不是把所有發言者的話寫下來就是會議紀錄!專家:掌握好三關鍵,人人都能成為會議紀錄高手

2021-01-26 16:59

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會議紀錄的目的為何?(圖/取自unsplash)

會議紀錄的目的為何?(圖/取自unsplash)

「請做會議紀錄。」

初入社會之時,每每聽到這句話總是會令人傷透腦筋。煩惱著到底要記錄些什麼比較好呢?於是,便將自認為很重要的發言,一個一個用筆記寫下來。重點似乎已經不是在參加會議這件事上,而是拚了命地留下紀錄、不願意漏失任何一句話。而由於筆記是匆忙之下所寫,不是直接給他人看的東西,因此,必須在會議後用文書軟體重新再謄寫一次。

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這過程相當花時間。然而,當把這份整理好的會議紀錄發送給大家時,我自己也不禁產生「有必要發送這份會議紀錄嗎?應該沒有一個人會重複看好幾次吧」的念頭。

果不其然,會議紀錄被好好地收在前輩們的資料夾裡,而之後,也似乎完全無用武之地,真的是浪費時間的作為。

與其說我所寫下的是會議紀錄,倒不如說是隨機的發言紀錄來得更為適切。後來,也有許多人負責做會議紀錄並發送給大家,但還是沒有人會去重複翻閱。「會議紀錄的目的究竟是什麼呢?」有好長一段時間,這件事一直是我內心裡的一個謎團

著眼於議題而非發言內容

在文章寫作指導中,當掌握到「議題」時,腦中會靈光一閃,「我懂了!原來不是寫下發言內容就好」。下頁有一篇會議紀錄,請各位先大略瀏覽看過去就好。

會議紀錄最重要的重點是:

把議題以「問題」的方式,在腦海中大大地清楚地寫下來。

這就是全部了。這一點也是最困難、最能看出寫作功力的地方。

為什麼這麼說呢?這是因為我們不論是在開會、小組報告或與人會面時,都沒有事前確認「議題」的習慣。

舉例來說,假設你今天已經去見過某個人,當被問到「當時,你們談了些什麼內容」時,你應該會回想起來「說了這件事,也說了那件事」。那麼,當被問到「你們討論的主題是什麼」,要你把議題用一個疑問句來清楚說明的時候,這一點其實是相當困難的,因為日本人對於「議題」這個概念非常地薄弱。

 

會議記錄(圖/方舟文化提供)
會議記錄(圖/方舟文化提供)

因此,無論是會議、或是類似「有關秋季區民祭典活動」的討論會等,皆以一種含糊籠統的形式開始,由出席會議者們緩緩地輪流發言,而不知不覺之間,當會議結束之時,則是往某個方向做出最終結論。

很多時候會議紀錄都是交給年輕員工負責,如果會議主持人在事前能夠先將「問題」表達清楚的話,如「秋季區民祭典活動日期是什麼時候」、「秋季區民祭典活動的贊助廠商要委託什麼企業幫忙」等,那麼,負責會議紀錄的人就會比較輕鬆,不過,這樣的機會卻是可遇不可求。

幾乎大部分的人參與會議或討論會時,都曾出現過一次或兩次這樣的念頭,「這個到底是在開什麼樣的會啊」、「現在他們在討論的主題是什麼呢」、「為什麼會叫我來開這場會議啊」、「要怎麼融入或發言啊」等。

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