今天、以後都不加班!工作管家:救拖延,只要記下「沒用的自己」

2020-09-01 11:33

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行事曆App可在預設的時間提醒通知,而這是紙本手帳沒有的魅力。(圖/取自pakutaso)

行事曆App可在預設的時間提醒通知,而這是紙本手帳沒有的魅力。(圖/取自pakutaso)

「你應該知道的是:將預定行程輸入行事曆App,並提前設置截止期限,可讓自己集中精神完成工作,有效改善拖延症的壞毛病。而當行程不如預期安排時,仍須照實紀錄『做了什麼』,之後才可回顧反思,檢討是哪個環節出了問題。」

保證準時完工!達成高完整性工作成果的「行事曆應用術」

以上,我們學習了筆記與手帳的使用方法。接下來要介紹輔助筆記與手帳這兩種記事功能的「第三本筆記本」:App應用術。

先前我已經聲明,我不會在手帳記錄預定行程,所以做為替代方案,我會將所有的預定行程輸入行事曆App來管理。因為,將預定行程輸入行事曆App,開啟通知功能,應用程式就會像貼身祕書一般,在預設的時間提醒通知。這是紙本手帳不具備的魅力。

工作迅速的人,絕對會事事嚴謹設定截止期限。例如,「記帳必須在月底三十分鐘以內結束」、「企劃會議前一天,必須在二小時以內製作企劃書」、「開會前一天必須在三小時以內完成發表資料」……每一個工作任務的所需時間,都有嚴格的截止期限。

我自己每日的待辦任務,也都有確實設立截止期限,而且一定會輸入行事曆App。行事曆不僅會輸入「與他人的約定」,同時也是輸入「自己預計作業時間」的園地。

管家的工作完全是「時間契約」。舉例來說,「每月140小時」的合約當中,如果不能在這140小時完成滿足客戶需求的服務,就會被認定是「性價比低」,或許還會因此被終止契約。

就我的職業性質來說,「拖拖拉拉的工作,與利潤減少有著直接相關」。所以才會養成習慣,在每一件任務設定明確的截止期限,以保任務得以確實完成。

就算職業不是管家,領月薪的上班族若能有這樣的觀念,我想也不會有什麼損失。

近幾年,各大企業都在積極朝向「減少加班」的趨勢前進。工作當然重要,但是同樣的,私人生活也一樣珍貴。我想,為了確保自我投資的時間,以迎接美好未來,有不少人會希望能盡量準時下班。

讓工作達到最高效能的終極做法之一,就是自行將每一份工作細分設置截止期限,並輸入行事曆App。

假設提交企劃書的截止日是在「即日起二週後」,但是企劃書的實際製作時間頂多僅需二個小時左右。如果內心以為工作時間是「截止日前的二個禮拜」,工作時大概就會拖泥帶水。總是無來由的加班、在家夜深也總是無來由的開著電腦、總覺得永遠睡不飽……,如此一點一滴的消磨自己的寶貴時間。另一方面,如果認為作業時間是「截止日前的二小時」,工作時就會更有效率,表現出更高的品質。

並不是時間充裕就能交出高品質的工作成果,而是在充分的時間內,集中精神完成工作,才是品質提升的直接原因。而且我想大多數的人是同時承攬多項工作。如果「二週後是A案件企劃書與B案件簡報資料的截止日」,就更應該一一設定嚴謹的截止期限,諸如「企劃書在週四15時~17時」、「簡報資料在週五的10時~13時」。

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