我決定替自己建立「時間管理系統」。目前為止，我在創建醫院系統、改善問題點時，最重要的關鍵是什麼？我從許多重點中選出下列三項。
1. 必須很簡單。
2. 必須採取直覺式思考。
3. 必須反覆 PDCA＊（計畫→執行→查核→行動）循環。
＊ 譯註： Plan、 Do、 Check、 Act 的縮寫，是品質管理的方法之一。
將這三項原則帶入目前的時間管理方法，去思考問題是什麼，需要修正又是哪些部分。
第一項原則，必須很簡單
從許多事例中發現，當系統愈複雜，出錯的機率愈高，執行度也會跟著下降，所以必須盡可能簡化經常發生錯誤的地方。
我們可以打破金字塔結構，縮減溝通程序；例如多備有乾洗手裝置，簡化動線，讓進入醫院的人隨時清潔雙手；準備手術時，將所需用具整理成套放在一起，避免遺落任何東西。精簡複雜程序是很關鍵的解決辦法，效果也很顯著。
迄今為止，我的時間管理做得如何？無法光用複雜或簡單定義，應該說是參差不齊。當我滿腔熱血的時候，會以小時和分鐘為單位，寫滿紮實的計畫；但有時只會寫上簡單的確認清單，甚至覺得不耐煩時，什麼都不會做。我個性相當懶惰，時常依照心情和體力隨便行事，除非對某件事著迷時才會認真埋首。所以急需一個能堅持下去的簡單方法，讓我不管是活力充沛、感到厭煩、生病或疲憊時，都能不間斷的實踐。因為假如難以堅持，它很快就會失去系統應有的功能。
有鑑於此，我第一件做的事，便是丟掉以小時和分鐘為單位的計畫表，拿出便條紙寫上一天最首要的四件事，分別是「讀書、上班、上班、 YouTube 影片編輯」。這個排序是指早上到公司前，先簡短地讀書，然後再去上班；下午則繼續上班，等到下班後進行YouTube 影片編輯。省略無謂的內容，只把最重要的四個關鍵字簡單記下並放入腦海中。無論是誰都能記住四個詞彙。
上週和這週並沒有太多的改變。除了改成記下四個關鍵字以外，生活同樣忙碌。儘管如此，我還是經歷了一些珍貴的變化。原本每天睡前躺在床上時，總是納悶：「我今天做了哪些事呢？真的很忙呢⋯⋯不過一點都想不起來了！」但自從開始記錄一天的四個關鍵字後，能一邊回憶：「今天下班後，又編輯了一部影片，真是充實！」一邊進入夢鄉。
不以「七點至八點：晚餐、八點至九點：整理和休息、九點至十一點：影片編輯」這樣的方式記錄，改成只把「影片編輯」這個詞彙放入腦海後，計畫變得更容易實行。我能在吃完晚餐看著電視時，想起自己還要處理影片，立刻關掉電視；抑或在下班時，就算朋友說要一起出去玩，也會記得婉拒對方，回家完成想做的事。
就這樣，從一天訂出四個詞彙開始。不用按照時間順序，密密麻麻記下待辦事項，而是以重視的程度選出核心關鍵字，去除和累贅物一樣的東西。我用幾個重要的詞彙總結一天，就得以更妥善處理自己覺得重要的事情。後來，一天從四個詞彙變成五個，最後是六個，也就是現在的六區塊基礎概念。 （相關報導： MBTI測試中文解析》16型人格對應理想職業，10分鐘配對出你的命定工作！ ｜ 更多文章 ）
請銘記，六區塊核心要點是把重要的事情當作關鍵字，用六個詞彙摘要一天，讓人一目瞭然當天的輪廓。
