收到mail 馬上回信就是好習慣?王牌經理人:這麼做超沒效率!

2020-07-03 12:44

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替團隊設立「禁止回信時間」,有助於提升員工的辦公效率。(圖/StartupStockPhotos@pixabay)

替團隊設立「禁止回信時間」,有助於提升員工的辦公效率。(圖/StartupStockPhotos@pixabay)

「你應該知道的是:為了盡快回應顧客需求,要求員工立即回覆電子郵件,反而會拖延其工作效率。作者指出,主管應設立團隊的『禁止回信時間』,讓員工在特定時段內能專心辦公。」

立即回覆電子郵件,反而降低團隊工作效率

當上主管後,接收的郵件數量自然也會增加。跟其他部門的交流一定會變得頻繁,還要接收部屬的郵件和副本。有些人可能一天要收幾十封,甚至幾百封郵件。

不少人認為收到郵件要盡快回覆才行。

過去我剛當上業務經理時,也以「努力取悅客戶,比其他單位更快回應」為目標,要求自己馬上回信。可是,整天忙著回覆郵件根本沒時間工作。

有一天,我跟部屬A約好下午三點會談。到了約定的時間,我叫A來談話。A起身的那瞬間,發現T公司傳來的公事郵件。A請我稍等五分鐘,等他回完信就會過來。

然而,我等了十幾分鐘A都沒過來。最後我不耐煩直接跑去叫人,A說那間公司的負責業務問了一些較為繁瑣的問題,因此回覆特別花時間。

我率領的團隊以「盡快回應客戶要求」為目標,每個人都很在意自己的電子信箱,不是只有A才那樣。開完會就要確認信箱,吃完午餐也要確認信箱,大家永遠忙著回覆郵件。其中最大的問題是,我們在營業時間幾乎無法處理有建設性的工作,好比製作企畫書或提出企畫方案等。

員工整天都在留意電子郵件,一旦集中力被電子郵件打斷,要恢復原來的專注狀態得花上更多的時間。假設一次回信要花五分鐘,一天確認信箱二十次就要花上一百分鐘。而這種收到郵件就要馬上回覆的病,只會拖延員工的下班時間,降低工作品質和效率。

各位不妨思考一下,電子郵件真的有必要馬上回覆嗎?

以我個人為例,我目前在全國各地舉辦巡迴演講和座談會。座談會通常要花一整天的時間舉行,午休時間我得陪主辦者一起吃飯,根本沒有回覆郵件的時間。我只有早上會確認一次信箱,等到傍晚時再回信。

可是,也沒有人抱怨我太晚回信,而把合作機會讓給其他公司。換句話說,電子郵件沒有馬上回覆的必要。

替團隊設立「禁止回信時間」

能力好的主管會替自己的團隊,設立一個「禁止回信時間」。

所謂的「禁止回信時間」,是在特定的時段內專注處理手邊工作,禁止打郵件、講電話、跟同事交談。員工才能專心坐在辦公桌前,努力從事有建設性的工作。這是參考女性內衣公司黛安芬的政策:努力時段。

此外,最好跟每位成員打聽一下,他們在不同時段會收到多少重要郵件,然後把「禁止回信時間」設定在比較不影響業務的時段。像客服中心這一類的單位,一定要有人負責回覆信件,那麼「禁止回信時間」也可以改成輪班制。

話雖如此,主管常會接到部屬的緊急報告,或是尋求指示的郵件,有時候也確實要馬上應對才行。

這種情況下,請你的部屬儘量打電話給你。用電話下達指示的速度比較快,部屬也比較不會害怕打電話給上司。

作者/吉田幸弘

本文摘自《高效領導者的工作好習慣:真正的強勢管理,來自43個反直覺的關鍵原則

責任編輯/任婉鵑

《高效領導者的工作好習慣:真正的強勢管理,來自43個反直覺的關鍵原則》
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