投影片放一堆圖表根本沒人想看！外商公司做簡報的2大「基本常識」，大學生上班族必學

PowerPoint 是數位時代的紙和筆。而在使用PowerPoint 製作簡報資料時，只有一個重點：一行文字精簡呈現該投影片的重點

副標題是指簡報投影片中，接在標題下方的文字方塊，英文為「Punchline」（給予重擊的一句話）。而副標題的下標原則就是，用一行字寫出你想要傳達的內容。這句話能否擊中對方的心坎，會對後續的效應產生極大的影響。

副標題的重點只有兩點。這在許多外商管理顧問公司（包括我待過的埃森哲），幾乎是大家都知道的基本常識，以下就為各位介紹這兩項基礎概念。

1. 副標題的重點

在副標題呈現的訊息，只有三種類型。

● 單純的「事實」

1 Ａ同學的成績每一科都得到最高分。

2 敝公司的營收較去年增加百分之八。

● 對某件事的「評價」

1 Ａ同學是個優秀的學生。

2 敝公司的商品是全球最優良的。

● 給意見的「提案」

1 應該派Ａ同學當交換學生。

2 敝公司應該打入海外市場。

只要針對每張投影片要傳達的訊息，找出合適的模式，扼要地寫出重點文字即可。

若一個圖表中塞了太多訊息，例如達成營收成長、預估達成率等等，就必須留意了。無論訊息再怎麼正確，把過多訊息或不同模式的訊息，放在同一張投影片的話，會造成對方的混亂，請遵守一張投影片只有一個訊息的原則。

此外，有人會在副標題中寫個「詳情如下」的字眼。雖然這是在告訴對方「請看投影片內的圖片和圖表」，但卻沒寫出任何結論。每個人都會從自己的觀點做出自己的解釋，這就是理解不同的原因。所以，千萬不要在簡報上寫「詳情如下」。

2. 串連所有副標題，確認邏輯

寫好所有副標題後，將每張投影片的副標題串連起來，看看是否能成為一篇通順的文章。把這份簡報當成一篇文章讀讀看，確認是否有缺漏或重複？邏輯上有無跳躍或矛盾之處？文章是否淺顯易懂？只要達成上述三點：文句流暢而淺顯易懂，邏輯上能夠傳達而沒有強辯之處，你的簡報就沒問題了。

請確認副標題直到最後一刻！

如果投影片的副標題，在敘述的文字風格和整體調性上不搭的話，就會很突兀，發現時請趕快修正。再者，也可藉此時再確認整份檔案是否流暢、比重是否均衡，例如「前半部的量太多，顯得冗長乏味」等。

作者簡介｜松本利明

人事暨策略顧問／HR Strategy代表／日本人才管理協會（JSHRM）執行長。曾於PwC、美世（Mercer）、埃森哲（Accenture）等大型外商管理顧問公司任職。24年來，成功為600家以上的企業，進行人事改革以及工作效率的提升，許多日商、外商都是其客戶名單。更有親身實踐其職場工作術，以8年時間從基層員工躍升至經理級主管的案例。 （相關報導： 如果上班就像在玩遊戲，會比較快樂嗎？這些跨國企業將職場「遊戲化」，作法竟是如此恐怖 ｜ 更多文章 ）

本文經授權轉載自三采《努力，不如用對力：認真≠績效，精準做重點才是贏家！》責任編輯/陳憶慈