工作做不完?職人告訴你:開會筆記寫3重點,縮時又超效率!

2020-09-17 14:30

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開會前,先寫下「目標、下一步、截止日」這三行筆記,即可有效提升開會效率。(圖/Sarah Shaffer@ unsplash)

開會前,先寫下「目標、下一步、截止日」這三行筆記,即可有效提升開會效率。(圖/Sarah Shaffer@ unsplash)

你應該知道的是:開會前,不妨可先寫下「目標」、「下一步」、「截止日」,以聚焦開會的重點。此外,為避免資訊過於混雜,會議中只需紀錄和目標有關的關鍵字。

開會前寫下「三行字」,就能精準掌控會議內容!

以下將具體介紹立即提升工作效率及品質的筆記術。

不知道大家開完會後,如果遇到結論留待下週討論、抑或「所以……結論是什麼?」不清不楚的情況,心情上會不會覺得鬱悶?大家特地花時間開的會議,全都白費。為什麼會發生這種狀況?

我想那大概是因為大家內心抱持著「總之」、「總覺得……」的想法在開會。在漫無目的的心態下開會,既抓不到重點,結論也容易模糊不清。

既然要開會,就一定有一個確實的「目的」。重點在於,必須在開會之「前」,釐清那個明確的目的。

那麼應該怎麼做才好?答案是,在開會前的筆記上寫下三行字,這樣就夠了。
第一行「目標」:訂立自己在開會時的目標,要說哪些話?做哪些決定?諸如此類。
第二行「下一步」:事先預測在這場會議上可能遇到的課題。
第三行「截止日」:這是承接第二行的「下一步」,事先訂立一個時間的基準點,決定何時完成任務。

「只需三行字」就能提高開會密度的理由

講得如此正經八百,可能有許多人會覺得「感覺很花時間」。但是,養成習慣後,不到幾分鐘就能完成。只需在全新筆記紙的最上端,迅速寫下三行字,沒有必要寫得很正式。

可能又有人會認為「在開會前決定下一步、甚至是截止日,會不會有點強人所難?」確實如此。不過容我提醒,在這個階段頂多是「預計」。

想要讓工作有效率的進展,事先想像「整體的樣貌」,並以此為根基「掌握開會的主導權」是一件非常重要的事。掌握某種程度的主導權,就能大幅減少受他人擺布的機會。

事先想好這三行內容,就能提前部署,進行調整,避免與其他行程重疊。就算工作按自己原先預計發展的可能性無法達到100%,也必定能大幅提升。

而且,事先考慮「目標」、「下一步」、「截止日」,不光是在提高開會品質一點上具有重大意義,還能預先展望未來,思考下一步,就算同時承攬許多工作,也必定能有效率的完成所有工作,交出最大的成果。

開會筆記只記錄「與目標有關的內容」

序章中我曾提及,開會時「筆記如何掌握重點、記錄精髓」,將會大幅影響工作的效率和品質,更會左右成果及信賴關係。

話雖如此,我相信有些人可能會不禁疑惑「我搞不清楚什麼是重點、哪些則非重點」。

在開會場合,你會聽到各種對話。直接記錄毫無重點的對話,筆記當然也就變得不得要領。

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