做簡報要如何戰無不勝?日本大學教授教你這一招,比熬夜背稿有用多了啊!

2017-05-09 15:07

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做簡報或發表談話其實就是對話,也是溝通。對方有反應,這場對話才算成立。所以,無論面對什麼樣的對象,都不可能做出完美的簡報/發表。

不過,就算內容的核心部分不變,說話方式或傳達方式也必須依對手的不同而有所調整,這樣就能夠做出帶來明顯效果的簡報/發表。

依對象不同而調整做法,這時最有幫助的是什麼呢?那就是有關對方的資訊,這是做簡報/發表談話時影響對方情緒最強而有力的武器。

不過,只要事前沒有特意蒐集,你就無法取得簡報・發表對象的資訊,也會在沒有任何資訊的情況下硬著頭皮上場。請千萬別遺漏,一定要盡可能地努力蒐集對方的資訊

對方是理性的人還是感性的人?過去十年之間做過哪些工作?家族成員有哪些?哪個大學哪個科系畢業的?有沒有其他具有特色的故事?

我不是要你透過這些資訊改變提案內容,而是要參考這些資訊調整你的說明方式、重點的排列順序或是選擇開場白、話題等等

對於理性的對象,首先要非常注意邏輯的整合;對於感性類型的人,與其反覆說明理由,倒不如準備一張道出對方心情的相片。這樣的小技巧出乎意外地有用。

我到代表日本通信業的公司進行電視廣告比稿時,就是這樣的情況。根據業務部傳來的資訊,對方公司握有決定權的人是理工科的博士,名片上也印著「工科博士」。聽了幾項對方的事蹟後,感覺對方好像是天才型的人。雖然我們偶爾會在商場上遇到理工科的超優秀人才,感覺「以邏輯說服是當然的,不過影響對方情感的企劃內容才是正確解答」。

我判斷面對這樣的人,一旦過度強調「邏輯整合」,企劃案就會被視為「平淡無奇」。於是在做簡報時,我方極力強調「感性」的部分。例如,「看到這廣告的人會覺得感動」、「這部CM會像那部電影一樣,在觀眾心中留下深刻的印象」、「我自己對於成品非常期待」。最後,不顧各強力對手的緊追,我的團隊輕鬆勝出。

如果是對新客戶第一次做簡報,在有限的時間之內熟悉對方的網站是最基本的功課。對方的營業額有多少?公司的規模大小?最近的業績如何?熱銷商品是什麼類型?社長是怎樣的人、會說些什麼話?過去執行過的企劃案都是哪些類型?

透過這些資訊,做簡報時,你就可以用對方容易瞭解的方式說明。例如,「這次提案的內容是根據貴公司的願景所擬定的」、「這次的提案與貴公司平常執行的企劃內容稍有不同,不過也正因如此才更有意義。」

在雙方的言談細節、溝通之中讀取到的資訊等也都能加以運用。

「我想藉著貴公司最近業績高漲的氣勢,把握機會乘勝追擊」,或是「我認為與五年前那項熱銷商品、那件商品具有相同要素」等,在簡報的一問一答之間,也能夠巧妙地將資訊填入「空隙」。

無論是做簡報或發表談話,我一定會事先打聽出席人數以及主要出席者的履歷等資訊。就算是對一百個人演講,我也會事先瞭解工作、年齡層的分布等,藉此改變演講中穿插的小故事。如果廣告界的人比較多,我就照著使用廣告用語,反之,如果廣告界的人較少,我就會詳細說明廣告用語等專有名詞。

最後,在正式上場之前,請務必記得要盡可能地蒐集對方的相關資訊。

本文經授權轉載商周出版《人前不會緊張的37個說話術:輕鬆開口‧不再怯場!提升溝通力,主動出擊的超強說話力!》(原標題:把對方的資訊當成自己強大的武器)

責任編輯/林安儒

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