條件明明不差,求職卻頻碰壁?名校講師列好履歷4關鍵:先搞懂老闆怎麼挑人的!

2016-12-12 09:50

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你都靠什麼管道找工作?大部分的人都會回答:上人力網站看職缺亂投,然後就是等通知。但根據美國調查,雖有9成求職者都這樣找工作,但據說成功率不到5%。那麼,我們到底應該怎麼找工作才會順利?史丹佛大學最搶手的通識──「人生設計課」講師,是這樣跟學生分享的......。

柯特頂著史丹佛大學設計碩士光環,剛完成兩年實習,而且原本就有耶魯的永續建築碩士學位。太太姍蒂剛懷孕,夫妻喜迎第一個孩子。他們決定從矽谷搬到喬治亞州亞特蘭大(Atlanta),在姍蒂娘家附近成家立業。念了這麼多年書,柯特終於準備好靠著耀眼學歷進入職場,建立自己會熱愛、薪水也夠繳帳單的事業。柯特曉得如何用設計師的頭腦思考,然而他剛抵達喬治亞州時,覺得有必要(向老婆還有岳父母)證明,自己非常認真在找工作—立刻就得找到。於是他動起來,做了功課,仔細尋找地方上符合自己學經歷的職缺,篩選出最適合的工作,投了38份申請書,附上令人印象深刻的履歷,以及替每一份工作量身打造的求職信。

理論上,柯特會讓雇主驚豔萬分,搶著要他這個人才,錄取他的公司讓他不知如何取捨,然而以上這些事統統沒發生。柯特寄出38份工作申請,8間公司寄出簡短的e-mail感謝函,其餘完全無消無息。8家回絕,30家不回。沒有任何面試機會,沒有錄取,沒有後續追蹤電話。柯特大受打擊,開始焦慮孩子出生後該如何是好。柯特還是擁有耶魯與史丹佛學歷的人,連他都這樣,其他人又該怎麼辦?

柯特用上的第一種求職法,是多數人找工作的標準模式:在網路或企業網站上尋找徵人啟事,閱讀職缺說明,決定哪幾個是「完美」工作,接著寄出履歷和求職信,等對方的人事經理打電話約面試,然後等到天荒地老。

等。

再等。

這種求職法的問題,在於52%的雇主坦承自己聯絡的人,還不到應徵人數的一半。

標準求職法失敗率超高的原因在於,這種模式建立於錯誤的假設,誤以為完美工作正等著我們。

在網路上找工作

現代人以為網路是找工作唯一的辦法,凡事都靠上網搞定,然而這不過是另一個導致挫折連連的無效想法,副作用是喪失自信。

多數的好工作(亦即符合夢幻工作的定義)永遠不會公告開缺。最有趣的新創公司(有一天成為下一個Google或蘋果的公司)職缺永遠在放上網路之前就被搶光。員工不到五十人、沒有人資部門的公司,常是令人雀躍的工作地點,但是這種公司一般不會公告職缺。大型企業通常也只向內部公布最有趣的工作機會,多數求職者都看不到。其他許多職缺,也只有在口耳相傳或社交網絡仍找不到人之後,才會對外公布。網路上沒有這種好康。不管堂哥朋友的弟弟號稱自己是怎麼找到頭路,那種差事就是不會放在網路上。

在網路上找工作,得耗費驚人的大量時間,不但得絞盡腦汁寫求職信,依據不同徵才內容修改履歷,還得管理與追蹤網路上無數職缺。花那麼多時間,耗掉那麼多力氣之後,只換來一去不回。求職原本就不是什麼好玩的事,在網路上找工作,投出數百封履歷,只換得一、兩個正面回應,更是折磨。把網路當成唯一的求職法,無疑是在自虐。

瞭解職缺說明是怎麼一回事

世界各地缺員工的管理者,的確是誠心想找人,出發點良好,只是採取的流程行不太通。中、大型公司,一年要重複數百遍刊登求才廣告、面試與聘雇的流程,無法花太多時間在每一次的徵人上,但是沒人想錯過好人才,因此放在網路上的職缺會講得很籠統,盡量讓最多的應徵者符合資格。此外別忘了,底下缺人的主管,還有平日固定的事情要做,找人的事等於是多出來的工作,通常沒時間、沒心思好好解釋開缺的職務是怎麼一回事。

有多少次,你覺得「我的履歷完美符合這份工作所要找的人!」?因此你應徵了,結果拿到無聲卡,甚至沒知會收到了履歷?各位如果知道以下兩件事,瞭解公司內部的徵人流程,就會懂得一切是怎麼一回事,也就不再感到那麼受傷了。

1. 網站上的工作描述,一般不是想徵人的主管寫的,也非出自真正瞭解那份工作的人。

2. 職缺說明幾乎從來不會提到那份工作真正需要的條件。

接下來是網路上真實存在的徵人消息,這裡直接借用幾個句子,或是經過稍微改寫,各位看了就知道我們剛才在說什麼。大部分職缺用兩、三欄列出公司的尋人說明:

第一欄:條件要求

職缺說明的開頭通常長這樣:

X公司(替某工作)誠徵符合以下條件的人才:

● 良好的書寫與口語溝通能力
● 優秀的分析能力
● 出色的業務規畫與報告能力
● 擁有高度熱忱與創意
● 能分清優先順序,適應緊湊的工作步調
● 擁有積極行動的心態,高度專注於細節
● 具備良好創新與行銷能力
● 熱情服務客戶

這類型的要求實在過於籠統,看完之後,依舊不曉得那份工作需要什麼,不過是列出優秀員工都該具備的特質(而非技能)。光看履歷,幾乎無法依據相關條件篩選。

第二欄:技能

列完一般條件之後,職務說明通常會放上詳細到荒謬的特定學歷與技能要求。

應徵者應具備以下資歷:

● 學士、碩士或博士學歷,擁有10年工作經驗(而且那10年是做跟我們公司完全一樣的事)
● 5到10年(使用我們公司某個尚未淘汰的過時軟體)的經驗
● 3到5年(只有待過我們公司,才知道該怎麼做的某個天曉得是什麼事的)經驗

這一欄的工作描述,其實是在羅列前任者的技能,寫的是過去的事,沒考量未來可能發生的變化,或是公司正在更換軟體平台,相關技能將在六個月內派不上用場,也沒考量到如果公司正在茁壯成長,辦公室流程及其他營運方式將不斷產生變化。

第三欄:「特殊條件」

等等,還沒講完。我們最喜歡的工作描述,其實是過勞的人資或辦公室經理在介紹職缺時,不小心透露的真相。他們會加上這樣的條件:

● 本工作不適合心理素質不佳的工作者,僅資歷完整的優秀工作者適合應徵。

這種工作,「你一定是瘋了才去做」。這種條件真正的意思是說:「這份工作爛到爆,只有做過爛缺還活下來的人,才適合應徵」。

● 我們正在尋找超級英雄,有能力在緊迫盯人的時間限制下,完成多到荒謬的工作。──「超級英雄」四個字的意思是,「這份工作是不可能的任務,沒有人能勝任」。
● 應徵者必須有能力提出鼓舞人心的出色解決方案。與同事分析、討論策略時,必須具備洞察力與說服力。

這叫「想得美」的條件。我們從來沒碰過哪個求職者不認為自己具備洞察力與說服力,出色又鼓舞人心。對自己有這樣的信心很好,但根本不可能用這種條件篩選應徵者。

再講一遍,剛才提到的徵才條件,沒有一條是瞎掰出來的,全部取自大型企業求職網的徵人廣告。這種徵人法實在不太明智,這類型的工作描述,不太可能只吸引到最符合條件的求職者。不過無論如何,各位懂了網路上的職缺是怎麼一回事,就有辦法改善上網找工作的成功率。

(圖/よたか@pakutaso)
依樣畫葫蘆──符合徵才條件才是首要任務。(圖/よたか@pakutaso

脫穎而出之前,得先符合徵才條件

如果你想被人注意到的話,徵才條件用了哪些字詞,就用一模一樣的話形容自己。此外,先別提自己擁有其他厲害的跨領域技能組合—寫太多,只會讓對方無從判斷你是否「符合」開缺工作所需的條件。

透過網路蒐集履歷的中、大型企業,大都會把履歷掃描後存進人資或「人才管理」資料庫。想找人的經理,永遠不會看見最初投遞的履歷,而是利用關鍵字搜尋資料庫,「發現」履歷,於是最常見的關鍵字,就是職缺說明的內容。因此,若要增加自己被搜尋到的機率,就依樣畫葫蘆,使用徵才說明第一部分提到的字詞。

最後要注意的是,在聘雇流程的「篩選應徵者」階段,公司會尋找符合需求的技能。一旦獲得面試機會,面試中所說的話,必須讓對方感到你符合徵才條件。如果想進壘球隊,壘球經理需要的又是投手,他會找投手,不會找捕手,也不會找右外野手。此外,不要大談自己蒐集棒球卡,贏過棒球冷知識競賽,興趣是做棒球蛋糕,只要提投手的事就好。在篩選階段,不要談自己其他的驚人才華,別提職務說明中沒提到的技能,否則會讓人覺得你在亂槍打鳥,對於要應徵的工作沒興趣。更糟的是,對方會覺得你沒仔細聽,牛頭不對馬嘴。接下來的聘雇流程,還有讓人「脫穎而出」的機會,一開始就展現其他技能,只會被排除在候選名單之外。

接下來是讓上網找工作更具效率的祕訣:

訣竅1:重寫履歷,職缺說明怎麼寫,就照著寫。跟著寫「良好的書寫與口語溝通能力」,不要寫「寫作能力佳,擅長與人溝通」。放上「熱情服務客戶」,不要寫「以客戶為本」。改寫之後,可以增加被關鍵字搜尋到的機率。此外,有什麼就放上去。找工作不是謙虛的時候,畢竟誰不是「擁有高度工作熱忱」、「創意十足」?

訣竅2:如果擁有網路徵人啟事上要求的特定技能,放進履歷時,要用一模一樣的用語。萬一沒有,就想辦法用會被關鍵字搜尋到的字詞,描述自己的能力。

訣竅3:徵才啟事要什麼,履歷中寫那些事就好。就算原本的職缺描述很籠統,這麼做可以增加被搜尋到的機率。接著,盡量用完全相同的字詞,說明你能貢獻的技能。寫自己能替公司做什麼,不要寫為什麼那份工作適合你。履歷上的你,不要什麼都會一點,也不要什麼領域都做,只要回應公司的需求就好。先讓徵才的公司安心,你確實擁有他們需要的技能,接著才利用專業深度令人印象深刻,不要急著「脫穎而出」。

訣竅4:面試時,永遠帶著印得漂漂亮亮、剛出爐的履歷表。面試的時候,大概是第一次有人發現,你為了設計那份該死的履歷,費了多少力氣。

各位如果希望在網路上順利找到工作,還有幾件事要注意。如果找工作時,知道接下來的幾件事,可以省下數百小時的工夫,別浪費寶貴的精力。

「拿香蕉請獅子」症候群

依據經驗,徵才的人常會列出目前在職者辦不到的條件。美國多數企業的管理階層,都有打如意算盤的毛病。他們徵人的方式像這樣:

珍(離職員工)是很好的專案經理,不過要是她在X、Y、Z方面的能力強一點就好了。現在她走了,我們來登廣告,說我們要「超級版的珍」,列出所有珍以前要做的事,再加上所有我們希望她能做的事,說不定有符合這種條件的人。

包山包海的工作需求登出去了,依據關鍵字搜尋,抓出履歷,先做電話篩選,預約面試。來了一位應徵者,又來了一位應徵者,但沒有任何人過關,因為他們都不是「超級版的珍」。雪上加霜的是,符合新條件的人,不會接受公司先前聘珍的薪水。這種面試流程毫無效率可言—面試團隊與應徵者被搞到人仰馬翻,但沒有人錄取。

各位求職的時候,一定要趁早發現自己是否陷入這種面試流程。

及早發現的方法之一,是調查一下那個職缺已經公告多久。如果是好工作,永遠不會開缺超過4週(6週是極限)。

另一個方法,則是找出已經有多少人接受面試。開缺時間與面試人數,可以讓人得知事情大概是怎麼一回事。找出答案的方法出乎意料地簡單,只要問面試團隊就能得知。陷入不良工作情境的人,知道事情不對勁,心中沮喪,大概會告訴你實情,甚至坦承自己也想離職。這種事發生的機率比想像中來得高!

依據經驗,要是已經有8人以上接受面試,公司都沒做出決定,聘雇流程大概有問題。那是該公司不適合去的徵兆,最好趕快落跑。

「假職缺」症候群

另一件要小心的事,則是許多公司規定雇人之前必須先公告。理論上,是為了廣徵天下賢才,許多時候,主事者卻老早決定聘用公司內部或外頭某個人選。他們熟悉自家的官僚體制,寫出非常詳盡的職責描述(完全符合內定人選的條件),接著放出「假」職缺,等公司規定的兩星期過去,草草面試幾人,接著聘用原本就決定好的人。由於應徵條件是替內定人選的履歷量身打造,經理可以「證明」自己雇用了最適合的人選。

這類「職缺」從來不曾真正存在,不過我們可能看過這類職缺,還應徵過,以為這家公司真的在徵人,但投遞履歷之後,卻從此沒下文。更糟的情況是,對方浪費了你的時間,讓你參加了假面試卻沒下文。辨認假職缺的方法,是看職缺出現與消失在公司網站的頻率。如果每一、兩週就貼出一次,可能是這個原因。

理想情況

各位可能已經注意到,徵人啟事怎麼都沒提到這幾件事:

● 本公司正在尋找工作觀與人生觀相符的人才。
● 本公司正在尋找的人才,認為找到好工作的方法,就是善加運用自己的特殊專長。
● 我們要找的人才,應該具備高尚的品格、快速學習的能力、發自內心的高度動機,剩下的公司會教。

在我們的完美世界,事情應該這樣才對。

現實中發生的事,則是企業向潛在員工公告幾乎什麼都沒講的糟糕職缺說明,接著又說自己在找願意跳進火坑的超級英雄與勇者。網路上能找到的職缺,似乎沒半個提到麼我們要工作,也不講工作是為了什麼等深層議題。究竟為什麼有人想應徵這種公司,實在令人想不透。

記住,生命設計不處理重力問題。我們無意「修正」網路職缺的用詞。不過沒關係,就算網路職缺用處不大,依舊是與背後的企業對話的起點。

留心觀察是生命設計的關鍵,尤其是職業生涯的設計。只要瞭解從雇主的角度來看,聘雇、撰寫職務說明、看履歷、找人面試的流程究竟是怎麼一回事,找到工作的成功率就會大增。同理心是設計思考很重要的一環,對於被履歷淹沒、想找人的可憐經理有同理心,亦即理解他們碰上的情境,就能設計出更有效的求職法。求職要有效率,就得重擬一個簡單但重要的設計。

無效的想法:專注於自己找工作的需求。

重擬問題:專注於企業管理者找到正確人選的需求。

基本概念是,世上沒有為我們量身打造的完美工作,但我們可以讓許多工作夠完美。

作者簡介| 

比爾‧柏內特

史丹佛大學設計學程(Design Program)執行總監。

戴夫‧埃文斯

史丹佛大學產品設計學程(Product Design Program)兼任講師、管理顧問、美商藝電(Electronic Arts)共同創始人。

本文經授權轉載自大塊文化《做自己的生命設計師:史丹佛最夯的生涯規畫課,用「設計思考」重擬問題,打造全新生命藍圖

關鍵字:
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