截止期限該怎麼訂?一個提前15分鐘完工的施工案,告訴我們訂死線的原則

2022-05-02 17:10
截止期限該怎麼訂?(圖/Pixabay)
截止期限該怎麼訂?(圖/Pixabay)

有一次,我找人來施工,領頭的包商對工程品質要求細膩。但我們碰到一個問題:夏季的幾個月,工程進度十分緩慢,而原本夏天正是快馬加鞭趕工的時候(因為冬天一到,施工速度一定會慢下來)。

於是,我對包商說:「我們必須設定完工的最後期限。你要不要花一個星期想一想,下星期五回來時告訴我,你可以承諾在哪一天之前一定完工?然後我們再談一談。」

他星期五回來後提議:「把最後期限訂在10月31日如何?」

「我沒法接受這個日期。」我回答。

「但這個截止日期已經訂得非常緊了。」他反駁。「我的意思是,為了在10月31日之前完工,我們必須用盡全力才辦得到。」

「你誤會我的意思了,」我說:「你訂的最後期限太大膽了。你我都知道,你們在10月31日之前完工的機會幾乎等於零,所以訂這個期限根本毫無用處。」我讓他慢慢明白。「你要不要重新思考一下,再提出一個你百分之百辦得到的日期,無論天氣狀況如何,無論發生什麼意外的問題,你們都絕對可以準時完工,而且保持完美的施工品質。」

他再提議:「好吧,那明年3月31日如何?」

「3月31日的什麼時候?」我問。

「要訂出確切的時間嗎?」

「對啊,否則怎麼能百分之百確定你達到目標了。」

「好吧,那就3月31日下午5點整如何?」

「聽起來好多了。」我心知肚明,即使訂在3月31日,都是難度頗高的目標(不過是可行的目標)。「那麼,你可以百分之百承諾,你們會在期限之前完成。」

「可以。」他說:「沒問題。」

於是他們繼續施工。在一個天氣晴朗,攝氏21度左右的九月天,我注意到,下午3點之後,都沒什麼進度可言。

我緩緩走出去問包商:「進度如何,可以在期限之前完成嗎?你知道,再過些日子,天氣就會開始轉變。」

「我們正努力在你的截止期限之前完工。」

「不對,這不是我的期限。」我回答,停頓一下再說:「這是你的期限。」

施工速度加快了。施工團隊最後果然趕上最後期限,在3月31日下午4:45完工,只提前了15分鐘。

訂定截止期限能刺激進度,但唯有當事人願意有所承諾,訂截止期限才有效。趕上截止期限代表達到目標時,成果絕對達到A級水準,絕對百分之百完成,絕對準時,毫無抱怨,絕對如此。如果你訂了一個人人都知道不可能達到的截止期限,就等於沒有截止期限可言。

在有紀律的文化中,無法在截止期限之前完成,只有在下列兩種情況下,才可以接受。第一種情況是,你承諾的對象主動修改截止期限,而不是你提議修改;或第二種情況,由於摯愛的親人發生變故(生病、意外、悲劇),使你無法正常工作,這種情況下逼你遵守最後期限,太沒人性了。 (相關報導: 如何做好管理時間?專家揪出多數人浪費時間的最大原因,一招教你創造時間自由 更多文章

訂定截止期限是一門藝術。有的領導人喜歡直接規定截止期限,有的則寧可讓對方提出截止期限。我會根據狀況,兩種方法並用,但主要方式仍是請對方提議截止期限,然後引導他訂出切合實際的日期,如果未能如期完成,絕不會有絲毫寬貸(如同我對包商的要求)。但無論你怎麼做,關鍵在於,對方必須對截止期限毫無疑義,而且承諾會致力達成目標,同時絕對沒有「錯過期限」這個選項。換句話說,員工必須有充分的紀律,面對明知無法達成的截止期限,能勇於拒絕。如果趕不上截止期限成為常態,那麼訂截止期限就弊大於利。但如果你用對人,他們對截止期限也認真承諾,那就可以給他們很大的自由度,容許他們自主管理。

因為你,我們得以前進,你的支持是我們的動力
更多文章
雨彈再炸!氣象局「4縣市」發布大雨特報,本島平地最低溫只有12.8度
二戰結束之後,這位日本軍人在菲律賓叢林裡躲藏了30年!小野田寬郎的故事登上大銀幕
恐引發新疫情!Omicron新亞變種能避開免疫力,專家揭1關鍵降風險
升息該不該提前繳清房貸?內行人分析2種情況,這類人該先乖乖把房貸還清
年薪數百萬的家庭,也可能遇到中年危機!專家傳授4點建議,不管薪資高低都該學起來
居隔3+4放太寛?Omicron大浪來臨,長者疫苗覆蓋率、快篩試劑量、病床空床率都要再提升
郭正亮曝台積電下跌原因 美股這項數據成為「礦坑裡的金絲雀」
北市長民調黃珊珊超車成第二 媒體人急喊「別低估陳時中」:覺青沒有現形
藍營沒人能打陳其邁?「5大陸空戰將」被點名:張亞中親征深綠高雄
幕後》沒藥吃了怎麼辦?國內用量最大安眠藥、糖尿病專利藥驚爆缺貨
綠色友誼連線5黨部主委全拿不是夢?派系人士:「黨員大戶」不容小覷
民進黨北市黨職改選重演派系火拚?綠色友誼連線被爆幕後大力操盤
世界上最災難的宣傳效應!北京大外宣如何在全球塑造中國惡劣形象
民進黨「新潮流+」北市議員初選全壘打 幕後文宣、活動策劃都她操刀
吃魩仔魚是罪過嗎?專家解釋:它不是「數百種魚類的幼苗」,但要避免過度捕撈
風評:提早退、年金養─勞工越來越難企求的夢想
孫慶餘專欄:我心目中的彭明敏!
大學法修法論壇》大學校長遴選不能變成鄉鎮村長選舉
如何確定另一半是否可以長久走下去?愛情長跑必備6條件,遇到值得珍惜一輩子
黎蝸藤專欄:美中激戰遠東戰線,美國北線佔上風,中國南線奇襲成功
嚴震生觀點:烏克蘭戰爭讓我想起戈蘭高地
黃帥升觀點:Nasdaq-實踐ESG的全球資本市場領航者
李忠謙專欄:社群媒體讓美國人變得特別蠢?馬斯克為何不是網路黑暗時代的救世主
觀點投書:被美國利益綁架的護國神山
點教育》公費師資生制度,怎一個騙字了得?
王建煊觀點:不腐餘財的美德
觀點投書:北京御用香港特首候選人李家超的可能原因
觀點投書:烏克蘭踩過的坑,是台灣要避開的禍
觀點投書:烏克蘭第九課─「滅絕師太」必然瞄準台灣
這是一場由一個人的扛起的解救任務:《帝國的野心》選摘(1)
拜登「中國政策」有何重點?華府如何打贏美中「世紀競爭」?《外交政策》重磅專文解析
閻紀宇專欄:權力腐化理智,普京鑄成世紀戰略大錯,俄羅斯恐淪為三等強權
看見「矽島」未來優勢!與美國合作下,台灣如何增強全球半導體供應鏈韌性?
再過6個月就是美國關鍵「期中選舉」,拜登與民主黨聲勢如何?最新權威民調解密
顏聖冠快篩陽性進行自我隔離 暫停民進黨北市黨部主委實體競選活動
中國媒體人的反思:一些地方把防疫當成「壓倒一切的政治任務」,讓人懷疑只要防疫,別的什麼都可以不管不顧
力挺台鐵員工「不加班」 朱立倫:不會坐視蔡英文把勞工「又捏又揉」
精神衛生法、菸害防制法修法各方角力 知情人士曝2大難題
侯友宜feat甘比亞籍網紅「黑龍」 宣導「工安尚重要」
新北爸媽請注意! 6至12歲學童 3日起安排莫德納接種、施打後2日線上教學
西方與中國夾縫間求生存,無人機巨頭大疆公司被迫暫停俄羅斯、烏克蘭業務
中市府會聚餐令狐副市長及多位局長確診 多為輕症有代理制度公務不受影響
高雄市MeNGo計畫榮獲 APEC ESCI 2022智慧運輸類別銀牌
高雄豐潮展現原民多元奔放文化 陳其邁:高雄共同的驕傲
高市環保局鼓勵社區邁向綠色生活 因地制宜打造特色亮點
高雄首選!外銷加拿大精品等級 「紅蜜蓮霧」高雄物產館產上市
梁次震、蔡力行、陳丕燊都是她的學生!台大物理唯一女系主任-林清凉新書發表
文青麵包店網紅朝聖地 小鳥吃吐司日賣三千顆傳奇