丸山翔觀點：不只是一本「員工手冊」—日本「就業規則」對雇主而言的真正意義

近年隨著日圓貶值、日本市場吸引力提升，越來越多台灣企業選擇赴日設立子公司或分公司。然而在實務諮詢現場，最常遇到的一個誤解是——許多台灣經營者把日本的「就業規則」（しゅうぎょうきそく）視為「員工手冊」或「公司內規」，認為這只是寫給員工看的行政文件，可有可無，或者直接把台灣總公司的工作守則翻譯成日文就能交差。

這個認知落差，往往是日後勞資糾紛、行政罰甚至刑事責任的開端。

依《日本勞動基準法》第89條規定，凡是「經常雇用10人以上勞工」的事業所，雇主就有義務制定就業規則，並向所轄的勞動基準監督署申報。所謂「10人」不是以法人為單位計算，而是以日本國內的「事業所」（即實體工作場所）為單位，且包含正社員、約聘、兼職、計時人員，與國籍無關。也就是說，一家台資企業在東京開設辦公室，只要該辦公室常態雇用人數達到10人，無論其中有多少日籍員工或外籍員工，都受此規定拘束。

未制定或未申報者，依同法第120條，可處30萬日圓以下罰金。金額看似不高，但真正讓企業付出代價的，並不是這筆罰金本身。

在日本勞動法體系下，就業規則並不只是一份「公司寫給員工看的規定」，而是具有準法律效力的文件。一旦完成制定、員工意見聽取、行政申報，並履行「周知義務」（讓員工得以隨時查閱）這四個程序，就業規則的條款即對雇主與全體員工具有拘束力，並且在勞動契約未明文約定的事項上，具有「補充契約」的效果。

換言之，當勞資雙方對某項條件產生爭議時，例如「加班費怎麼算」「留職停薪怎麼辦」「能不能因為遲到三次就懲戒」，法院或勞基署不會去看老闆當初口頭怎麼說，而是直接翻開就業規則。

這也意味著——沒有就業規則，或就業規則制定不完善的公司，在面對勞資爭議時，幾乎是「赤手空拳」的狀態。具體會出現以下幾種典型困境：

其一，無法合法懲戒員工。日本法上，懲戒處分必須有「事前明訂的事由與種類」作為依據，這是源自罪刑法定主義的精神。如果公司未在就業規則中載明「何種行為、可處何種懲戒」，即便員工確實有重大違規，事後再做出減薪、停職乃至解僱的處分，幾乎都會被法院判定為無效。

其二，無法主張固定加班費。日本許多外資企業習慣使用「年薪制」或「All-in薪資」，認為薪資已經包含加班費。但在日本實務上，固定加班費要被認定有效，必須在就業規則或薪資規程中「明確區分基本薪、固定加班費對應的時數、超過時數應如何另行計算」。一旦設計不當，員工離職後回頭追討加班費差額（依現行法可追溯至少3年），單一案件動輒數百萬日圓的賠償並不罕見。

其三，無法申請政府助成金。日本對中小企業、雇用穩定、育兒支援等政策提供大量「助成金」（補助金），多數助成金的申請門檻都包含「具備合法且最新的就業規則」。沒有規則，等於主動放棄這塊資源。 （相關報導： 丸山翔觀點：「日本創業」揭開隱藏在「第一次僱員工」後的勞務成本與風險 ｜ 更多文章 ）

從筆者在實務上接觸台資與其他外資企業的經驗，外資公司在這個議題上特別容易出狀況，原因可歸納為三類：

第一類，是「直接沿用母公司制度」。許多企業認為母公司在台灣已有完善的工作規則，翻譯成日文即可使用。然而日本勞動法在加班計算、年假發給、解僱限制、產育休制度等面向，都遠較台灣嚴格且細緻。例如日本對於「解僱」採取「解僱權濫用法理」（勞動契約法第16條），即使員工表現不佳，雇主若無法證明已盡到指導、改善機會、配置調整等義務，解僱幾乎都會被法院撤銷，公司還需支付從解僱日到判決日的薪資。這種制度差異，是無法用翻譯解決的。

第二類，是「人事決策由海外總部主導」。台灣總部習慣以本地思維下達人事指令，例如直接通知日本子公司「裁員兩名」，但忽略了日本的整理解雇必須符合「人員削減的必要性、解僱迴避努力、人選的合理性、程序的妥當性」這四個要件。程序若未走完，公司負責人也可能被追究民事乃至刑事責任。

第三類，是「雇用外籍員工卻未建立配套條款」。在留資格（簽證）的有效性，是外籍員工得以合法工作的前提。一旦員工的在留資格因故失效（例如更新被拒、變更手續延遲），公司若未在就業規則中事先明訂「在留資格喪失視為自然退職事由」，將陷入「無法合法解僱、卻又不得繼續雇用」的兩難。對於雇用大量留學生兼職的服務業而言，每週28小時的「資格外活動」上限管理，更是稍有不慎就會觸發雇主的刑事責任。

綜合以上，筆者建議赴日經營的台灣企業——無論員工是否已達到10人法定門檻——都應該主動將就業規則視為企業在日本的「營運憲法」來看待，而不是事後補件的行政義務。

原因有三：第一，10人這條線在實務上很容易跨越，等到必須申報才匆忙制定，往往來不及應對既有的勞資問題；第二，制定就業規則的過程本身，就是一次完整的勞務制度健檢，企業得以在問題爆發前發現工時、薪資、休假設計上的潛在風險；第三，一份完善的就業規則，是企業日後與員工、與行政機關、與法院對話時的「共同語言」，沒有它，所有溝通都會回到「各說各話」的原始狀態。

此外，制定完成並非終點。日本勞動法每年都有修正——近年的同工同酬規定、加班上限規制、育兒介護休業法修法等，都會直接影響就業規則的有效性。建議企業每1至2年進行一次規則審視，並在每次修正後重新履行員工意見聽取與周知程序。

赴日經營，從來不只是把產品或服務搬到日本市場那麼簡單。真正決定一家外資企業能否在日本長期穩定經營的，往往不是初期的市場開發能力，而是經營者對於當地法規的敬意與細膩度。就業規則，就是這份敬意最具體的展現。 （相關報導： 丸山翔觀點：「日本創業」揭開隱藏在「第一次僱員工」後的勞務成本與風險 ｜ 更多文章 ）

＊作者為日本社勞士、行政書士。