行政助理月薪29K，為何還是上百人搶應徵？過來人曝必備3能力，這工作不是人人都能做
行政助理為何有這麼多人想應徵？（示意圖／取自pakutaso）
行政助理為何有這麼多人想應徵？工作內容通常有哪些？對於剛出社會的新鮮人，因為缺乏工作經驗，在求職路上最常碰到的狀況的問題就是：「不知道自己要什麼？」加上行政助理或行政秘書等職缺，進入門檻較低也不限特定科系，久而久之就成為許多應屆畢業生的首選。
但相對地，社會大眾對「行政助理」職缺的偏見卻也是層出不窮，譬如日前就有新聞曾報導，一名女網友表示，自己當行政助理5年月領27K，卻遭到百萬年薪男友嫌棄，甚至直接對她放話「不換工作就不結婚」！究竟在「行政助理」的求職路上，有哪些必備能力是一定要具備的？未來的職涯走向又能朝向哪些方向發展呢？以下就讓《職場熊報》小編繼續來和你聊聊吧！
「行政助理」職缺為何這麼吸引人？網友大推這原因
近日一名網友就在PTT版上，以「行政助理為什麼這麼吸引人？」為題發問，並提到「最近部門要應徵行政助理，薪資不會超過29K，更別提會有分紅獎金...可是開缺一天內來了將近200封應徵函，大家不是一直抱怨薪資低嗎？怎麼這種薪資低的工作應徵人數反而最多？」
對此疑問，除了掀起網友一片熱烈討論以外，更有不少人直言：「事少不加班沒責任」、「如果可以5點半閃，很適合兼顧家庭」、「工作壓力小，做身體健康的大有人在，與其努力拚死拚活四五萬以上，還不如悠悠哉哉賺兩三萬」、「有些人重視生活品質，不願每天睜眼閉眼只有工作的人生」、「家裡不缺錢，跟你那麼累幹嘛XD」、「沒責任沒壓力，發展副業或備考最好的選擇」。
由此可見，即便是薪資較低的「行政助理」一職，因為每個人對於工作、人生上的規劃有所不同，仍是人力市場上相當熱門的職務。此外，也因為社會的正常運作需要仰賴各行各業的人來維持，每個職務都有各自辛苦的地方和工作價值，期盼大家能放下成見，不隨意去批評任何一個職業的勞工朋友。
行政助理上班只要接電話、收信？其實真正的工作內容還有這些！
相信不少人的思維仍停留在，行政助理工作就是打雜的「小妹」，可以任由全公司的人呼來喚去；但事實上，行政助理工作內容可大致分為4大類，分別為：文書處理、會議事項、採購管理、表單管理等，以及其他主管的交辦事項。
1. 文書處理
以「文書」方面來說，包含文件輸入、建檔管理能力、文件收發、製作PPT簡報等，另外，有些中小企業可能未設置專責的「行銷企劃」或「公關人員」，可能還要負責新聞稿撰寫以及製作海報宣傳單、社群經營等。
2. 會議事項
3. 採購管理
接下來，提到「採購」這塊就跟「錢」有很大的關係了，舉凡公司的零用金控管、訂員工便當的支出、購買每個月的拜拜供品、不定期添購公司日用品等，通通都是行政助理很有可能會碰到的工作事項。
4. 表單管理
再者，就是「表單管理」的部分，因為公司內部人員常常會有對外合作的需求，這時候，無論是親送公文給上層主管簽核，還是以簽呈、表單的形式進行歸檔，如何將這些大大小小的檔案統整地清楚明瞭，就是一門行政人員必備的功課了。
行政助理必備這3大能力！為自己超前部署職涯方向
有了以上對「行政助理」工作的基本認知，接下來，就要多為自己的職涯進行優勢和劣勢的分析，譬如：當了行政助理3年有沒有升遷機會，或是往其他部門職缺發展的可能性，也才能避免年紀輕輕，就已經早早碰到薪資天花板。因此，以下3種工作能力，請務必要趕緊記下來喔！
1. 溝通能力
「行政助理」的角色就好比公司與員工的橋樑，需要溝通協調公司上下、內外的事宜，因此，這時候擁有良好的溝通能力，就能幫助你自己在工作上事半功倍。
舉例來說：因為疫情關係，「班班公司」請每位員工都要在每週日前進行居家快篩，以確保大家在下週進公司前，都是維持陰性的狀態，結果A同事就跑來問「這試劑要早上、下午還是晚上使用」，B同事問「可不可以幫家人一起買」，C同事問「萬一弄丟試劑了，該怎麼辦？」
透過這個案例應該能更清楚感受到，所謂的「良好溝通能力」，不單單只是將資訊公開傳達給大家，也必須確認溝通時可能會衍生的各種狀況，才能避免大家因為對資訊不清楚而出錯。
2. 時間管理
「你不是時間不夠，而是順序不對。」我們都知道行政助理的職務，常常是一人身兼多職，工作任務也看似非常雜亂，但是這麼多事情中，若能把「時間分配」這件事做好，就是非常需要訓練和培養的能力了。
譬如你可以先將每件事都標註優先順序、輕重緩急，判斷這件事需要花多少時間、影響到多少利益、可能影響到多少人等，再來一一定序，並排出你預計可完成這項任務的時間。
3. 主動協助
另外，還有一項行政人員必備的工作能力，就是要敏銳觀察公司每位同仁的需求，並盡可能主動去協助大家，譬如：同事最近在影印文件時，發現影印機常常會卡紙，這時你直接聯絡廠商過來檢查狀況，也能避免後續整台機器壞掉送修，讓大家在不方便的環境下工作。而這個小小的舉動，不只能讓同事們感受到你的貼心，也能讓人看見你的盡責與專業喔！
最後，若提到「行政助理」未來可能發展的職涯方向，其實不少過來人都曾分享過，像是專案管理師、PM、人資、秘書、總務、採購、高階主管特助等職缺，都是可以多加參考的目標。
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