想改善拖延症，只會列待辦清單根本沒用！1方法「效率專注力翻倍」，連比爾蓋茲都愛用

編按：待辦事項一直列，事情還是做不完嗎？其實，只需利用待辦清單與行事曆制訂「時間箱」，就能協助你有效改善拖延症，把注意力放在對的事情上。就連特斯拉創辦人馬斯克和微軟創辦人比爾蓋茲推崇這個「時間箱」管理法！

現在不流行講生產力了。近來，這個概念已被染上負面色彩，令人聯想到過度干涉的管理方式、沒完沒了的工作、對工作生活平衡和心理健康的忽視。但我仍然能夠很有把握地提出，「提高績效」依舊是重要、值得推崇的工作和生活態度，而箱型時間幫助我們辦到這點。

做對的選擇

如杜拉克(Drucker)所說，想要完成更多的事情，最重要的是把注意力放在對的事情上。想要把注意力放在對的事情上，就要取捨和培養這麼做的心態，不覺得疲憊、不分心，也不覺得那是苦差事。這樣一來，我們將更專注在想要和需要完成的事。如果缺乏計畫，漫不經心地過日子，我們的注意力就會被很多不重要的事給分散。

箱型時間能幫助我們完成大多數的任務，我們可以利用時間箱輕鬆辨識出哪些是需要優先處理的緊急任務。至於非緊急任務，例如學習，也可以利用時間箱指定適合的時段，這樣才不會一延再延。我們也比較有可能在尚有精力處理的時候，正面迎戰經常被有意無意避開的困難任務。至於那些看起來小到不必規劃的單一任務，則可以集合起來，等待一個時間一起處理。最後，那些沒有用處、適得其反的任務，由於不會出現在行事曆上，我們看不到，自然沒有理由去做。

我們試著來量化那些好處。若一個任務的價值可以分成一到十分；假設，當你只是見招拆招，任務平均價值為六分；再假設，當你事先訂出該做的事，任務平均價值為八分，那樣價值就提高了百分之三十三。要是我們假設80/20法則適用於知識工作，那麼提升的幅度更大。少數關鍵任務就能貢獻大部分的生產力。

所謂的「帕金森定律」

有句老話只要顛倒過來，就能提高生產力。雖然很多人愛拿帕金森定律開玩笑，但這條廣受認可的定律告訴我們「工作會不斷膨脹，直到填滿可用的完工時間」。如果你有三十分鐘可以整理房間，你就會花三十分鐘整理房間；但是如果你有六十分鐘，你就會花六十分鐘。帕金森定律所說的時間損失，其實和拖延有極大的關係。而箱型時間就是把握這句話的相反面：把工作壓縮到符合排定的完工時間，用比較小的時間箱，來完成相同的工作，聽起來是否很划算。

這個概念有科學研究的支持。在一項研究中，參加實驗的大學生被要求判讀四組照片。其中一隊大學生在實驗開始前被告知第四組照片取消了，但是他們使用的時間，與維持看四組照片的其他隊沒兩樣。判讀三組照片的學生依舊用完可用的時間：「只要預期下一項任務被取消或臨時多出時間，可以在手邊工作東摸摸、西摸摸，會使人大幅降低效率，付出高昂的代價。」許多研究都觀察到相同的結果。 （相關報導： AI會取代哪些工作？7類職業被點名，公司能花更少的錢用機器人代勞 ｜ 更多文章 ）

在另外一項實驗中，受試者隨機分配到五或十五分鐘，用來完成一模一樣的任務。分配到十五分鐘的人，依舊以長出許多的時間完成任務。第三項研究指出，影響期末考分數的因素，有超過三分之一歸咎於拖延。

「帕金森定律」運用起來當然也有限度，你是可以規定自己要在一小時內，從零開始寫出一萬字的報告，但不可能辦到。箱型時間沒那麼神奇，前面所提的研究大多是說，你可以節省四分之一到一半時間。但也有研究指出，時間減少導致品質下降。2014年，有一項比較近期的研究證實了這點：「有時間壓力的學生，比沒有時間壓力的學生，平均分數低了三分。」

不管是把截止時間定遠一點以減少壓力，還是只要做到一定程度就好，聽起來都很有道理。如果單是懂得運用帕金森定律，就能多擠出三分之一的產出，何樂而不為？

在時限內完成

箱型時間可以把大型任務拆成方便估算和管理的小型任務，也就是說這套方法能夠幫助你看清楚龐大計畫裡的各種要素。這類大計畫包括：搬家、推出新產品、籌辦生日派對等。

它可幫助你判斷能否在可用時間內完成，還是你需要另做安排。它也幫助你確認，在時間充裕的情形下，被拆解的小任務是否都能在時限內完成。

一心二用

我們在第4章提過一心二用會引起某些負面情緒，然而一心二用也對生產力造成負面效果。

其實，不太會有人真的一面寫報告、一面聊天、一面查閱消費支出、一面簡報，現代人的一心二用，多半發生在分心回應訊息通知，有了通訊軟體（如微軟Teams、Slack、電子郵件）和硬體設備（如筆電、平板電腦、智慧型手機、智慧型手錶），每天都有數不清的通知，導致我們老想查看誰傳來什麼訊息，影響到工作。

一心專用通常能幫我們完成更多事，一心二用或情境切換則會使效率降低：有一份2001年的論文指出，一心二用和情境切換會耗損百分之四十的商業生產時間。一心二用在某些情境非常危險，像是一面開車一面傳簡訊。在美國，每年有超過三千件死亡車禍，原因就是開車不專心。而且有一些認知負荷很高（例如教孩子代數或審閱法律文件）和恢復速度遲緩的事，特別不能被干擾或是一心二用。確實有極少數的任務可以同時進行，後續會在第18章討論。但是就絕大多數的情況而言，箱型時間完全排除一心二用的可能，完整呈現一次做一件事的強大力量。

零碎時間

我們每天都有許多的零碎時間，像是等候公車、通勤時間、在咖啡廳等人以及會議提早結束或被取消時。大部分的人會把這些時間拿來直接滑手機，是的，看手機已是現代人最直覺化的行為，每天會花超過兩小時的時間，在手機上瀏覽社群媒體。

我們不停滑著手機，很多時候甚至未從中感受到快樂，那不是娛樂，而是上癮。零碎時間被吃掉，享受好處的不是我們，而是大型科技公司。我們失去的每一分鐘，累積成一個又一個小時，甚至更多時間。試想，假如我們能運用零碎時間去做更有價值的事，該有多好。採用箱型時間，並且有意識地使用這些零碎時間，你的一天也許能多一小時有生產力的活動時間。

無底洞

知識工作沒有明確的盡頭。有生產力專家建議，針對這個狀況，最好的做法是接受它和不要在意它。最常見的例子就是電子郵件：當你收到很多電子郵件，一一回覆後，就會收到更多的回信……永無止境。 （相關報導： AI會取代哪些工作？7類職業被點名，公司能花更少的錢用機器人代勞 ｜ 更多文章 ）

這麼說並不完全正確。雖然，真的不會有最後一封電子郵件（從這角度看真的沒有止境），但是電子郵件的確替我們傳遞許多有用的資訊。雖然寄出郵件之後，收件匣的信件會變多，但是在那一陣子的電子郵件往來，到了某個時間，你的計劃終將完成，也許是生意談好了，也許是團隊成員比之前更有參與感。你當然需要管理自己的收件匣，不能讓它影響你的情緒或妨礙其他該完成的事，後續將在第11章說明如何防範。

如果能夠考量到所有相關聯的因素，包括處理對的事情、時間箱效益最大化、以一心專用取代一心二用、從看似無止境的任務獲取價值，生產力將能大幅提高。有個有趣現象，就是一個正在節食，懂得計算和控制熱量攝取的人，會比沒有在計算的人多減掉一倍的體重。用數字估算效益或許過於單純，但是如我在2018年發表的文章所說，箱型時間若運用得當，至少能提高一倍的生產力。

作者簡介｜馬克‧曹–桑德斯

filtered.com的共同創辦人暨執行長，這間學習科技公司專注於開發職場業務技能，以及運用資料尋找、分析、培養成員成長的重要技能。

馬克‧曹–桑德斯從策略專題起家，目前定期在《哈佛商業評論》（Harvard Business Review）、《科學人》（Scientific American）、《麻省理工學院史隆管理學院評論》（MIT Sloan Management Review）發表演算法、學習、生產力等相關文章。他談箱型時間的爆紅文章收錄於《哈佛商業評論》出版的情緒智商系列叢書《培養好習慣》（Developing Good Habits），與詹姆斯‧克利爾（James Clear）及其他頂尖專家的文章，並列討論如何培養持久習慣和提高生產力。

本文經授權轉載自三采《箱型時間：高速時代的15分鐘深度專注力》 （相關報導： AI會取代哪些工作？7類職業被點名，公司能花更少的錢用機器人代勞 ｜ 更多文章 ）

責任編輯／陳得馥