【奧客下課】幫主管買便當、接送家人,還兼當按摩小妹…當「助理」就該什麼雜事都要做嗎?

2020-02-05 13:00

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上周一則男法官把女助理當按摩小妹新聞引發熱議。討論重點多不離假公濟私。對助理性質工作者「公」跟「私」怎麼區別?值得討論。

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在人力銀行求職欄位輸入「行政助理」,很高比例可見工作項目中出現「……主管交辦事務」,省略號可帶入「協助、幫助、完成、執行」等。這句「主管交辦事項」似乎是無限上綱,是不是只要在上班時間主管就得以任意要求交辦任何事項?

學生時代打工時擔任業務助理,基本上就是協助主管處理各式各樣的瑣碎小事,正事上的資料輸入及歸檔、客戶聯絡、文書處理等,無一不包括;非正事上的跑腿買便當、訂飲料等,也沒有少過。屬上班時間處理的雜事,還覺得是合理要求。

聽聞不少助理的工作項目,無奇不有。幫主管接送親朋好友、幫主管排隊買限量商品、幫主管的孩子完成作業等,有這類經驗的朋友,多數回答是:反正當時是「助理」,使用上班時間做都還好,只要不佔用到非上班時間,雖然不喜歡,但也就是一些處理得來卻不得不處理的工作。在主管的認知理所當然是「完成主管交辦事項」的助理工作內容。

「買東西」、「領東西」對一位助理而言似乎不算太特殊。一般採買吃喝食品,特殊的就是排隊買熱門商品。領東西包含春聯、紅包等,非賣品具紀念性的也不在少數。熱門商品與非賣品排起隊都是時間,助理做這類工作就是耗在隊伍裡,反正是上班時間耗著就耗著。

當一位工作者的時間成本相對低時,就會被消耗在這類沒有專業養成的事務上。而身為一位助理該如何自我專業養成?如何在瑣碎的消耗中學習?大致上離不開「多看、多聽、多做」。

一、多看

多看指的不只是多看主管交派項目的內容,而是包含主管「怎麼交派、如何交派、為什麼交派」等。換句話說,就是用主管的角度看事情。例如主管交派聯絡客戶,不要以為一通電話或一封信件的就是聯絡的完成式;於電子郵件聯絡時是否同步附件給主管,如果客戶在某個期限前未回信須主動追蹤,而不是一個口令一個動作。以「成事」心態做事,不是以「辦事」心態了事。成事與辦事的差異是後者是我做了,前者是我做好了。

二、多聽

身為一位助理,免不了跟著主管參與會議,對內對外互動都不少,於各種會議中可以多觀察,不要覺得自己只是助理,就是來抄抄筆記,如此小看一個會議給自己帶來的學習機會,確實是種損失。多聽不是多說,身為一位助理,有機會參與主管會議時不要成為會議資訊的走私者,把聽來的資訊擴散出去,比病毒更可怕的是人的無知。

三、多做

不要抱持「反正就是領那份錢,八小時耗完就是了」的心態。相反的,要帶著理想化的激勵自己提昇,擁抱「公司買了我的時間,但不能買走我的生命」的態度和積極。時間是具體的,是長度,八小時不過就是今日的三分之一。生命是抽象的,是厚度,八小時內努力學習,成長的都是每天累積的專業。「多做」指的是不要只做主管交派的工作,更該積極接觸對自己有幫助的項目。

助理是不少工作者專業養成的必經之路。「抓時間學、抓機會學、抓重點學」,有計劃且有方法的提昇自己,之後成為主管時就更有能力幫助自己的助理成長。好的領導者多是由好的追隨者走過來的。如果現在你是一位被主管消耗時間的助理,更該好好學習,不要因為自己的主管沒學好而浪費了自己的機會。

作者介紹|陳青

愛寫文。出過書。還在寫,還想出。

責任編輯/潘渝霈

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