愛拖延的下屬說得頭頭是道,但光說不練,實在很傷腦筋
說「什麼時候要開始?」比「什麼時候交」有效
X 領導人決定
〇 讓下屬決定
正拓展B2C(Business to Customer)業務的生活相關服務大公司的經營企劃部,每個月必須提交兩件企劃案。
領導人A的下屬C上個月匆匆忙忙地交出趕出來湊數的兩件企劃案,結果當然未獲採用。領導人A因此對C說:「希望你下次早點開始著手,交出更好的企劃案。」
結果C回答:「我已經在想點子了,現在手邊還有必須完成的工作正在做,做完我就會開始。」
要讓這種遲遲不動手的下屬動起來,到底該如何是好呢?
不知道大家有沒有聽過「時間不一致性」?這指的是同一件事會因為實行時期不同,而覺得難度不同的現象,人通常覺得未來會比現在好,未來的自己能力會比現在的自己好。
隨著時間經過,明天、三天後、一週後應該會比今天順利。可是「之後再做就會做了」、「再多一點時間就會想出好點子」,這其實不過是錯覺。就算拖到明天,甚至是三天後、一週後,還是想不出好點子。
設定「開始的截止期限」,就能改善拖延症
拖延其實沒有任何意義。與其拖延後再全速衝刺,不如把衝刺的能量先發揮出來,一開始就使出全力,這樣更能專注集中,也可以縮短工作的時間。因此也更有時間仔細推敲,成果更有品質。
工作順利進行的人,除了什麼時候完成的「截止期限」外,也會制定「開始的截止期限」,也就是什麼時候開始。無法如期完成工作的人,大多是太慢才開始。只要開始,可說就完成一半了。
福特汽車創始人亨利‧福特(Henry Ford)有句名言,「只要把事情切割成數個小部分,再困難的工作也會變得容易」(Nothing is particularly hard if you divide it into small jobs)。
一開始著手時,就把由開始著手到完成為止的一連串工作,細分成許多小任務,然後每一個小任務花約五分鐘去完成。以寫企劃案為例,將開始著手到完成為止的一連串工作細分成許多小任務,如「一個人腦力激盪提出十個點子」、「描繪成品的大致印象」等。
另外「開始的截止期限」,與其由領導人決定「希望你某日前開始動手。」不如問下屬「你什麼時候要開始?」讓下屬自行決定。這是因為有「行動宣示效果」,也就是指一個人用言語或文章公開自己的想法後,他就會有守護這種想法到最後的傾向。
老是拖拖拉拉不著手開始工作的人,只要讓他決定「開始的截止期限」,不光是企劃書起草,連整體工作他都會儘早開始著手,就不會再有遲遲不付諸行動的問題了。