時間管理》自己管行程,不被秘書排程綁架!大聯大曾國棟活用二八法則:不做刪除,時間怎麼會增加?

2020-12-12 08:30

? 人氣

40年的經營管理功力,無論是精準決策、績效管理或自我修煉,曾國棟(圖)將二八法則發揮到極致。(圖片來源/商業周刊,攝影者/郭涵羚)

40年的經營管理功力,無論是精準決策、績效管理或自我修煉,曾國棟(圖)將二八法則發揮到極致。(圖片來源/商業周刊,攝影者/郭涵羚)

做為亞太最大半導體零組件通路商,大聯大控股副董事長曾國棟跟朋友一起打球或聚餐時,經常看到他們不是邊上果嶺邊按手機回訊息,就是吃飯時心不在焉,飯沒吃完就趕去處理公事。

★一手掌握熱門話題

企業界朋友常好奇問身兼友尚董事長的他:「你的公司營業額千億,員工也上千人,又有那麼多部門與分公司,為什麼沒那麼忙?」

這是因為,多年來他都用一個法則來做好時間管理,讓他無論做任何事都游刃有餘,它就是許多人耳熟能詳的「二八法則」(編按:又稱關鍵少數法則,即8成的效用往往只來自於2成的事務)。

「大家對二八法則的認知,只知道80%的業績來自20%的客戶,」曾國棟說,它還能用在更多地方。

他認為,無論老闆、主管或是員工,都應該要把80%的時間用在20%最重要的工作上,因為,如果能把最重要的事情做好,其實就能解決8成的問題,更能創造80%的價值。

就像疫情期間在家工作,時間容易就消耗掉,用二八法則去切割、分析自己時間怎麼花的,才能找出浪費所在,「時間是固定的,不刪掉某些東西怎麼會增加?」他說。(延伸閱讀:詹宏志系統軍火商大計曝光!大平台王者鎖定女性、高單價市場迎戰momo,PChome開實體店、賣潮服

學會分辨事情重要性:自己用手機記錄行程、分類郵件

小至每天行程的安排,大至如何訂立公司明年目標,甚至招募人才,曾國棟都可以靈活運用二八法則做判斷。

他強調,時間管理有一個前提,那就是堅持自己的每日行程都由自己來安排,不能靠秘書。原因是,很多突發狀況只有身經百戰的主管能做專業判斷,秘書只會幫老闆填行事曆空格,卻無法協助判斷事情二八分配的重要性。

他笑說,許多老闆不知不覺都被秘書控制了時間管理,每次他跟朋友約吃飯,朋友都會回說:「我回去問我秘書。」結果一來一往,浪費很多時間;又或者吃飯到一半就準備離開,因為秘書已經安排了下一個行程,「這個行程很重要嗎?」他反問朋友,得到的回答是「我也不知道重不重要,但是已經排了,不好意思不去。」無形中,浪費很多時間在做不重要的事。

「秘書的作用應該是去執行我已經安排好的事情,」他強調。

因此他將每天行程都記錄在手機裡,若碰到今天臨時要安插一個會面或會議,就運用二八法則:「這個突然來的(行程)目的跟你是不是有產生交集,或對你是否重要,或他時間是否能改?」他說,先思考突發事件的重要性,再放到當日所有行程中,重新篩選出20%的重要事務來排序。

他解釋,很多管理者被行程安排綁得死死的,碰到臨時狀況沒有先考慮重要性,或是授權秘書以「行程已滿,改天再約」來回絕,萬一這個突發的求見者沒見到你,改去找競爭對手怎麼辦?

關鍵字:
風傳媒歡迎各界分享發聲,來稿請寄至 opinion@storm.mg

本週最多人贊助文章