有效率≠有成效！認清3種讓人陷入「瞎忙」的效率陷阱

韓國政府在2014年提出改善社會「以加班為榮，以按時下班為恥」的職場文化，並規劃相關工作計畫。這點出了時間管理的根本問題：到底需不需要花這麼多時間工作？根據經濟合作暨發展組織（OECD）公布的全球工時調查，台灣勞工全年總工時遠超出平均工時近400小時，成為全球排名第三的「操勞之島」。

撇開沉重的工作量，不妨先檢討自身平時工作的習慣，檢視其中是否隱含著降低時間管理效率的陷阱。數位行銷平台 HubSpot 指出在日常生活中拖延工作效率卻讓人渾然不覺的 3 個盲點，改變這些錯誤認知與習慣，能有效消滅工作中的「來不及」，並更游刃有餘完成工作，騰出更多時間和家人朋友相處：

陷阱一、認為每件事情同等重要

解方：用時間四象限法找出高價值活動

人們常言，工作要「有效率」，但當工作繁瑣又繁重如俄羅斯方塊般，源源不絕從天而降時，真正需要的是做得出「成效」的工作模式。「有效率」僅是用對的方法做事；而「有成效」是指在一開始就專注做對的事，將一切複雜的事物簡單化。

賈伯斯曾言：「人的出身並不重要，你拿時間來做什麼才重要。」大多數人都有著「想在今天內把所有事情完成」的執念，工作起來沒有重心，但事實上，我們可以根據 80／20 法則判斷工作的輕重緩急。員工應該集中時間精力做 20% 的高價值活動，避免從事剩餘低生產力的業務，不妨嘗試在紙上畫出四個象限，區分各項業務的急迫性與重要性。首先著手處理第二象限的事，抓出核心重點後專心優化，把時間花在有意義的事情上，久了就能看到成果，甚至可以只花一分時間，卻創造出比其更有價值的成果。

陷阱二、列出太過詳細的待辦清單

解方：將時間塊狀化

在資訊工程領域有一句話叫「Garbage in, garbage out」，這句話同樣可以套用的工作準則上；今天建立一個看似詳細，實則過於繁瑣的待辦事項，認為自己非得按表操課，反而會綁住腳步，陷入清單陷阱。與其三頭六臂，最後卻落得心力交瘁、沒有一件事情做好，不如將時間運用塊狀化。首先，可以在每天睡前花 10 至 15 分鐘列出明天形成，粗估每個工作的所需時間，並仔細在一個時間區塊內將一件事情做完，中間不受其他雜事干擾。如果有其他事情進來，就保留到下一個塊狀時間再完整解決，會比同時多工解決所有事，來得更有效率。

陷阱三、想太多麻煩事，想到懶得開工

解方：為每個時間區塊設立目標

回想一下，在執行工作前，是否開始想很多麻煩事？

「這個工作要花上好幾個小時。」

「這張單跑起行政程序來要好幾天，又要打電話不停確認。」

「明明不是我的業務，主管幹嘛丟給我做？」

一想到這裡，可能便開始做一些無用的倒茶、散步、上廁所試圖拖延，這樣工作永遠不會有開始的一刻。有六成的上班族認為自己習慣在面對龐大的工作量時，有明顯的拖延傾向，拖延或許能讓人獲得短暫的釋放，但實則是造成更劇烈長期的焦慮。

面對拖延症，我們可以用帕金森定律（Parkinson's Law）調整心態。帕金森定律是這樣描述的：如果有 8 小時，我們則會花滿 8 小時工作，但若今天情況緊急，可能只需 2 小時就能完成。這時應該要將心態轉換為「完成任務所需時間比想像中要來的更少」並設定小里程碑，讓目標隨時和自己保持在最近距離。

另外，也可以根據石川和男在《拆解你的每一天：從起床到就寢，讓你人生就此翻轉的「過日子基本法」》一書中提及的「恐怖電影工作術」，雖然有些工作要擬定周密的執行計畫，但拖延症纏身，有時什麼都不去想，直接著手動工，也是調整工作節奏的良方。

文／余如婕 （相關報導： 1分鐘能完成的事，超乎想像的多！日本創業家的1分鐘高效工作術 ｜ 更多文章 ）

本文經授權轉載自SmartM人才培訓網（原標題：有效率≠有成效！認清３種讓人陷入「瞎忙」的效率陷阱）