這樣工作更有效率!首先,把呼吸練習好,專注力自然提高…

2016-08-10 07:30

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配合九十分鐘周期,先做最重要的事

不只電子郵件會讓人分心,我們自己也創造了無數的干擾,例如在很多工作之間跳來跳去、對別人有求必應、電腦上一次開太多個視窗,以及只看到眼前最急的工作、無暇思考自己正在做的是不是最重要的事。我們想待在浪頭上、害怕落後,所以總是對外界的需求來者不拒,卻無法好好規畫自己的時間,朝著目標前進。

假設有一天你真的可以拒絕干擾,一次專心做一件事,還是有一個大問題要解決,那就是:你該把注意力放在哪裡?這是我們會問每個客戶的問題,因為他們鮮少問自己這個問題。被我們這麼一問,大家通常會很不自在,然後一陣沈默。大部分的人基本上都不會花時間去想這個問題,你呢?你最應該把注意力投資在什麼事情上?思考片刻後,我們大多數客戶都會得出差不多的答案:在可能的情況下,我應該要把注意力放在最重要的事情上。

很顯然的,按照事情的輕重緩急排出先後順序—長遠來看最有價值的事最優先—似乎不是人類的本能,而是需要經過刻意思考才會發生的。所以,我們應該空出時間來思考並安排優先順序,而不是想到什麼就做什麼,或是電腦螢幕跳出什麼就接來做。

我們發現,成效最好的習慣是「先做最重要的事」。我們的客戶會自行決定怎麼設計這個習慣,但基本要素是一樣的。第一步是,決定每天最重要的事是什麼。這通常應該在前一天晚上先想好,若是比較長期的案子,則應該在一周開始時先決定好。我們大部分客戶都發現,要讓這個習慣發揮最大效果,最好是每天一進辦公室的第一件事,就是做這件最重要的事,因為各種干擾和讓人分心的事總會隨著時間愈積愈多。而且,大多數人都是在早上比較有精神,然後漸漸流失處理艱難工作所需的能量。

無論什麼習慣,「明確性」都是最重要的成功要素。也就是說,不只要設定一個明確的開始時間,結束時間也要很明確,期間最好不要超過九十分鐘。不論你選擇哪一個時段,重點是全神貫注。時間最好不要少於四十五分鐘,因為光是集中注意力就需要花一點時間,尤其是面對困難度高的工作。另外,減少可能的干擾也很重要,例如關閉電子郵件、不接聽電話,也讓其他人知道除非真的有急事,暫時不要打擾你。最後,設定的結束時間到了後,要讓自己休息一下。如果你是真的全神貫注在難度很高的工作上,結束後應該會覺得心神俱疲,渴望能夠休息片刻、消除疲勞。

我們許多客戶都很驚訝這個習慣竟是如此有效。這麼做,讓人確保每天都把時間投資在最重要、最困難的事情上。此外,它也有提振精神的效果,因為每天都以最專注、最有生產力的方式揭開序幕,讓你在接下來的一天中得以安心面對其他可能發生的事—畢竟,無論如何,你今天都已經完成了很重要的工作。

專注力練習

除了把注意力從外界干擾中轉移之外,我們還必須應付自己那顆永不停歇的心。理論上,我們對於內在的掌握應該比外在來得強,然而,我們的心思就像有自己的意志一樣,當我們正忙於手上的工作時,心思卻經常是在過去或未來,圍繞著希望和懊悔、恐懼和幻想、白日夢和失望、野心和不安全感。全心專注在當下,一次只做一件事,這是冥想(打坐)數千年來一直在追求的境界。

如果你想了解自己的心是怎麼運作的,請先拿一支筆和一張紙,找個舒服的地方坐下。接下來,請你閉上眼睛,專注在呼吸上,把腦袋完全放空,只要自然地吸氣、吐氣,不要試圖控制它,順著感覺持續大約兩分鐘。現在,請把書放下,開始這個練習。完成後,再回到本書上。

現在,你應該已經完成這個練習的第一部分了。請拿起紙筆,寫下剛剛你完全放空、專注在呼吸上時,心裡想到的事。請盡量按照順序,將所有閃過的大大小小念頭都寫下來。完成後,再回到本書上。

如果你跟我們九十五%以上的客戶一樣,現在應該已經寫下你心頭上的大小事,其中可能有幾件跟呼吸有關,或是當時的感覺,或是時間不曉得到了沒。你的心思也很可能會飄到其他地方,也許你注意到房間裡的一些聲音,或是突然想起有什麼事要去做;也許你覺得焦慮或不自在,或是盤算著等一下要做什麼;也許你感覺腰痠背痛,或是肚子在叫;也許你想到某個人,然後開始回想你們一起做過的事;也許你很懊惱自己充滿雜念,或懷疑別人是不是也跟你一樣無法專心。

最後一個問題的答案是肯定的。不是每個人都能記得所有過程,也只有很少人真的能夠全神貫注在呼吸上。威廉‧詹姆士便曾說過:人類的專注力只能持續幾秒鐘。而且,事實上,這還必須透過相當的訓練才有可能。

訓練注意力的「肌肉」,跟訓練二頭肌或三頭肌是一樣的:先給予強大的壓力,然後釋放。對注意力來說,壓力就是「一次專注在一件事上」。大家通常把打坐視為一種精神上的修練,事實上,在日常生活中這就是所謂的「專注力練習」。最基本的練習,就是大家慣稱的「靜心冥想」,形式有很多種,但最基本的就是找到一個舒服的坐姿,然後數自己的呼吸。對大多數人來說,這應該比剛才的觀照呼吸練習—跟著吸氣、吐氣—來得容易。當呼吸愈深,就愈能夠放鬆身體,我們也愈能夠專心在一件事上,例如數數兒。

如果你想體驗數數兒和觀照呼吸的差別,可以試試第三章提到的放鬆身體方式:閉上眼睛,用鼻子吸氣,數到三,然後慢慢從嘴巴呼氣,數到六。讓自己專注在數數兒上,這樣做三十秒鐘,或呼吸六次。現在,你可以放下書,開始練習。

這次,你應該可以比之前練習時更能保持專注,原因之一是你有一件事可以集中注意力:數數兒。另外,延長呼氣也可以讓身體更放鬆。最後還有因為你只持續了三十秒,而不是一分鐘或兩分鐘。大多數的冥想老師會建議學生一次練習二十分鐘,但我們認為二十分鐘對初學者來說太長,可能會造成反效果。

本文經授權轉載自漫遊者文化《這樣WORK才WORK!:識破多工的效率迷思,擺脫超時賣命的職場陷阱》

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