事情總是做不完？專家教你「時間管理」的5大心法，學完工作效率秒提升
替團隊設立「禁止回信時間」，有助於提升員工的辦公效率。（示意圖／取自pixabay）
我手下的幹部常常會覺得很好奇，說我動作非常快。他們認為我很忙，開完一場會議之後，該給他們的下一步指示或相關資料，應該要等幾天才會到，但我往往很快就給了他們。
他們也隨之上緊發條，趕快進行後續的工作。我跟朋友之間也一樣，聚餐或活動中遇到，交換了一些意見，稍晚我就把相關的檔案、資料傳給了他們，可能吃完飯、活動結束，我就直接傳了。有時甚至活動還沒結束，我就抽空先傳。朋友都很驚訝，喜出望外。
在外面開課分享時，某些學生提出需要我的檔案，只要是可以提供的，我也是迅速處理，往往課還沒結束，在課堂之間的下課十分鐘，幾乎都傳完了。學生都覺得很訝異，為什麼這麼快？
啟發與迷思
以上故事的啟發，首先就是要養成習慣，運用零碎時間，能做的就順手先做，不但速度會很快，也避免自己拖延，成為別人的瓶頸。其次要懂得儲存與整理資料，善用工具，比方將檔案整理在GoodNotes、Line的Keep等雲端硬碟，再用手邊的手機或平板傳輸，就可以迅速處理完畢。
並行處理，各自進行，速度加快
很多人認為，要把手上的事項全部做完，告一段落，再交給屬下或同事進行下一步；或是對外聯絡時，一定要等所有資料整理完畢才開始聯繫。這種思維模式往往造成效率的低落。而且這種現象非常普遍，許多活動的主辦人、承辦人都會犯這種錯誤！
建議你，善用並行處理，只要把最關鍵的部分先完成，先敲定，其他細節可以下一步再進行，如此一來，事情進展的速度會加快很多。比方召開一個會議，或舉辦一場活動，需要邀請幾位最重要的人士，此時，敲定日期與時間才是重點，只要會議或活動的主旨確定，就可以先發出去問他們何時有空。至於場地、餐點、議程等細節，可以之後再確認。
相反地，如果要等到所有細節都確定再進行邀請，往往都太慢！ 重要人士很可能已經排了行程，無法參加！
順手交代出去，設定回覆機制，等待回應
身為主管，許多事情可以順手完成。為什麼？ 因為你只做決定，設定回覆機制就好，不需要事必躬親。比方把某事交代給屬下，其實只要五分鐘，告訴他幾月幾號要回覆你，透過哪個軟體與格式來回覆就可以了，你很輕鬆。因為交代出去，你就沒事了。當然，要確保任務順利執行，還要加上定時檢核、雙重確認等機制，才會萬無一失。
相反地，如果累積很多這種事沒有交代下去，你可能會忘記，也可能你每天工作很忙，要擠出一段完整的時間來處理這些事，根本沒有空。最後，你就變成公司事務的瓶頸，許多事務的決策卡在你這邊，屬下都在等，連他們的時間也浪費掉了。
善用現代工具，數位軟體威力大
想善用工具，就要了解工具，不僅要用得熟，還要用得精，運用它的功能，幫自己提升效率。以名片王為例，大家都知道要掃名片，但多少人會用第二層的功能？ 會用它記錄自己跟名片上那個人的對話？ 如果會用，未來要抓出討論紀錄就會很快。
雲端備忘錄也一樣，想到點子就放進去，必要時只要按個分享，就能用Line或電子郵件傳給別人，效率很高。善用行事曆，也要活用到第二層，許多人在行事曆只記錄日期、時間、行程，非常可惜，我卻會把相關的討論事項也記錄進去，討論前快速檢視一下，就能迅速掌握。跟我討論的同仁常常訝異於我怎麼記得許多細節？ 其實我只是在開會前打開平板，讀過這些紀錄而已。
避免忘記，隨時儲存，不要累積
為了避免忘記，甚至檔案遺失，要養成隨時儲存的習慣。一個好例子就是Line，群組裡的檔案過幾天就會消失，因此它提供Keep功能，是儲存檔案的好幫手。建議你，只要看到值得儲存的資料，一定要順手按Keep，將它儲存起來。
除了儲存，也要順手在雲端整理。我自己常用GoodNotes，將網路上收到的、搜尋到的資料，或是我準備課程的資料等等，剛收到或剛完成的時候，就花一點時間，利用手機或平板將它分類儲存在雲端，未來要找就很快。如果不整理，愈積愈多，等到真的需要找的時候，反而會浪費更多時間，甚至會找不到。
大小事都不要等，要順手完成
剛才提到儲存、整理資料要順手完成，不僅效率比較高，也可以幫助與你合作的人加快腳步。不要等很久以後才處理，你自己可能都忘記了當時的細節，反而浪費更多時間去回想。
其實很多事情都是一樣的，比方你是主管，會議後要做個決策，或是收到一封信要做個決定，其實屬下在等你，但你沒有順手完成，拖久了就容易忘記，反而延宕了許多時間。
• 善用並行處理，只要把「最關鍵」的部分先完成，先敲定，其他細節可以下一步再進行。
• 身為主管，許多事只要做決定，交代下去，設定回覆機制就好，不需要事必躬親。
• 交代事情以後，可善用定時檢核、雙重確認等機制，讓任務萬無一失。
• 要提高效率，應善用數位工具，用得熟還要用得精，熟悉各種功能。
• 為了避免忘記，甚至檔案遺失，要養成隨時儲存、隨時整理的習慣。
• 事情沒有順手完成，拖久了就容易忘記，反而延宕了許多時間。順手做完，你最輕鬆！
作者介紹｜曾國棟、李知昂
曾國棟1980年與友人合資創立友尚，從一個純貿易商的角色，轉型為代理商，再擴大規模成為電子零組件通路商。2000年成為台灣第一家上巿的通路公司，2009年營收突破千億，2010年底加入大聯大控股。大聯大控股現為全球最大半導體零組件通路商。
現任大聯大控股永續長、友尚集團董事長，曾參與經濟部中小企業處「創業A+行動計畫」、中小企業總會「二代大學」、全國創新創業總會、AAMA台北搖籃計劃等組織，擔任輔導新創與企業的導師。
創業初期便立下了「無私分享」的人生目標，非常重視教育訓練，遂從1999年開始著手整理歷年來的實務心得，陸續累積約六十萬字，並依課題分門別類，整理成三本《分享》系列教材，作為內部教育訓練之用，並擷取部分內容編成《讓上司放心交辦任務的CSI工作術》《比專業更重要的隱形競爭力》《王者業務力》《想成功，先讓腦袋就定位》四書。
2019年12月，秉持「分享」初心，創立中華經營智慧分享協會（簡稱智享會或MISA），擔任首屆理事長，並邀集三十多位成功企業家，透過分享及輔導，將他們的經營智慧予以傳承，同時數位化。
另著有《商學院沒教的30堂創業課》《管理者每天精進1%的決策躍升思維》《工作者每天精進1%的持續成長思維》，其中，「管理者」一書榮獲經濟部中小企業處110年度金書獎（經營管理類）。
李知昂IC之音‧竹科廣播創意總監。曾獲三座廣播金鐘獎、第一屆倪匡科幻獎小說組並列首獎、第一屆第三波奇幻文學獎首獎。
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觀點投書：必勝客─戈巴契夫的罪與罰2022年8月30日，蘇聯末代總書記戈巴契夫（MikhailGorbachev）辭世，一個消失的背影卻留下了永恆爭議的歷史帳，世人該如何處理這個重要人物的遺產呢？
觀點投書：鄭寶清贏，黃珊珊輸？鄭寶清曾在阿扁執政時期，擔任台鹽董事長，研發了海洋鹼性離子水，這是實體生技產品，還有電視廣告與扁媽、阿珍推薦，筆者對此廣告印象深刻，除了食鹽，誰會想到台鹽出產瓶裝水？比起林佳龍擔任台中市長，被騙簽訂MOU合作「海水採礦」(觀點投書：海水採礦MOU，林佳龍市府仍欠一個交待 )，鄭寶清的頭腦聰明清楚。要論背骨，就要討論背叛誰。脫黨不等於背骨，退黨又入黨者，在民進黨裡比比皆是。棄藍投綠者有之，離黨後又再次入黨，也有甚者。黨籍不是背骨的標準，在黨籍之後，是否愛台灣、愛鄉土，這才是唯一的絕對標準。
觀點投書：為何每到選舉就吵居住正義日前有房產大佬在新聞呼籲政治人物，不要每到選舉時刻就開始吵居住正義、提一堆實務上窒礙難行的打房政策，但為何每每選舉政治人物就愛提？因為買不起房是現在普遍年輕人的痛！由於經濟環境造成貧富差距越來越大，沒有家中長輩支援下年輕人很難靠自己買一間心目中理想的房，這也是為何大家有「仇富」心態的原因之一。
魏玓觀點：可以不喜歡，但不要誤讀─為什麼《分手的決心》是好看的電影韓國導演朴贊郁的新作《分手的決心》，近來在台灣似乎引起了一些負面的評論（此處不論那些在網路上貌似行銷合作案的推薦文章），或至少存在著疑惑或遲疑，好像不太知道，該怎麼評價這部電影。這相對於他之前的代表作，例如《原罪犯》（2003）和《下女的誘惑》（2016），受到普遍的肯定讚揚，這其間差異，我覺得還滿值得討論一下。
觀點投書：新竹選戰三腳督，你不容忽視的風城黑馬相比靠一曲塔綠斑而全國聞名的立委高虹安，以及靠著前新竹市長林智堅論文抄襲，及12億球場爭議而打開知名度的民進黨新竹市長參選人沈慧虹，代表國民黨出征新竹市長的林耕仁，這個非新竹人都陌生的名字，卻是這場風城內戰最可能勝出的黑馬！
觀點投書：當市長才要做事的蔡其昌柬埔寨人口販運案引起全國關注，連日來幾乎每天都有心急如焚的家屬出面哭訴，有家人子女被拐騙出國，急待政府救援。民進黨提名的台中市長參選人、立法院副院長蔡其昌，近日被媒體問到此事，竟然說他若當選市長，會全力要求地方對詐騙團體機構徹底清查，很多人是誤信收入高、工作輕鬆廣告被騙出國，這些要透過地方警局、民政、社政機關加強宣導。
觀點投書：媒體已成為民進黨的黨營工具？筆者本身畢業於政治大學新聞系，依稀記得在四年的學習過程中，政大新聞系的老師們，常常諄諄教誨著我們，媒體應該是第四權，必須具有監督政府與立法部門的各項舉措，所以，黨政軍應該退出媒體，留給媒體公平、公正與公開的超然立場。另外，台灣是屬於自由資本主義的媒體型態，除善盡保護台灣人民的言論自由外，也特別要注意各種商業團體透過資本市場把控、操縱媒體運作。
觀點投書：彰化縣縣長選舉—當打造幸福進步對上停滯不前的美好民進黨在彰化縣長選舉提名立法委員黃秀芳，作為傳統選舉中被用來衡量政黨推進力度表現的濁水溪。黃秀芳被授命在濁水溪以北對決王惠美。對於王惠美出身鹿港從議員、鎮長、立法委員到現在成為縣長，於北彰鹿港經營良久，現在挾帶大量行政資源對決也是出身北彰，在彰化市從議員到立委的黃秀芳。
觀點投書：不見蔡英文民進黨關心柬埔寨詐騙 台灣人不如拜登的狗最近的台灣非常不平靜，台灣人因一時所惑，被「出國打工」、「高薪」等話術利誘到國外，受困當地的事件層出不窮，「豬仔」、「柬埔寨」等等詞彙成為搜尋寵兒。另外，不久前發生台南殺警案，兩名台南市員警執法過程，遭暴徒襲擊，送醫不治身亡。諸多憾事，其實已讓台灣社會跟人心惶惶不安，對於民進黨政府無能的憤怒更是正在沸騰。
觀點投書：亂貼膏藥般的搶救農產品只會害了農民農委會主委陳吉仲在未通知花蓮縣長情形下，用突襲方式前往以柚子外銷為主力的該區訪視，又對立委針對中國大陸禁運一事，老調重彈搬出拓展外銷、國內行銷和多元加工去當成政策，很明顯曝露出在對岸打壓台灣農漁產品下，只能花拳繡腿去裝裝樣子，長期來看可能才是另一種農業危機導火線。
削弱中國秩序─軍事與經濟的削弱戰略：《長期博弈》選摘（5）削弱中國秩序的戰略，要針對中國在區域與全球層面建構的主要「控制型態」，試圖以不對稱的方式來應對。整體而言，美國的戰略應是暗中破壞中國在區域建立秩序的成效，其中部分手段是削弱中國行使權力的效果，並且對那些可能被收編到中國秩序的國家賦予更多能力，讓它們能維持一些不受北京控制的力量。在全球層面，類似的戰略也能派上用場，但美國的作為必須擴展到針對全球體系次結構的競爭，包括金融、科技、資訊和多邊機構等領域。一般而言，美國行使削弱戰略是有優勢的，因為要破壞秩序總是比建立與維持秩序容易。
原住民族青年領袖人才培訓營圓滿成功 展現高雄原民「青」實力高雄市政府原住民事務委員會為鼓勵原住民族青年參與公共事務，首次辦理「原住民青年領袖人才培訓營-我是TAKAO原青」，營隊經過在那瑪夏區三天扎實的課程後，於今（3）日舉辦結訓典禮。那瑪夏區代理區長孔賢傑、高雄市原民會主委阿布斯、教育局原住民族教育資源中心主任高萃珺及義守大學原住民族學院院長趙仁方皆親自到場參加成果發表，與28名學員交流對話並頒發結訓證書。原住民青年領袖人才培訓營，3天2夜課程以3大議題分組進行，分別為「原住民族教育與文化發展」、「原住民保留地與國土計畫」及「環境教育-生計與生態」，邀請到專業學者及當地族人擔任講師並帶領學員實地進行部落巡禮。今成果報告各組學員分別利用半小時闡述學習心得，過程中學員和與談來賓熱絡分享回應對部落產業經濟、文化教育政策、國土等議題原住民議題。排灣族學員基努艾·阿薩欹嵐恩表示，課程講師非常認真仔細的說明及帶領反思部落所面臨的課題，課程安排很充實及滿滿的收穫；茂林魯凱族學員武嘉蕙感性表示，希望可以帶更多部落青年們參加，與不同族群的青年文化學習與交流。本次全程參與並完成結訓之學員，將經評選擇優徵選接續「TAKAO原青文化會議」計畫活動之小隊輔。高雄市長陳其邁指出，自上任便積極推動原民青年展現自我文化的機會，不論透過聯合豐年節青年之夜的舞台、前往部落與在地青年對話，協助部落青年會設置集會所、提供青年菜農行銷通路管道等。首次辦理的青年領袖人才培訓活動，號召高雄市各行各業原住民族青年，盼透過部落講師的帶領，讓年輕人重視部落產業、民族教育及原住民保留地及國土計畫等議題。市府原民會主委阿布斯也期盼參加的原住民青年們能夠帶著在營隊的感動及收穫，面對各樣的原住民議題，勇敢的為部落族人發聲，擔任市府及原鄉地區推動文化活動復振之助力，成為原住民青年事務人才領袖。
