觀點投書：「跑太快的」衛福部志工系統 真能有效e化嗎？

隨著科技的進步，志願服務的相關行政也逐漸轉為e化，衛福部現行有「志願服務資訊網」及「志願服務資訊整合系統」兩個網站，前者資訊網是給志工查詢自身相關時數以及供全民查閱志願服務相關公開資訊；後者「整合系統」是給志工單位管理者或志工督導及政府單位使用。

以前，志願服務時數是需登載於志願服務紀錄冊，現今則漸轉為紀錄冊與志願服務資訊網併行，透過志願服務資訊網能隨時觀看所服務之時數。網路登記之志願服務時數為每月登錄一次，如果志工有相關問題就能及早反映，而該資訊網另一特點是所參與所有的志工隊的時數都會被整合至該資訊網，而整合系統則可以利用彙整表單等，直接由系統端做統整確實能為志工管理者減少許多負擔。

志願服務整合系統及資訊網的開發之用意是相當不錯的，不僅能快速統整，更能夠減少許多紙張的耗費。但是衛生福利部在設計整合系統除了有「過於e化」還有「不符合現行狀況」的問題。如打卡系統的設置，需志工管理者與志工同時在一起才有辦法執行；申請相關報表同一年度無法直接產出上下半年，還需向衛福部反映才能解鎖；系統更新快速卻未主動轉達相關人員而是要登入才知道……會出現這些問題最主要的原因是設計相關單位少了實務經驗。而整合系統及現行行政作業的搭配度不高，在執行e化作業也常出現了一些不符合服務現場的狀況，如志工管理者的系統訓練不扎實、城鄉資源分配不均、志工服務時志工管理者並不一定會一直在旁邊……等種種原因，讓「跑太快的」衛福部志工系統不能真的有效ｅ化。系統開發快速固然是件好事，但需要考量現行狀況以及配合相關人員訓練，才不會有相關人員在追著整合系統跑的狀況發生。此外，許多縣市仍是採紙本及線上同時並行，在實務面除了是增加工作量也無法讓ｅ化作業真正普及。

如何能夠改善這種資訊設計與現況不符的窘境、系統相關人員訓練不扎實、行政流程無法有效整合的狀況？

我建議整個志工系統及行政措施能從三個方向來做修正：

第一，系統建置改良應邀請相關實務經驗之人員，如此能有效將服務現場及管理現況納入系統建置改良的參考，經過充分的討論出的系統勢必能更貼切使用。

第二，系統建置或改良後應對於第一線管理人員給予相關資訊，如懶人包或影音操作示範等，並由各縣市志工主管單位周知，而非讓第一線管理人員上系統才發現有所改變。此外，實體訓練課程也應增設假日時間，讓平日無法參與訓練的管理人員也有機會參與訓練，藉由資訊協助或者實體訓練相信能讓第一線管理人員更快熟悉整體系統。

第三，行政流程應隨著系統建置而有所改變，相關數據如能使用電子資料產出建議各縣市政府應開放接受電子資料線上繳交，而不是強硬要求要額外再繳交紙本，應採紙本或電子方式擇一即可。這才能讓有意轉型為電子化處理的志工運用單位免除重複的紙本文書工作。

對於志工系統e化的願景是指日可待，但要讓整體志願服務體系真正e化前，除了需要志工、志工管理人員、各縣市政府志工業務管理人員的努力外，更重要的是在做決策的官員。服務現場的現況必須納入考量。此外，不該讓電子化與傳統化的界面一直並存，要適時的將傳統化採漸進式轉為電子化，不僅可以有效減少紙張的使用數量，對於相關人員對於系統的學習也會因轉變期程的規劃而有所重視。在未來完全e化的時候，系統或許能改良設計成自動彙整相關資料以及自動辨別符合每年衛福部及各縣市政府辦理的志工表揚活動，由系統後端直接匯出，而要達到這種情況除了衛福部的系統設置外，更重要的是相關志工運用單位的轉型配合，一旦運作順利勢必能減少許多行政作業的流程。 （相關報導： 中國信託文薈館榮獲「金鑽獎」優良志工團隊獎 首家企業文史館志工隊獲殊榮 ｜ 更多文章 ）

＊作者為大九學堂學員、國立臺南大學電機工程學系碩二生、高雄市祥和志工隊(EG0506)志工督導，本文原刊《奔騰思潮》，授權轉載。