想在聊天過程討人喜歡，絕不是靠做作狂捧對方！頂尖業務分享一招，簡單卻最有效

有一次，我與從其他城鎮來首爾的客戶約好要一起用餐，雖然和對方認識有五年之久，但是私下見面機會不到三次。沒有太多私交，那次用餐的過程中，我們如同既往的聊著公司的事，突然他丟出一個問題讓我嚇一跳：

「您的女兒有貞回國了嗎？」

當時女兒在美國剛讀完大學，剛回國約三週左右。可是明明我們上一回見面是六個月前的事，他怎麼會知道女兒的情況並這樣詢問呢？

「是的，剛回國三週左右。」

我們繼續聊著女兒的事，接著聊起彼此的生活，後來他又丟出一個讓我驚訝的問題：「您的兒子聖民也快畢業了吧？」

於是我們又開始聊起兒子的將來計畫、與孩子的衝突等，當時我們並沒有重要的業務需要商討，所以聊天的內容也相當多元，我們就這樣在愉快的氣氛下結束了晚餐。但我還是對於他怎麼記得孩子的事情，感到相當好奇。於是我忍不住問他：

「其實我今天有點訝異，我們上一回見面是六個月前，怎麼您能夠記得當時提及的孩子的話題呢？這著實令我感到受寵若驚。」

「哈哈，我想您應該也大吃一驚。不過我其實也不是什麼記憶天才，通常跟重要的人士見面後，會將他的電話與當日重要的話題記下，下一次見面之前，會再確認一下上回提及的內容。而我們上一回見面時，您有提及您兒女的狀況，所以......。」一方面我感到相當大的衝擊，另一方面又覺得相當羞愧，不過也讓我上到寶貴的一課。

一般來說，業務往來通常不會記得彼此提到的私事，但這位客戶卻與一般人不同。他不但會寫在筆記上，還會在下次見面時主動關心，這些事看似與工作不相關，卻讓我對他留下深刻的印象，同時對他的細心及對客戶的掌握度，感到敬佩。

人類的記憶能力有限，雖然每個人的記憶力多少有所不同，但是記憶並不會永久存在，腦中的資訊網無可避免的，會隨著時間流逝而自然消失。更驚人的是，大部分的人在1小時左右會忘記56％左右的事、一天會失去64％的記憶、一個月會忘記70％左右，而大腦也在反覆記憶與遺忘，不斷加深對重要事項的記憶，這麼一來重要的事就能記得更久。

工作久了，除了職務內容以及職務相關的技術之外，能夠反覆練習記憶的事情並不多。

特別是我們生活中接觸的事物，與每一瞬間所發生的事，多半是一閃而過，同樣的，大部分的靈感和創意也可能一瞬間湧現、一瞬間忘卻。不論是多重要的事情，若沒有反覆記錄，就會被新出現的想法迅速掩蓋。而要克服有限記憶力的唯一方法就是用筆寫下來。

用記錄捕捉創意與策略思考

靈光一現的想法與新創意，若沒有及時記下，就再也不會出現，這個時候除了馬上記錄下來外沒有其他方法。發明家愛迪生平日記錄下來的筆記量，約3,400本書，也有許多企業家會把清晨睜開眼睛之時湧現的靈感，立刻記下來。

每個人都知道記錄相當重要，然而，依據記錄下的內容多寡，又會有不同的差異，上課時或是會議時人人都會翻開筆記本記下一切，但是在不方便寫筆記，或是遇到緊急狀況時，會拿出筆記本寫下想法的人卻是少之又少。 （相關報導： 初次見面只會聊天氣或職業，那就太膚淺了！社交大師教你用三分鐘，深入了解一個人 ｜ 更多文章 ）

若非氣氛不允許或是完全無法拿筆的情況，一定要做筆記。而若是在無法記錄的情況下，也要想辦法儲存於短期記憶中，並在最快的時間內把剛才的念頭寫下來，務必養成記錄的習慣。

不過，怎麼樣的紀錄才具有價值呢？我建議在記錄時需遵守以下三個原則：

1. 準備好隨時都能記錄的工具

與敵人面對面征戰時，沒有刀也沒有槍的話，要如何對戰？同樣的，不論有多好的新創意，若在想要記下的瞬間不僅沒有筆、也沒有紙的話一切都是空談。雖然現在智慧型手機都有筆記的功能，但是在重要場合，不時拿出行動電話做筆記也不是一件容易的事，因此優秀的業務隨時會攜帶筆記本跟筆，或許該說這兩樣工具比身上穿的衣服還要重要。

另外，因為商業往來而見面的人，不見得只會有業務上的晤談，而業務多半僅集中於與工作相關的內容而忽視私人的話題，像是寶貝子女的名字、兒女結婚的話題、與家人的問題等，都是加深情誼、展現友好的關鍵。當然在講私人議題時，打開筆記或是手機記錄會非常失禮，這時可以利用去洗手間時、或是晤談暫停之餘簡短記下，過段時間後便能活用這些資訊，讓對方知道自己在關心他。

如果對方的孩子是考生，可以在考試的前一天傳送加油的簡訊，或是聽到對方父親住院的消息時，也可以傳送祝福盡快痊癒的訊息等等，這些小小的關心舉動，會讓對方感到貼心，也能適度的提高對方對自己的好感度。

2. 記錄時要遵守該有禮儀

平時我相當強調記錄的重要性，所以也曾有新進業務在與客戶進行重要會議時，像速記一樣，不斷記下對話的內容，但這麼做其實相當失禮。想一想，若有人在你面前埋頭不斷的記錄你們的對話，你能夠毫無顧忌的說話嗎？

如果是摯友關係，就會願意直接表現出喜怒哀樂的想法，但大部分的情況下可能會打斷話題或是縮減話題，而對方不願意說太多話時，就表示該業務的機會漸漸消失了。

不論是與客戶見面、與主管面談或與初次見面的人打招呼等工作場合中，若要做筆記，務必先知會對方或是獲得對方同意，即使是在獲得對方同意的情況下，亦不可以埋頭抄寫，必須直視對方的眼睛並適時的回應對方。

所以筆記就不能以文章型態記錄，而是要以自己可以看懂的字彙、數字簡單記錄，不管任何情況下，都不可讓對方感到不適。但是，若是聆聽簡報、主管指示時，或是教育訓練課程時，就必須完整的抄寫整句話，才能幫助記憶。

3. 每天整理記錄的內容

許多人會有多樣化的筆記方法，每年拿到年度記事本時，都會把筆記本認真寫滿，每年年尾時，也會提早找尋下一年度的筆記本。但是，記錄下來的事很多都沒有認真執行，這些紀錄就等同沒做，毫無用處可言。

做筆記的用途，就是為了之後方便整理重點與再確認。因此，定期的整理相當重要，如果僅是每天記錄根本毫無意義，例如突然：想到三週前收到指示事項尚未執行完成，由於沒有在做完筆記的兩天內重新整理過，此時若想再度確認，可能要花更多時間翻找筆記。

不論是筆記本、行動電話或是電腦都是個人專屬的記憶倉庫，需要養成定期的分門別類、整理的習慣，這樣才能減少遺忘的比例、提升執行率。 （相關報導： 初次見面只會聊天氣或職業，那就太膚淺了！社交大師教你用三分鐘，深入了解一個人 ｜ 更多文章 ）

我從很久之前就不用筆記本或是年度日誌，所有會議都用小筆記本記錄，記錄的當晚馬上整理並輸入電腦後撕毀，若是需要與外部人士見面時也都會帶便條紙，同樣的也會在當晚用電腦。

要知道，許多大成就都來自於小事的累積，每天務必挪出30分鐘，就算是瑣碎的10分鐘也好，將記下的內容整理、擬定出優先順序。成功的要件，記錄占了20％，剩下的80％就是整理與執行。

若當天有不得已的事情，也盡量在兩天內整理好筆記，若不整理而時間一拖長時，筆記的內容就會消失在腦海中，變成一項煩人的事。不論是什麼案子，只要確實寫下來，就能找出脈絡，不易忘記、也能降低失誤的情況，從結果來看，勤於記錄、整理筆記，不僅能提高效率，更能完美處理任何事。

「新想法常瞬息即逝，必須努力集中注意，方能捕獲。一個普遍使用的好方法，是養成隨身攜帶紙筆的習慣，記下閃過腦際的獨到之見。」──英國經濟學家，威廉‧卑弗列治（William Beveridge）

「向成功的人詢問成功的祕訣為何時，只有一句話，即勤做筆記是成功的祕訣。」──人際專家、全球五大頂尖演說家，哈維．麥凱（Harvey Mackay）

作者｜李章錫

1986年開始在IBM營業部門開始工作，最後爬上了韓國IBM副總裁及代表一職（2015年離職）。在IBM工作30年，曾在IBM亞太總部擔任業務部最高管理者，帶領部屬一起締造傳說，也曾擔任過行銷、策略部門主管，在IBM內被評為「傳說人物」。

本文經授權轉載自大是文化《來自IBM的B2B業務絕學：不應酬、不送禮、不陪打高爾夫，我從菜鳥業務做到副總裁》 （相關報導： 初次見面只會聊天氣或職業，那就太膚淺了！社交大師教你用三分鐘，深入了解一個人 ｜ 更多文章 ）

責任編輯/鐘敏瑜