想藉著貴公司最近業績高漲的氣勢，把握機會乘勝追擊」，或是「我認為與五年前那項熱銷商品、那件商品具有相同要素」等，在簡報的一問一答之間，也能夠巧妙地將資訊填入「空隙」。
無論是做簡報或發表談話，我一定會事先打聽出席人數以及主要出席者的履歷等資訊。就算是對一百個人演講，我也會事先瞭解工作、年齡層的分布等，藉此改變演講中穿插的小故事。如果廣告界的人比較多，我就照著使用廣告用語，反之，如果廣告界的人較少，我就會詳細說明廣告用語等專有名詞。
最後，在正式上場之前，請務必記得要盡可能地蒐集對方的相關資訊。
本文經授權轉載商周出版《人前不會緊張的37個說話術：輕鬆開口‧不再怯場！提升溝通力，主動出擊的超強說話力！》（原標題：把對方的資訊當成自己強大的武器） （相關報導： 規劃到萬無一失，為何到重要關頭還是出錯？日本大學教授道出每個人都有的盲點… ｜ 更多文章 ）
責任編輯/林安儒
