丸山翔觀點：「日本創業」揭開隱藏在「第一次僱員工」後的勞務成本與風險

近期日本經營管理簽證的改制，在創業圈內引起不少討論。其中最令外國創業者關注的，莫過於新增了「必須僱用至少一名常勤員工」的規定。這也意味著，許多剛在日本起步的台灣老闆，將迎來人生第一次在異國「請人」的挑戰。然而在日本，僱用員工並非只是每個月定期撥款薪資那麼簡單。

許多老闆習慣了台灣的投保邏輯，卻往往在日本的「社會保險」與「勞動保險」前碰了壁。首先必須釐清的是，這兩者在日本是完全不同的體系。

社會保險（健康保險、厚生年金）針對「社會保險」的投保義務，外國雇主必須具備正確的法律認知。在日本，只要是以法人名義運作的企業，即便目前僅有社長一人領取報酬，該公司即屬於法定的「強制適用事業所」。當您開始聘僱新員工，且其工時達到正職員工的四分之三（約每週 30 小時）以上時，雇主依法便負有為其加保的義務。

實務中，常有雇主基於成本考量，試圖在「試用期」或針對「時薪打工族」規避加保責任。然而必須警惕的是，即便只是短暫一至兩個月的漏保，行政機關都會留下完整的查核紀錄；這不僅可能引發年金事務所的稽查，更將成為企業未來難以抹滅的勞務隱憂與法律風險。

勞動保險（労災保險、雇用保險）另一項容易被外國雇主忽略的是由「勞災保險」與「雇用保險」組成的勞動保險。由於企業的「代表取締役」（社長）本人原則上不具勞工身分，並不適用勞動保險，這導致許多創業者在聘用第一位員工前，鮮少有機會與勞動基準監督署（勞基署）或 Hello Work（公共職業安定所）等行政單位打交道。尤其是勞災保險，其範圍涵蓋所有發放薪資的員工，哪怕每週工時僅 1 小時也必須納入計算。至於雇用保險，則設有明確的投保門檻：員工每週工時需達 20 小時以上，且預計僱用期間達 31 天以上；此外，雇主也需留意法規中的排除對象，例如持有「打工度假簽證」的受僱者依法便無法參加雇用保險。在實際申辦程序中，這兩者具備先後順序邏輯。雇主必須先行前往管轄的勞基署完成勞災保險申辦，並在取得「勞動保險番號」後，方能以此為基礎向 Hello Work 辦理後續的雇用保險相關手續。

除了保險，勞動法規對於文書的要求更為嚴苛。除了眾所皆知的「雇用契約書」外，日本法律要求企業必須備妥「法定三帳簿」：勞工名冊、出勤簿與薪資台帳。近期隨著修法，管理員工帶薪假（有給休暇）的紀錄也成為必備。此外，還有一個台灣老闆最常踩中的地雷「36 協定」。在日本，若沒有事先簽訂並向勞基署申報這項協定，任何形式的加班或假日出勤即屬違法。這並非罰錢了事，嚴重者雇主甚至可能面臨 6 個月以下的刑責。 （相關報導： 台商赴日設廠踢鐵板？台籍「二刀流」專家丸山翔揭潛藏的法務地雷 ｜ 更多文章 ）

若雇主聘僱的是外國籍員工，則另外負有查核在留資格的法律責任。只單看員工提供的在留卡影本或照片可能還不夠，推薦使用在留卡查核App（在留カード等読取アプリケーション）檢查是否為偽造在留卡。另外，若不慎聘僱了非法勞工或違反工時限制（如留學生一週超過 28 小時），雇主可能會吃上「不法就勞助長罪」，面臨最高 5年以下有期徒刑或500萬日圓的罰金，就算主張「不知者無罪」，在法律面前，未盡到查核義務本身就是一種過失。

完成初期的加保手續後，企業隨即進入中長期的營運階段，此時雇主面臨的是一系列具備法律約束力的日常管理與年度例行事務。這些手續不僅關乎合規，更是建立企業專業形象與員工信任的基礎。

首先是考勤與工時管理。在日本法規下，雇主負有掌握員工「勞動時間」之法定義務。這項紀錄除了作為加班費計算的依據，更是防範員工過勞、客觀審視勞動強度指標。若缺乏完善的出勤紀錄，一旦發生勞資糾紛，企業往往會處於極為不利的法理位置。此外，員工健康檢查亦是雇主不可迴避的責任，法律規定每年至少需提供一次健檢，且相關費用必須由雇主全額負擔。

在財務層面，薪資計算與代扣稅金的準確性至關重要。企業不僅要確保每月社會保險級距與所得稅計算正確，更需依法辦理住民稅的「特別徵收」（即由公司代扣並繳納給市區町村）。若因計算錯誤或加保判斷失當，導致年金事務所於稽查時發出「行政指導」，雇主不僅可能面臨罰則，還得回頭向員工追討保費差額，這對於勞資間的信任關係將造成傷害。

此外，針對獎金發放，雇主必須提交社會保險的「賞与支払屆」（獎金申報支付）。許多外國雇主誤以為發放現金獎金可簡化程序，但若未如實提交文件並依法預扣保費，極易被行政機關視為逃稅行為，進而引發嚴重的稅務審查風險。

最後就是年度例行程序。除了需每年定期更新「36 協定」以確保加班與假日出勤具備法源依據外，每年六月還需辦理「勞動保險年度更新」進行保費的結算與預繳，並隨即於七月提交「算定基礎屆」來決定未來一年社會保險費的扣繳基準。這些行政手續環環相扣，精確執行不僅能規避行政稽查風險，更能維持企業在日本穩健經營之信用。

結語：建立公司的「法律防火牆」 對於規模尚小的初創企業，強烈建議即便不到法定的 10 人規模，也應儘早制定「就業規則」。日本勞動法規極其保護員工，為了在面臨解雇與懲戒爭議、心理健康休職或退職爭議時，保有一份明確的法理依據來保護公司。待日後公司內部勞務管理上軌道時，也有機會申請日本政府提供的雇用助成金。

日本的勞務行政手續繁雜且分屬不同行政單位，每個環節都扣連著公司的經營風險。對於希望專注於本業發展的老闆來說，尋求專業「社會保險勞務士」的協助，或許是在日本創業之路上，最能買到「安心感」的一項投資。 （相關報導： 台商赴日設廠踢鐵板？台籍「二刀流」專家丸山翔揭潛藏的法務地雷 ｜ 更多文章 ）

＊作者為日本社勞士、行政書士。