工作都忙不過來了,哪有時間好好聽下屬說話?1個超強方法輕鬆解決,每個主管都該要學會

2020-10-02 09:00

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每個主管都知道,必須好好聽部屬說話。

但說實話,自己的工作都忙不過來了,根本沒有多餘的時間。

連這麼基本的事也做不到,我算是失職的主管嗎?

我是不是能力不足?我夠資格當主管嗎?

沒時間好好聽部屬說話,與你的能力無關。說起來,這是因為主管要做的事變多了。

根據二〇一七年十一月產業能率大學發表的「上市公司課長實務調查」,約有六成左右的主管表示:與三年前相比,工作量大幅增加了。

既要擔負第一線的工作,又要管理其他員工,讓人喘不過氣。

調查顯示,有六成左右的主管認為,因為自己的工作真的太忙,根本無暇顧及管理。由此可知,你並不孤單。

在我的企業培訓課程上,許多主管看起來都忙翻了。一到休息時間,他們會立刻打開電腦回覆郵件;即使仍在上課,也有一些人因為擔心錯過訊息,忍不住頻頻查看手機。

詢問之下,他們都異口同聲表示:「不知道為什麼會這樣,就是覺得時間很緊迫⋯⋯」

事實上,公司加強風險管理、朝向多元化體系轉變是必然的。想當然耳,報告的數量與報告的頻率都會增加。換句話說,你無法單憑一己之力完成所有的工作。

想要仔細聽部屬說話,只有加班才辦得到?

當然了,每個主管都希望能夠仔細聆聽部屬說話。不過,一旦這麼做,自己的時間就會變少。難道沒有兩全其美的方法嗎?

在前文提到的調查中,有九十九・二%的課長實際擔負第一線的工作,而約莫半數的人(四十五・一%)所承擔的第一線工作,占了自己所有工作量的二分之一以上。

也就是說,主管們每天只有四到五個小時能花在個人的工作上。如果要再分出更多時間,一天下來就只剩下短短的兩到三個小時了。

這麼一來,很多事不得不加班處理,然而在加班規定越來越嚴格的情況下,這個方法也行不通。

在這種情況下,當然沒有時間跟部屬好好談話。

只要改變「著力點」,就能看見解決的線索

因此,我們必須改變「著力點」

以前我也曾經為了這類問題感到煩惱,直到發現不同的「著力點」,終於找到解決難題的線索——唯一的方法並非追求「如何快速工作」,而是要思考「如何交辦工作」。

舉例來說,確認每日營業額的工作,能不能交給「你的軍師」?每天工作進度檢查的事項,能不能交給「相關負責人」?同理,新進員工的教育訓練,能不能交給「其他部門的人」或「你的部屬」呢?依此類推,將任務分派出去,大家分工合作。

不過,或許有些人會這麼想:「交辦工作給部屬,可能會造成他們的負擔⋯⋯」

事實並非如此。我在企業培訓課程中,經常聽到部屬們不滿地說:「真希望主管能再多信任我一些!」、「明明有很多事要靠團隊才能完成!」

由此可見,身為主管的你,應該多多依賴部屬和同事。如果你認為部門裡「真的沒有一個能夠放心的人」,那麼你只有一個選擇:培育人才,建立合作體系。

在這本書中,我會介紹如何激發部屬的能力、進行團隊合作的方法。

當責主管這樣做:在工作量持續增加的情況下,學會「交辦工作」是主管們不可或缺的能力。

作者介紹│ 伊庭正康

現任RASISA LAB企業培訓課程公司執行長。

1969年生於京都。1991年進入瑞可利人力資源集團(Recruit Holdings),歷任許多重要職務,包括業務主管、經理、部長、旗下集團公司FROM A CAREER代表董事。2011年成立企業培訓課程公司RASISA LAB。

本文部分內容取材自方舟文化《當責主管就是要做這些事!:交辦用錯力,當然事倍功半!讓部屬自動自發、服你、挺你的下指令訣竅》(原標題:沒時間「好好聽部屬說話」,我是個失職的主管嗎?)

責任編輯/焦家卉

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