我手下的幹部常常會覺得很好奇，說我動作非常快。他們認為我很忙，開完一場會議之後，該給他們的下一步指示或相關資料，應該要等幾天才會到，但我往往很快就給了他們。
他們也隨之上緊發條，趕快進行後續的工作。我跟朋友之間也一樣，聚餐或活動中遇到，交換了一些意見，稍晚我就把相關的檔案、資料傳給了他們，可能吃完飯、活動結束，我就直接傳了。有時甚至活動還沒結束，我就抽空先傳。朋友都很驚訝，喜出望外。
在外面開課分享時，某些學生提出需要我的檔案，只要是可以提供的，我也是迅速處理，往往課還沒結束，在課堂之間的下課十分鐘，幾乎都傳完了。學生都覺得很訝異，為什麼這麼快？
啟發與迷思
以上故事的啟發，首先就是要養成習慣，運用零碎時間，能做的就順手先做，不但速度會很快，也避免自己拖延，成為別人的瓶頸。其次要懂得儲存與整理資料，善用工具，比方將檔案整理在GoodNotes、Line的Keep等雲端硬碟，再用手邊的手機或平板傳輸，就可以迅速處理完畢。
並行處理，各自進行，速度加快
很多人認為，要把手上的事項全部做完，告一段落，再交給屬下或同事進行下一步；或是對外聯絡時，一定要等所有資料整理完畢才開始聯繫。這種思維模式往往造成效率的低落。而且這種現象非常普遍，許多活動的主辦人、承辦人都會犯這種錯誤！
建議你，善用並行處理，只要把最關鍵的部分先完成，先敲定，其他細節可以下一步再進行，如此一來，事情進展的速度會加快很多。比方召開一個會議，或舉辦一場活動，需要邀請幾位最重要的人士，此時，敲定日期與時間才是重點，只要會議或活動的主旨確定，就可以先發出去問他們何時有空。至於場地、餐點、議程等細節，可以之後再確認。
相反地，如果要等到所有細節都確定再進行邀請，往往都太慢！ 重要人士很可能已經排了行程，無法參加！
順手交代出去，設定回覆機制，等待回應
身為主管，許多事情可以順手完成。為什麼？ 因為你只做決定，設定回覆機制就好，不需要事必躬親。比方把某事交代給屬下，其實只要五分鐘，告訴他幾月幾號要回覆你，透過哪個軟體與格式來回覆就可以了，你很輕鬆。因為交代出去，你就沒事了。當然，要確保任務順利執行，還要加上定時檢核、雙重確認等機制，才會萬無一失。
相反地，如果累積很多這種事沒有交代下去，你可能會忘記，也可能你每天工作很忙，要擠出一段完整的時間來處理這些事，根本沒有空。最後，你就變成公司事務的瓶頸，許多事務的決策卡在你這邊，屬下都在等，連他們的時間也浪費掉了。
