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「誰」給建議不重要,「如何給」才是關鍵!職場光明燈避免老生常談,先做這4件事

2016-10-18 07:20

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在職場上給人建議,看似一件稀鬆平常的事,但一點也不簡單。給得好,事後別人未必會回過頭來謝你,但若給的建議對方不滿意,還可能反過來怨你。S’well執行長Sarah Kauss對於如何給出好的建議有一套看法,身為公司領導者,Kauss每一天都需要給出許多建議,也同樣需要接收許多忠告;而她認為重點從來就不是「誰」給了這個建議,而是「如何」給,不論是說話方法或時機,都能夠很大幅度地影響他人對建議的接受度,Kauss分享以下四個秘訣,讓給出好建議不再是難事。

一、別老生常談,要有建設性

在給建議前首先必須認知到,重點不在於你怎麼想,而是對方會怎麼想;一個具有建設性的意見,通常來自於公正客觀的立場,若建議的背後藏有其他的意圖,那麼也別試著說服自己這是為對方好。

其次,建議的內容必須實際一些,否則就是天馬行空沒有意義,畢竟在說者口中容易,但聽者也許已經放棄,給建議時盡量帶入生活中的個人經驗增加可信度,舉例說明也能讓建議聽起來更有幫助,畢竟給建議關乎於其後的行動,空口無憑並不會造成任何實質影響。

二、給建議要考慮對方性格、習性

給建議的對象是誰,往往會影響到給建議的方法和時機。不妨先思考對方和自己的公私關係,對方平時的說話方式,能夠接受批評的程度等等,再決定要如何表達自己的看法,是要以理服人還是感性訴求?舉的例子要生活化還是專業一些?哪些話題是對方的地雷?

這都會影響到建議的力道,例如有些人天生難以接受他人意見,若要給這樣的人建議,首先必須從認真傾聽開始做起,一旦建立起信賴感,那麼其後的溝通也不會太困難;或是有些人傾向於將建議認知為指責,那麼用詞和態度上就必須更加溫和,才不會讓對方感受到壓力。

三、焦點放在對方身上

另外一個常見的狀況是長篇大論的建議,每個人一定都有過類似經驗,明明對方正在給自己建議,但是談話內容卻逐漸變成對方的經驗談,或是遙想當年的故事分享。

適度舉例對於增加說服力頗有幫助,但若完全將重點偏離到自己身上,那麼只是徒增對方不耐;當發現自己開始將注意力放在回想過去經驗時,務必馬上停止並且嘗試用更簡單的方法表達意見,若對方明確要求想要了解更多,再往下繼續分享,否則是在浪費雙方寶貴的時間。

四、提供專業看法

即使出發點基於良善,但千萬不要對一無所知的領域發表任何過度武斷的意見,這很可能會造成他人的觀感不佳,認為這個建議既可笑又沒有幫助。

在這種情況下不妨換個方式思考,若某件事情一直進展不順利,但解決此事並非是你的專長,與其直接向主事者提出粗淺的看法,不如向他推薦幾個對方也認同的人選,試著一起將問題解決,才能為對方帶來幫助。

另外,若你正好是某個領域的專家,在給他人建議時也能適度加入專業看法,例如公關業之於說話方式等,工作上的專業經常會為建議帶來意想不到的效果。

文/陳星蓉
本文經授權轉載自SmartM人才培訓網(原標題:當一盞稱職「明燈」》給同事建議前,先做好這4個演練)

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